Demander des preuves pour l’audit

  • Rversion finale: Yokohama
  • Mis à jour 30 janv. 2025
  • 3 minutes de lecture

    • Demandez des preuves à n’importe quelle étape d’un audit. Les détails sur les éléments pour lesquels des preuves sont demandées sont également fournis à la personne responsable de la fourniture des preuves.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_audit.user

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Une preuve peut être demandée de trois manières :
    • En créant un enregistrement de preuves à partir du module Mes preuves .
    • À partir des listes connexes Entité, Contrôle, Tâche d’audit, Problème de test de contrôle et Autres problèmes d’un enregistrement d’engagement. Pour demander des preuves auprès de ces sources, accédez à Audit > Engagements > Mes engagements. Ouvrez l’enregistrement de l’engagement et sélectionnez la liste connexe à partir de laquelle vous souhaitez demander des preuves. Dans la liste Action sur les lignes sélectionnées , sélectionnez Demander des preuves. Ici, vous pouvez soit créer une nouvelle demande de preuves, soit ajouter d’autres demandes à une demande de preuves existante. La demande de preuves est créée, mais pas les tâches de demande de preuves.
    • Depuis les tables suivantes : entité, contrôle, objectif de contrôle, test de contrôle, engagement, problème. Toutefois, lorsque les utilisateurs demandent des preuves à partir de ces tables, la demande de preuves est créée et non la tâche de demande de preuves réelle. Les utilisateurs doivent accéder à l’enregistrement de demande de preuves généré, puis ajouter des tâches de demande de preuves.
    Dans cette procédure, la méthode pour demander des preuves à partir du module Mes preuves est décrite.

    Procédure

    1. Accédez à la Audit > Ma demande de preuves.
    2. Cliquez sur Nouveau.
    3. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 1. Formulaire de demande de preuves
      Champ Description
      Numéro Numéro unique de la demande de preuves.
      Demandeur Utilisateur demandant des preuves. Ce champ est automatiquement renseigné.
      Demandé au nom de Utilisateur pour lequel des preuves sont demandées.
      Groupe d'affectation Groupe affecté pour fournir des preuves.
      Affecté à Utilisateur gestionnaire de la fourniture des preuves.
      État État de la demande. L'état par défaut est Brouillon.
      Type Le type par défaut est Audit.
      Motif de la demande Motif de la demande de preuves.
      Liste de surveillance Utilisateurs intéressés à consulter les preuves recueillies. Si une personne est ajoutée à la liste de surveillance, elle peut accéder à Audit > Demande de preuves > Demandes de preuves observées pour afficher les demandes.
      Description brève Brève description de la demande de preuves.
      Description Description détaillée de la demande de preuves.
      Calendrier
      Date d'échéance Date prévue de soumission des preuves.
      Ouverte le Date à laquelle la demande est ouverte. Cette date est automatiquement mise à jour.
      Fermé Date à laquelle la demande est fermée. Cette date est automatiquement mise à jour.
      Activité
      Notes de travail Saisissez les notes qui pourraient être requises.
      Activités Journal d’activité de la demande.
      Confidentialité
      Confidentiel Option permettant d’activer la confidentialité de l’enregistrement. Seuls les utilisateurs confidentiels affectés ou les groupes d’utilisateurs confidentiels peuvent accéder à l’enregistrement.

      Pour plus d’informations sur l’option confidentielle, consultez Marqueur de confidentialité pour les enregistrements d’audit et de conformité.
    4. Enregistrez le formulaire.
      La liste connexe Détails de la collecte de preuves s’affiche. Cette liste connexe est utilisée pour répertorier les éléments pour lesquels des preuves sont demandées.
    5. Cliquez sur Nouveau.
    6. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 2. Formulaire Détails de la collecte de preuves
      Champ Description
      Demande de preuves Numéro unique de la tâche de demande de preuves.
      Preuve pour Enregistrement pour lequel des preuves sont demandées.
      Groupe d'affectation Groupe affecté pour fournir des preuves. Les utilisateurs de ce groupe doivent avoir les rôles sn_grc.business_user.
      Affecté à Utilisateur gestionnaire de la fourniture de preuves.
      Instructions relatives à la collecte de preuves Instructions pour fournir des preuves. Par exemple, la liste des pièces justificatives, les fichiers, etc.
    7. Cliquez sur OK.
    8. Cliquez sur Envoyer.
    9. Cliquez sur Demander des preuves.
      Lorsqu’une demande de preuves est déjà à l’état Travail en cours et qu’un nouveau détail de collecte de preuves est ajouté, la tâche de demande de preuves est envoyée immédiatement au délégataire.
      La liste connexe des preuves s’affiche avec la liste des preuves et la personne à qui la demande est affectée reçoit une notification par e-mail pour fournir les preuves demandées. En outre, l’état de la demande devient Travail en cours.