Examiner et mettre à jour les détails du grand livre manquants dans le playbook

  • Rversion finale: Yokohama
  • Mis à jour 30 janv. 2025
  • 2 minutes de lecture

    • Examiner et mettre à jour les détails comptables manquants du Grand Livre (GL) via le playbook d’approvisionnement. Si un acheteur paie plusieurs produits d’un seul fournisseur, plusieurs lignes de demande d’achat (PRL) sont générées, dont certaines peuvent potentiellement contenir des détails comptables GL manquants.

    Avant de commencer

    Rôle requis : prestataire, agent

    Examiner et mettre à jour les détails du grand livre manquants dans le playbook

    Procédure

    1. Accédez à la Tout > Procurement Case Management > Espace de travail de Source-to-Pay.
    2. Sélectionnez l’icône de liste (Icône Liste.), puis sélectionnez
    3. Tout le travail > Tickets.
    4. Ouvrez un ticket d’approvisionnement avec des critères de filtre définis sur Revue du codage GL et dont l’état est défini sur En cours de révision.
    5. Effectuez les étapes des différentes étapes et activités du playbook Vérifier et approuver la comptabilité sur la PRL.
      Étape Activité Détails de l'activité
      Passer en revue le ticket Affecter un ticket Utilisez cette activité pour affecter le ticket à une autre personne ou conserver le ticket qui vous est affecté.

      Vous pouvez faire ce qui suit :

      • Dans le champ de recherche Affecté à , recherchez et sélectionnez la personne à qui vous souhaitez affecter le ticket.
      • Dans le champ Description brève , mettez à jour la description du ticket.
      • Sélectionnez une des actions suivantes :
        • Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer vos modifications.
        • Sélectionnez Démarrer le travail pour commencer à travailler sur le ticket.
      Vérifier et approuver les champs comptables de la PRL Examiner les PRL avec des informations de compte GL manquantes Cette activité vous permet d’examiner et de mettre à jour les PRL.

      Sélectionnez une PRL, passez en revue les détails comptables GL manquants, mettez-les à jour, puis sélectionnez Enregistrer. Quelques exemples d’informations manquantes possibles incluent les comptes Capex, de dépenses et de prépaiement.

      La PRL est mise à jour avec les détails comptables du GL.

      Les options sont les suivantes :

      • Continuer : sélectionnez cette option pour passer à l’étape et à l’activité suivantes.
      • Ouvrir une liste : sélectionnez cette option pour afficher une liste des PRL.
      Fermer le ticket Notifier le demandeur

      Utilisez cette activité pour envoyer un e-mail au demandeur indiquant que les champs comptables de la PRL ont été vérifiés et approuvés.

      Un brouillon d’e-mail apparaît avec des données pré-remplies dans le champ Objet . Le corps de l’e-mail est pré-rempli avec le texte pertinent.

      Sélectionnez une des actions suivantes :

      • Envoyer un e-mail : envoie l’e-mail instantanément.
      • Ignorer : ignore cette activité et passe à l’activité suivante.
      Terminer le ticket

      Utilisez cette activité pour ajouter des notes de travail et fermer le ticket.

      Procédez comme suit :
      • Dans le champ Notes de travail , ajoutez des commentaires sur le ticket.
      • Dans le champ Notes de fermeture , ajoutez les commentaires de fermeture.
      • Sélectionnez Terminer le ticket.
      Met à jour le ticket sur Fermé terminé.

    Résultats

    Le ticket d’approvisionnement est mis à jour avec les détails de compte GL valides et le playbook est fermé.