Composeur d’e-mail avec des messages rapides et des modèles de réponses dans Espace de travail Source-to-Pay

  • Rversion finale: Yokohama
  • Mis à jour 30 janv. 2025
  • 4 minutes de lecture

    • Insérez du contenu prédéfini dans le corps du message des e-mails que vous envoyez à partir du client de messagerie dans Espace de travail Source-to-Pay.

    Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour envoyer des e-mails pour tous les objets Approvisionnement, notamment les demandes d’achat, les demandes d’approvisionnement, les négociations, les événements de négociation, les tickets d’approvisionnement et les tâches. Pour ouvrir le client de messagerie, sélectionnez Composer un e-mail à partir de l’icône Actions supplémentaires de l’objet Approvisionnement. Un brouillon d’e-mail apparaît avec des données pré-remplies dans les champs À, Objet et Corps de l’e-mail.

    Utilisation de messages rapides

    Dans le client de messagerie, vous pouvez sélectionner un message rapide pour remplir le corps de l’e-mail avec le contenu spécifié dans le message rapide. Une fois que vous avez défini un ou plusieurs messages rapides, le volet contextuel Messages rapides apparaît dans le client de messagerie afin que vous puissiez rédiger un e-mail contenant un message rapide de votre choix. Pour Sourcing and Procurement Operations, la clause de non-responsabilité est le seul message rapide par défaut fourni.

    En sélectionnant Insérer, le contenu du message rapide est inséré à l’emplacement du curseur. Il ne remplace pas le contenu que vous avez créé avant de sélectionner le message rapide. Pour remplacer un contenu existant par un message rapide, mettez en surbrillance le texte à remplacer, puis sélectionnez un message rapide.

    Création de contenu de message rapide

    Définissez des messages rapides en créant des enregistrements dans la table Messages prédéfinis de Client de messagerie [sys_email_canned_message].

    Lorsque vous définissez un message rapide, vous pouvez ajouter l’un des types de contenu suivants dans le corps du message :
    • Icônes
    • Logos
    • Images
    • HTML texte enrichi
    • Hyperliens
    • Variables
    • Toute autre construction HTML

    Affectez le rôle email_client_quick_message_author aux responsables commerciaux afin qu’ils puissent créer des messages rapides pour les utilisateurs de leur groupe.

    Pour plus d’informations sur la création d’un message rapide, voir Définir un message rapide.

    À l’aide des modèles de réponses

    Résolvez les tickets plus rapidement et plus efficacement avec des modèles de réponses. Les modèles de réponses sont des messages réutilisables qui peuvent être copiés dans des e-mails de brouillon pour fournir des messages rapides et cohérents aux utilisateurs. Chaque modèle est associé à une table qui est une extension de la table Tâche [task] ou Interaction [interaction]. Les modèles de réponses incluent un nom court permettant de spécifier un raccourci qui peut être utilisé pour identifier le message.

    Ouvrez le modèle de réponse que vous souhaitez utiliser pour votre e-mail et sélectionnez Copier dans le presse-papiers. Vous pouvez maintenant coller le contenu de ce modèle à l’endroit du curseur. Il ne remplace pas le contenu que vous avez créé avant de sélectionner le modèle de réponse. Pour remplacer le contenu existant par un contenu de modèle de réponse, mettez en surbrillance le texte à remplacer, puis sélectionnez un modèle de réponse.

    Par défaut, les modèles de réponses suivants sont fournis pour ces objets d’approvisionnement standard :
    • Ticket d’approvisionnement : réponse de fermeture standard, contacts d’approvisionnement, instructions de politique et informations supplémentaires.
    • Demande d’achat : le bon de commande est en cours, les contacts d’approvisionnement et les instructions de politique sont en cours.
    • Demande d’approvisionnement : le bon de commande est en cours, contacts d’approvisionnement et instructions de politique.
    • Négociation : contacts en matière d’approvisionnement et instructions de politique.
    • Événement de négociation : contacts d’approvisionnement et instructions de politique.
    • Tâche : contacts d’approvisionnement et instructions de politique.

    Alors que les utilisateurs disposant du rôle de lecteur de modèle de réponse [sn_templated_snip.template_snippet_reader] ne peuvent lire que le contenu du modèle de réponse, ceux ayant le rôle de rédacteur de modèle de réponse [sn_templated_snip.template_snippet_writer] peuvent lire, créer, mettre à jour et supprimer le contenu du modèle de réponse.

    Pour en savoir plus sur l’utilisation des modèles de réponses, voir Créer ou modifier un modèle de réponse.

    Message envoyé par e-mail dans le journal d’activité

    Une fois votre e-mail rédigé, envoyé et, surtout, reçu par le destinataire prévu, vous pouvez voir l’e-mail dans la section Activité de l’enregistrement de l’objet Procurement. Vous pouvez continuer à utiliser cet e-mail à partir du journal d’activité en y répondant ou en le transférant selon vos besoins.

    Configurations de Configuration de Compositeur d’e-mail

    Pour afficher Email Composer et toutes ses fonctionnalités associées, notamment l’affichage de votre message envoyé par e-mail dans le journal d’activité, vérifiez que les configurations suivantes sont en place :
    • L’e-mail envoyé doit être à l’état Reçu pour que le journal d’e-mail s’affiche dans le flux d’activité de l’objet Approvisionnement.
    • Les formats E-mails - générés automatiquement et E-mails - correspondance doivent être appliqués à la mise à jour du formateur du flux d’activité des objets Approvisionnement.
    • L’attribut Client de messagerie doit être mis à jour vers le type d’objet Procurement pour que la fonctionnalité de compositeur d’e-mail soit activée pour cet objet.
    • Le rôle email_composer doit être ajouté en tant que rôle contenu pour le rôle de prestataire de base ou d’agent [sn_spend_sdc.agent], pour que l’utilisateur puisse afficher la fonctionnalité de compositeur d’e-mail.
    • Le rôle de lecteur de modèle de réponse [sn_templated_snip.template_snippet_reader] doit être ajouté pour que l’utilisateur puisse afficher la fonctionnalité du modèle de réponse.