Cette section contient un exemple de cas d’utilisation afin d’expliquer le flux de données global (entrant et sortant).

Supposons que le client ABC Inc utilise les systèmes ci-dessous pour un flux Approvisionnement au paiement :

• Application ServiceNow pour
• Libre-service d’approvisionnement (centre d’achat)
• Flux de la demande d’achat au bon de commande (espace de travail Procurement)
• SAP ECC pour
• Envoi des bons de commande au fournisseur
• Enregistrement des reçus
• Création d’une facture fournisseur par correspondance avec les bons de commande
• Paiement au fournisseur
• Compensation des paiements dans le relevé bancaire

Pour réaliser le cas d’utilisation ci-dessus, le client devra suivre plusieurs étapes :

Étape 1 – Installer les applications ServiceNow.

• Implémenter Shopping Hub et Procurement Workspace de ServiceNow où
• Les employés peuvent utiliser Shopping Hub pour créer des demandes d’achat et des demandes d’approvisionnement
• Les prestataires peuvent convertir les SR en PR et les PR en PO
• Possibilité de transmettre par push les bons de commande créés dans SPO dans SAP ECC
• Continuer à utiliser le système d’enregistrement de SAP ECC pour
• Ingestion de bons de commande à partir de ServiceNow
• Enregistrement des reçus
• Création d’une facture fournisseur par correspondance avec les bons de commande
• Paiement au fournisseur
• Compensation des paiements dans le relevé bancaire

Étape 2 – Données primaires.

• Pour créer une demande d’achat dans ServiceNow, les informations suivantes sont requises :
• Fournisseur
• Produit du fournisseur (la configuration du produit du fournisseur nécessite une catégorie de produit et un modèle de produit)
• Contrat
• Adresse de livraison
• Comptes (Capex/Opex)
• Entité juridique
• Employé
• Les données primaires ci-dessus doivent avoir un système de source de vérité, ce qui signifie que toute nouvelle création d’enregistrement ou mise à jour des enregistrements existants sera effectuée dans ce système respectif, puis les données seront poussées vers le système tiers.
• Les flux d’intégration prêts à l’emploi avec SAP ECC et SAP S4 HANA sont créés avec les hypothèses suivantes :
• La source de vérité sera le système SAP pour les entités primaires suivantes :
• Catégorie de produit et Modèle de produit
• Adresse de livraison (mappée à l’emplacement de l’usine)
• Comptes GL
• Org. d’achat
• Centre de coûts
• Groupe d'achat
• Entité juridique/Code de société
• Taux de change/Taux de change
• Modalité de paiement
• Fournisseur (si aucun SLO n’est installé)
• Les données primaires doivent être synchronisées périodiquement pour garantir que les données primaires les plus récentes et mises à jour deviennent disponibles dans l’application ServiceNow. Cela est assuré par :
• Création de tâches qui peuvent être planifiées pour être exécutées à différents intervalles, par exemple toutes les heures ou tous les jours ou tout autre délai selon les besoins du client
• Ces tâches auront la possibilité d’extraire les données de manière incrémentielle ou complète
• La logique sous-jacente de la tâche consistera à appeler l’action du concentrateur d’intégration de données primaires respective

Étape 3 – Données de transaction.

• Une fois que l’enregistrement (comme le bon de commande) est créé dans ServiceNow, il doit être transmis par push dans SAP ECC ou SAP S4 HANA, car selon le cas d’utilisation, le traitement en aval doit avoir lieu dans SAP ECC ou SAP S4 HANA
• Pour ce faire, les flux d’intégration prêts à l’emploi fournissent
• Flux secondaires qui contiennent la logique du moment où déclencher l’intégration (dès que l’ordre est ordonné ou approuvé ou tout autre état)
• Les flux secondaires prennent également les données de la charge utile du bon de commande SPO et les convertissent en charge utile requise par l’action du concentrateur d’intégration et transmettent les données à l’action du concentrateur d’intégration
• L’action du concentrateur d’intégration enregistre l’enregistrement dans le système SAP et récupère le numéro ERP et le numéro de ligne ERP et les tamponne à nouveau sur le bon de commande SPO (pour un flux heureux)
• Pour un flux d’erreur, le message d’erreur du système SAP est capturé par l’action du concentrateur d’intégration et crée une tâche sur l’enregistrement de la transaction et l’affecte à un utilisateur afin que l’utilisateur puisse examiner, corriger les données et les soumettre à nouveau pour intégration
• Si le système SAP est en panne pour application de correctif et que 50 bons de commande sont créés pendant cette période, il peut ne pas être facile d’ouvrir chaque bon de commande et de le soumettre à nouveau pour intégration. Dans ce cas, la tâche est fournie qui, une fois exécutée, sélectionne tous les bons de commande à l’état d’erreur et déclenche l’intégration