Gestion du portail du tiers
Les contacts de tiers répondent aux questionnaires, aux demandes de documentation, aux tâches et aux problèmes sur le portail du tiers. Le portail est le point d’interaction entre les tiers et les évaluateurs de risques.
Contacts des tiers
Les contacts de tiers sont les personnes qui représentent le tiers. En utilisant le portail du tiers, ils peuvent répondre à des questionnaires, travailler sur des tâches et résoudre les problèmes soulevés par votre équipe d’évaluation des risques de tiers. Les contacts de tiers sont des contacts principaux ou secondaires. La personne-ressource principale est la personne affectée qui reçoit les questionnaires d’évaluation. Chaque tiers doit avoir au moins un contact principal. L’éditeur tiers [vendor_editor], le gestionnaire des risques de tiers (TPR) [sn_vdr_risk_asmt.vendor_risk_manager], l’évaluateur TPR [sn_vdr_risk_asmt.vendor_assessor] ou le contact principal peuvent créer des contacts de tiers.
Vous affectez la responsabilité du contact principal au contact du tiers qui peut répondre directement aux questions de l’évaluation ou affectez un autre contact du tiers pour répondre aux questions. Les contacts principaux peuvent gérer d’autres contacts pour le tiers.Deux rôles sont automatiquement affectés aux contacts de tiers : vendor_contact et snc_external. Le rôle vendor_contact fournit aux contacts tiers l’accès au portail du tiers, tandis que le rôle snc_external est une protection qui restreint l’accès uniquement au portail. Le rôle snc_external empêche toute entrée non autorisée dans votre instance. Pour plus d'informations, consultez Configurer des contacts de tiers.
de propriété sn_vdr_risk_asmt.company.name . Reportez-vous à Configurer les TPRM propriétés.Tâches pour les contacts de tiers
Le contact de tiers primaire peut effectuer les tâches suivantes :
- Déléguez des questionnaires, des tâches et des problèmes à d’autres contacts tiers.
- Affichez et mettez à jour les informations de contact du tiers.
- Mettez à jour les préférences de notification.
Les contacts de tiers secondaires peuvent utiliser le portail pour effectuer les tâches suivantes :
- Affichez les évaluations « Mes affectations » et répondez-y.
- Modifiez un mot de passe ou demandez un nouveau mot de passe.
Les contacts de tiers voient le portail comme illustré dans l’exemple suivant.
États des questionnaires et des demandes de documents
La progression est suivie dans les demandes d’évaluation et la progression est indiquée par l’état des demandes dans les questionnaires et les demandes de documents. Voici les états possibles pour les demandes.
- Nouvelle
- Une fois les questionnaires et les demandes de documents envoyés, ils sont dans l’état Nouveau .
- En cours
- Une fois que le tiers ou le contact de l’engagement a commencé à fournir des réponses dans une demande de questionnaire ou de document, les demandes sont à l’état En cours .
- Terminé
- Une fois que le tiers ou le contact de l’engagement a fourni des réponses à toutes les questions d’un questionnaire ou d’une demande de document et qu’il l’a enregistrée, la demande est à l’état Terminé .Remarque :Une fois que toutes les demandes ont passé l’état Terminé, vous devez revenir à la page d’évaluation et soumettre l’évaluation.
Répondre à des questionnaires à l’aide d’un Microsoft Excel modèle
Les contacts de tiers peuvent utiliser un Microsoft Excel modèle pour répondre aux questionnaires en téléchargeant le modèle, en le complétant et en important la version finale dans le portail du tiers. Le Microsoft Excel modèle de questionnaire contient des instructions pour remplir le modèle. Cela permet aux contacts tiers de fournir des informations en dehors du portail tiers, rationalisant ainsi le processus de diligence raisonnable. Pour plus d'informations, consultez Utilisation d’un modèle de feuille de Microsoft Excel calcul pour les questionnaires externes et Contacts de tiers : répondre à l’aide d’un Microsoft Excel modèle.
Répondre aux évaluations à l’aide d’un questionnaire SIG
Les tiers peuvent utiliser SIG Évaluations partagées (Standardized Information Gathering Questionnaire) pour fournir une documentation d’évaluation dans l’application Gestion des risques liés aux tiers . Le contact de tiers peut charger la feuille de calcul SIG préremplie ou répondre à un questionnaire basé sur un formulaire qui est importé dans l’instance. Pour plus d’informations, reportez-vous à et Utilisation du questionnaire SIG pour une évaluation des risquesContacts de tiers : répondre à l’aide du SIG.
Lancement du portail
Les contacts de tiers lancent le portail à l’aide de [votre URL d’instance]/svdp).
Apprendre à utiliser le portail : la page FAQ
Les contacts de tiers peuvent sélectionner FAQ pour afficher les réponses aux questions courantes, telles que la manière d’inviter des utilisateurs supplémentaires sur le portail et d’affecter des contacts principaux à des enregistrements de tiers ou d’engagement.
Gestion des contacts de tiers
- Créez une connexion pour un nouveau contact de tiers.
- Activer ou désactiver la connexion d’un contact tiers.
- Réinitialiser le mot de passe d’un contact de tiers.
- Affectez un rôle d’utilisateur à un contact de tiers.
- Affectez un contact de tiers à une évaluation.
- Affichez et mettez à jour les informations de contact du client.
- Accédez aux évaluations terminées.
Pour plus d'informations, consultez Configurer des contacts de tiers et Gérer l’accès de vos contacts tiers.
La propriété Autoriser les évaluateurs à répondre aux questionnaires et à les modifier pour les contacts tiers (sn_svdp.allow_assessor_edit) doit être active. Pour plus d’informations sur la configuration de cette propriété, reportez-vous à la section Configurer les TPRM propriétés.