Traiter une demande de remplacement dans le playbook

  • Rversion finale: Yokohama
  • Mis à jour 30 janv. 2025
  • 2 minutes de lecture

    • Utilisez le playbook d’approvisionnement pour approuver ou rejeter les demandes de remplacement.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_spend_psd.admin, agents, prestataires

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    En tant qu'agent, vous pouvez afficher les demandes, effectuer des tâches sur plusieurs activités de workflow et gérer des opérations complexes à partir d'un playbook unifié. Le playbook fournit aux agents un moyen automatisé de visualiser le processus global dans un format axé sur les tâches.

    Traiter une demande de remplacement dans le playbook

    Procédure

    1. Accédez à la Tout > Procurement Case Management > Espace de travail de Source-to-Pay.
    2. Sélectionnez l’icône de liste (Icône Liste.), puis sélectionnez Tout le travail > Tickets.
    3. Sélectionnez le ticket Remplacer un achat dans la liste pour un traitement ultérieur.
    4. Suivez les étapes des différentes étapes et activités du playbook Remplacer un achat.
      Étape Activité Détails de l'activité
      Passer en revue le ticket Affecter un ticket Utilisez cette activité pour affecter le ticket à une autre personne ou conserver le ticket qui vous est affecté.

      Dans le champ de recherche Affecté à , sélectionnez un spécialiste de l’approvisionnement pour travailler sur ce ticket.

      Sélectionnez une des actions suivantes :
      • Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer vos modifications.
      • Sélectionnez Démarrer le travail pour commencer à travailler sur le ticket.
      Évaluation et admission Rechercher les lignes de ticket de procurement Rechercher la ligne de ticket d’approvisionnement associée à cette demande de remplacement pour une utilisation ultérieure au cours du processus.
      Affecter une demande de remplacement La demande de remplacement est automatiquement affectée à l’acheteur affecté à l’achat d’origine.
      Coordonner avec le fournisseur Confirmer le remplacement et collecter les informations Contactez le fournisseur, confirmez le remplacement et collectez les informations nécessaires.
      Sélectionnez cette option pour vérifier et traiter les informations relatives à la demande.
      • Confirmer : après avoir vérifié que le remplacement est faisable, confirmez la demande. Une fois confirmée, la demande passe à l’état Travail en cours. Vous pouvez maintenant envoyer un e-mail au propriétaire de l’entreprise pour confirmer que la demande de remplacement a été lancée.
      • Rejeter : lorsque vous rejetez la demande de remplacement, la demande passe à l’état Fermé et rejeté. Vous pouvez maintenant fermer le ticket en envoyant un e-mail au propriétaire de l’entreprise confirmant que la demande de remplacement a été rejetée.
      Envoyer un e-mail au propriétaire de l’entreprise confirmant l’acceptation du remplacement Envoie une confirmation au propriétaire de l’entreprise qu’après examen de la demande de remplacement et coordination avec le fournisseur, le remplacement est faisable.
      Fermer le ticket Notifier le demandeur Envoie au propriétaire de l’entreprise une confirmation précisant que son remplacement a été traité avec succès.
      Terminer le ticket

      Utilisez cette activité pour ajouter des notes de travail et fermer le ticket.

      Procédez comme suit :
      • Dans le champ Notes de travail , ajoutez des commentaires sur le ticket.
      • Dans le champ Notes de fermeture , ajoutez les commentaires de fermeture.
      • Sélectionnez Terminer le ticket.
      Mettre à jour le ticket sur terminé Met à jour le ticket sur Fermé terminé.