Verwalten von Finanzdaten für Planungselemente in Portfolioplanung

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  • Aktualisiert 30. Januar 2025
  • 7 Minuten Lesedauer

    • Verwalten Sie Budgets, Kostenpläne als Prognosen und Ist-Ausgaben als Kostenzeilen, generieren Sie Arbeitskosten, erstellen Sie finanzielle Baselines, und zeigen Sie die finanzielle Leistung Ihrer Planungselemente im erforderlichen Abstand im Arbeitsbereich Portfolioplanung an.

    Die umfassende Finanzansicht hilft Ihnen, die geplanten und tatsächlichen Kosten, die Schätzung bei Fertigstellung (EAC), die Schätzung bis zur Fertigstellung (ETC), die Gesamt-Ist-Kosten bis heute usw. für die ausgewählte Entität zu verstehen. Sie können Kostenpläne verwalten und verarbeitete Kostenzeilen zuordnen, um die Ist-Werte für ein Planungselement widerzuspiegeln.

    Exportieren Sie die Finanzdaten aus der Vergleichsansicht „Kosten“ oder „Baselines“ als Microsoft Excel- oder CSV-Datei, und geben Sie sie für Ihre Stakeholder frei, um die finanzielle Leistung Ihrer Planungselemente und Ihres Portfolios zu überprüfen.

    Kostenansicht

    Prognostizieren Sie Ihre geplanten Kosten, erstellen und verwalten Sie Kostenpläne und Kostenlinien, um die finanzielle Leistung Ihrer Planungselemente nachzuverfolgen, und überprüfen Sie die aktuellen Kosten und Ist-Werte.

    Bildschirm „Finanzen“.

    Auf dem Kosten-Bildschirm haben Sie folgende Möglichkeiten:
    • Als Projektmanager verfügen Sie über mehr Transparenz und können Finanzdaten auf mehreren Projektebenen verwalten. Die Kostenansicht für Finanzdaten zeigt Kostenpläne und Kostenzeilen aus Unterprojekten, sodass Sie die Finanzen nachverfolgen können.
    • Die übergeordneten Projekt-Widgets zeigen die konsolidierten Werte der prognostizierten Kosten und Ausgaben an.
    • Identifizieren und verwalten Sie Kosten mithilfe der Spalte Projekt/Bedarf für jedes Unterprojekt oder jeden Bedarf direkt in der Kostenansicht des übergeordneten Planungselements.
    • Erstellen Sie eine erneute Prognose aller Kostenplanwerte für zukünftige Geschäftsperioden, indem Sie auf den Wert in der Ansicht der geringsten Zeitskala doppelklicken, um den Wert entweder nach Monat oder nach Zeitraum zu bearbeiten.
    • Verwalten Sie Kostenpläne für Ihre Planungselemente. Weitere Informationen finden Sie unter Kostenpläne hinzufügen, bearbeiten oder löschen.
    • Fügen Sie Kostenlinien für Ihre Planungselemente hinzu, oder bearbeiten Sie sie, um geplante oder ungeplante Ausgaben zu erfassen. Weitere Informationen finden Sie unter Kostenzeilen hinzufügen oder bearbeiten.
    • Generieren Sie Bearbeitungskosten für die Geschäftsperiode. Weitere Informationen finden Sie unter Arbeitskosten generieren.
    • Erstellen und vergleichen Sie Baselines, um den finanziellen Snapshot Ihrer Planungselemente zu erfassen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen und vergleichen Sie finanzielle Baselines für Bedarfe und Projekte.
    • Konfigurieren Sie Widgets, um eine allgemeine Übersicht über die Finanzdaten für Ihr Planungselement zu erhalten.
    • Alle finanziellen Details aus Unterprojekten werden zusammengefasst und in den Kostenplänen und Widgets des übergeordneten Projekts angezeigt.
    Tipp:
    Die Kostenansicht bietet Ihnen eine verbesserte Anwender-Experience. Sie können die Spalten im linken Bereich mithilfe des Personalisieren-Symbols ( Zahnradsymbol zum Personalisieren.) anpassen und Anwendereinstellungen speichern, um die vorgenommenen Anpassungen zum Ausblenden, Anzeigen oder Anpassen von Spalten, Zeitbereichsanzeigen usw. beizubehalten .

    Baseline-Ansicht

    Erstellen Sie eine Baseline, um einen Snapshot der finanziellen Änderungen für Ihre Planungselemente zu erfassen. Mit einem Scheduler-Auftrag können Sie Baselines bei Bedarf oder in einem bestimmten Intervall erstellen.
    Hinweis:
    Im übergeordneten Projekt erstellte Baselines enthalten die Kostenpläne und Kostenzeilen aus allen untergeordneten Projekten zur Berechnung und geben Ihnen eine bessere Aufgliederung der finanziellen Leistung der Projekte und Unterprojekte.

    Wenn Sie eine finanzielle Baseline für ein übergeordnetes Projekt erstellen, werden auch die Finanzdatensätze des untergeordneten Projekts berechnet, was Projektmanagern hilft, die finanzielle Integrität der Projekte an einem Ort zu verfolgen.

    Vergleichen Sie Baselines, um die Kostendifferenz zwischen dem aktuellen Status und einer Baseline oder zwischen zwei beliebigen Baselines zu vergleichen.
    Hinweis:
    Jede Baseline ist basierend auf der Reihenfolge, in der sie erstellt wurde, mit einer Nummer gekennzeichnet. Die Baseline „Aktuelle Finanzdaten“ erfasst die Finanzdetails in Echtzeit und wird immer mit einem Kennzeichnungssymbol dargestellt ( Kennzeichnungssymbol zur Angabe der aktuellen Baseline.).

    Die Baseline-Vergleichsansicht hilft Ihnen, die Abweichungen zwischen den beiden Baselines zu verstehen.

    Vergleichsansicht „Baselines“.

    Verwenden Sie beim Vergleich von Baselines die Widgets, um Folgendes anzuzeigen:
    • Zwei dedizierte Widgets für jede Baseline, in denen die EAC angezeigt wird.
    • Das dritte Widget zeigt die Gesamtabweichung zwischen den EAC-Werten der ausgewählten Baselines an.
    • Das vierte Widget zeigt die drei häufigsten Abweichungen, die zur Gesamtabweichung beitragen, nach Kostenart an.
    Die Widgets und Headerzeilen sind farbcodiert, damit Sie die ausgewählten Baselines identifizieren können.
    Tipp:
    Wechseln Sie in der Vergleichsansicht zwischen verschiedenen Baselines, indem Sie den Namen einer Baseline in einem der Widgets auswählen.

    Wenn Sie Baselines vergleichen, erhalten Sie die Liste der Kostenpläne mit den zugehörigen Kostenarten, EAC im vollen Umfang und eine Aufgliederungsansicht der tatsächlichen Ausgaben und geplanten Kosten.

    Standardmäßig ist die Zeitskala der Aufgliederungsansicht auf Monat festgelegt.
    • Verwenden Sie die Option Zeitskala, um die Vergleichsaufgliederungsansicht auf Monats-, Quartals- und Jahresebene anzuzeigen.
    • Wählen Sie Zeitbereich aus, um Geschäftsperioden, Daten in den Widgets und die Vergleichstabelle zu filtern.
    Die Widgets und Headerzeilen sind farbcodiert, damit Sie die ausgewählten Baselines identifizieren können.
    Tipp:
    Wählen Sie den Namen einer Baseline aus dem ersten oder zweiten Widget aus, um verschiedene Baselines zu vergleichen.

    Betrachten wir ein Beispiel für die Vergleichsansicht von zwei Baselines: 01.10.2023, Baseline A, und Aktuelle Finanzdaten, Baseline B.

    Wenn Sie Baselines vergleichen, erhalten Sie die Liste der Kostenpläne mit den zugehörigen Kostenarten, EAC im vollen Umfang und eine Aufgliederungsansicht der tatsächlichen Ausgaben und geplanten Kosten.

    Standardmäßig ist die Zeitskala der Aufgliederungsansicht auf Monat festgelegt.

    Wenn Sie Baselines vergleichen, erhalten Sie die Liste der Kostenpläne mit den zugehörigen Kostenarten, EAC im vollen Umfang und eine Aufgliederungsansicht der tatsächlichen Ausgaben und geplanten Kosten.

    Wie Ist-Werte, Geplant und EAC zwischen zwei Baselines verglichen werden, die mit unterschiedlichen Zeitstempeln erfasst wurden

    Für eine ausgewählte Baseline werden auf Grundlage des Erstellungsdatums Ist-Werte für die vergangenen Geschäftsperioden ab dem Erstellungsdatum und die geplanten Werte für die aktuellen und zukünftigen Geschäftsperioden angezeigt.

    Betrachten Sie ein Planungselement mit einem Umfang von Juli 2023 bis Juni 2024. Baseline A wurde am 01.10.2023 erstellt. Wenn Sie die Baseline der aktuellen Finanzdaten im Dezember 2023 mit der im Oktober 2023 erfassten Baseline vergleichen:
    1. Die Baseline-Vergleichsansicht zeigt Spalten „Ist-Werte“ und „Ist-Werte“ von Juli 2023 bis September 2023.

      Baseline-Vergleich von Ist-Kosten mit Ist-Kosten.

    2. Geplante vs. Istwerte für Oktober 2023 und November 2023.

      Baseline-Vergleich von geplanten und tatsächlichen Kosten.

    3. Geplant vs. Geplant von Dezember 2023 bis Juni 2024.

      Baseline-Vergleich von geplanten und geplanten Kosten.

    Hinweis:
    Die Spalten sind so definiert, dass sie den durchschnittlichen Buchwert berechnen. Hierbei handelt es sich um die Summe der Ist-Kosten bis zur letzten Geschäftsperiode und der geplanten Kosten von aktuellen bis zukünftigen Geschäftsperioden.

    Budgetzuteilung

    Portfoliomanager können das Budget für Planungselemente verwalten und genehmigen. Das genehmigte Budget hilft Projektmanagern, die Kosten für die Ausführung von Arbeiten zu planen und zu decken.

    Planen und genehmigen Sie das Budget für einen kürzeren Planungszyklus auf monatlicher, vierteljährlicher oder jährlicher Ebene mithilfe der schlanken Budgetierungs- und Finanzierungsmöglichkeit. Lean Budgeting hilft Portfoliomanagern, den Rückgabewert des genehmigten Budgets nachzuverfolgen und das Budget für zukünftige Geschäftsperioden besser zu planen.
    Hinweis:
    Wenn das Budget monatlich zugewiesen wird, wird das Gesamtbudget bis auf Quartals- und Jahresebene zusammengefasst. Wenn das Budget auf vierteljährlicher oder jährlicher Ebene zugewiesen wird, erfolgt die gleiche Aufgliederung entsprechend bis auf monatlicher Ebene.
    Weitere Informationen zum Zuteilen, Genehmigen und Bearbeiten von Budgets für Planungselemente finden Sie unter Verwalten Sie das Budget Ihrer Planungselemente in Strategische Planung.
    Tipp:
    In der Budgetzuteilungsansicht überprüfen Portfoliomanager EAC, um die von Projektmanagern vorgenommenen Finanzprognosen zu verstehen, und verwenden die Option Kosten als Budget kopieren, um die gesamten geplanten Kosten als Budget zuzuweisen.

    Wählen Sie die Kostenart als Attribut aus, um das Budget für einzelne Kostenarten wie Arbeit, Nicht-Arbeit zuzuteilen und zu genehmigen.

    Projektmanager können das genehmigte Budget im erforderlichen Zeitmaßstab anzeigen, indem sie in der Kostenansicht den Umschalter Budget vs. Kosten ( Umschalter Budget vs. Kosten) aktivieren. Während die Arbeit voranschreitet und die Ist-Werte erfasst werden, können Sie das Budget und die Ist-Kosten aus der Ansicht „Budget vs. Kosten“ vergleichen und die geplanten Kosten, bei denen die Ist-Werte das Budget überschreiten, mithilfe der Inline-Bearbeitungsfunktion bei der gewünschten Zeitskala neu prognostizieren.

    Produktmanager können die aktuellen Kosten mit dem genehmigten Budget nach Investitionsaufwand oder Betriebskosten, Kostenarten und für die erforderliche Zeitskala auf monatlicher, vierteljährlicher oder jährlicher Ebene vergleichen. Die Vergleichsansicht bietet Produktmanagern Einblicke, um Abweichungen bei Ausgabentyp oder Kostentyp und bei welcher Geschäftsperiode zu lokalisieren. Produktmanager können diese Informationen nutzen, um vom Portfoliomanager zusätzliches Budget anzufordern.

    Sie können das Budget vorhandener aktiver Projekte und Bedarfselemente von der klassischen Anwenderoberfläche nach Next Experiencemigrieren. Finanzdaten in Next Experience verfügen über ein neues Budgetdatenmodell, das die Speicherung des Budgets auf einer detaillierten Ebene nach monatlichen Aufgliederungen und Kostenarten erleichtert. Sie können das Budget für aktive Projekte und Bedarfe einzeln oder massenweise mit der geplanten Aufgabe migrieren.
    Hinweis:
    Das migrierte Budget wird in der Tabelle „sn_invst_pln_invst_budget“ erfasst, um die schlanke Budgetierung für den erforderlichen Zeitraum zu aktivieren.

    Einfache Finanzdaten

    Einfache Finanzdaten bieten Ihnen die Möglichkeit, den vorläufigen geplanten Investitionsaufwand, die Betriebsausgaben, den Nutzen usw. auf der Seite „Details“ einzugeben, ohne die Kostenpläne aus der Kostenansicht zu erfassen. Sie können die einfachen Finanzwerte nach Bedarf aktualisieren, bis Sie die geplanten und tatsächlichen Kosten erfasst haben.

    Einfache Finanzansicht auf der Seite „Details“ des Arbeitsbereichs Strategische Planung.

    Mit der Baseline-Funktion können Sie diese einfachen finanziellen Werte in einer Baseline erfassen und mit einer beliebigen vorhandenen Baseline vergleichen. Sie können:
    • Erstellen Sie eine neue Prognose für einfache Finanzdaten, und vergleichen Sie, indem Sie die Aktuellen Finanzdaten aus der Liste der Baselines auswählen.
    • Erfassen Sie die geplanten und tatsächlichen Ausgaben während des Projektfortschritts, und vergleichen Sie alle finanziellen Baselines mit einfachen Finanzdaten-Baselines, um die finanzielle Leistung des Planungselements nachzuverfolgen.