Créer manuellement GRC des problèmes
En tant qu’utilisateur GRC , vous pouvez créer manuellement des problèmes pour documenter les observations relatives aux politiques, aux risques ou aux audits, ou pour accepter des problèmes GRC. Vous pouvez également identifier la source du problème pour faciliter son analyse et son classement.
Avant de commencer
Rôle requis : (par produit)
- Dans Gestion de la politique et de la conformité: sn_grc.business_user, sn_grc.business_user_lite
- Dans Gestion des risques: sn_grc.business_user, sn_grc.business_user_lite
- Dans Gestion de l'audit: sn_grc.business_usersn_grc.business_user_lite
Pour plus d’informations sur les limitations de contrôle d’accès aux problèmes, consultez le rôle d’utilisateur métier GRC pour contrôler l’accès et suivre l’utilisation des tables de conformité.
Procédure
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Accédez à l’un des emplacements suivants :
- Tout > Politique et Conformité > Problèmes > Créer.
- Risque > Problèmes > Créer.
- Audit > Problèmes > Créer.
Remarque :À partir de la version 12.0.1 des produits mentionnés ci-dessus, le rôle minimum pour l’utilisateur Affecté à sur le formulaire Problèmes est Utilisateur métier GRC [sn_grc.business_user]. Le rôle minimum pour le gestionnaire des problèmes est Utilisateur GRC [sn_grc._user]. -
Renseignez les champs du formulaire.
Tableau 1. Formulaire Problème Champ Description Numéro Numéro d’identification unique. Groupe d'affectation Groupe auquel ce problème a été affecté. Chaque membre reçoit une notification lorsqu’une activité se produit sur ce problème. Affecté à Membre du groupe affecté à la résolution du problème. À partir de la version 12.0.1, l’utilisateur doit disposer au moins du rôle sn_grc.business_user.
Remarque :Utilisez l’icône de l’ampoule pour obtenir des suggestions sur la personne à qui le problème doit être affecté. L’icône en forme d’ampoule n’apparaît que si l’application GRC : Intelligence prédictive est activée, si le formulaire est enregistré, si le champ Affecté à n’est pas inactif et si la propriété GRC est sélectionnée comme Analyse de similarité. Pour plus d'informations, consultez Propriétés du GRC.Vous pouvez configurer une hiérarchie d’utilisateurs pour accéder à l’enregistrement de problème. Pour plus d’informations, consultez Contrôle d’accès de la hiérarchie des utilisateurs pour les enregistrements de problème et de tâche de correction.
À partir de la version 12.0.1, l’utilisateur affecté reçoit une notification par e-mail lorsque le gestionnaire des problèmes demande plus d’informations.
À partir de la version 12.0.1, lorsqu’un problème passe à l’état Répondre , une entrée dans le champ Affecté à est obligatoire.
Source du problème Source à partir de laquelle le problème a été créé. Ce champ est renseigné automatiquement avec l’une des options suivantes en fonction de la façon dont le problème est créé : - Échec de l’indicateur : le problème est créé par une défaillance de l’indicateur
- Évaluation des risques : un problème est créé dans un risque
- Événement à risque : un problème est créé lors d’un événement à risque
- Échec de l’attestation de contrôle : le problème est créé en raison d’un contrôle non conforme
- Échec du test de contrôle : un problème est créé lorsqu’un contrôle est inefficace et que le test de contrôle est marqué comme fermé et terminé
- Ad hoc : le problème est créé manuellement
Type de problème Type de problème. Les choix possibles sont les suivants : - Échec de l'efficacité de la conception du contrôle
- Échec de l'efficacité opérationnelle du contrôle
- Contrôle ne répondant pas aux exigences
- Contrôle inexistant
- Non-conformité à une réglementation
- Non-conformité à une politique
- Amélioration ou suggestion à une politique existante
- Recommandation pour une nouvelle politique
- Optimisation ou amélioration des processus
- Observation
- Violation de données
- Fraude
- Inexactitude
- Formation
- Documentation
- Problème de risque
- Autre
Classification Classification du problème en tant que risque, conformité ou audit, en fonction du type de problème. Groupe du gestionnaire des problèmes Groupe responsable de la gestion et de l’examen du problème. À partir de la version 12.0.1, les améliorations et exigences suivantes ont été introduites :- Les membres du groupe de gestionnaires des problèmes doivent avoir l’un des rôles suivants :
- sn_audit.gestionnaire
- sn_audit.user
- sn_compliance.manager
- sn_compliance.user
- sn_grc.gestionnaire
- sn_grc.utilisateur
- sn_risk.manager
- sn_risk.user
- Lorsqu’un problème passe à l’état Analyser , une entrée dans le groupe du gestionnaire des problèmes ou le champ Gestionnaire des problèmes est obligatoire.
- Lorsqu’un problème est affecté au groupe, les membres reçoivent une notification par e-mail. En outre, le gestionnaire des problèmes reçoit une notification par e-mail lorsque le problème passe à l’état de révision .
Gestionnaire du problème Utilisateur responsable de la gestion et de l’examen du problème. À partir de la version 12.0.1, les améliorations et exigences suivantes ont été introduites :- Le gestionnaire des problèmes doit avoir au moins le rôle sn_grc.user.
- Le gestionnaire des problèmes reçoit une notification par e-mail lorsque l’utilisateur affecté fournit les informations demandées.
- Lorsqu’un problème passe à l’état Analyser , une entrée dans ce champ ou dans le gestionnaire de problèmes est obligatoire.
- Lorsqu’un problème passe à l’état Répondre , une entrée dans ce champ est obligatoire.
État - Nouvelle
- Analyser
- Répondre
- Réviser
- Fermé terminé
- Fermé incomplet
Sous-état Le sous-état et les détails applicables pour le sous-état. Priorité Séquence dans laquelle un problème doit être résolu, en fonction de son impact et de son urgence : - 1 — Critique
- 2 — Élevée
- 3 — Modérée
- 4 — Faible
- 5 — En préparation
Évaluation du problème À partir de la version 12.0.1, le gestionnaire des problèmes peut attribuer une évaluation au problème. En fonction de l’évaluation du problème, la date d’échéance de l’onglet Dates est calculée comme suit et affichée : - Très élevé (2 jours)
- Élevé (4 jours)
- Modérée (8 jours)
- Faible (10 jours)
- Très faible (15 jours)
Remarque :Les utilisateurs disposant du rôle sn_grc.manager et sn_grc_advanced.issue_triage_manager peuvent accéder à Politique et Conformité > Administration > Évaluation du problème et définir des notations de problème supplémentaires.Lorsque le problème passe à l’état Répondre , le champ d’évaluation du problème est en lecture seule.
Règle de regroupement des problèmes Règle de groupe affectée à ce problème. La règle de regroupement des problèmes est utilisée pour regrouper des problèmes similaires dans un problème parent en fonction des conditions définies dans la règle. Cette règle vous permet de travailler simultanément sur des problèmes similaires et de fermer le problème parent une fois que tous les problèmes ont été résolus. Cela clôt tous les problèmes enfants. Problème parent Problème parent auquel appartient ce problème. Élément de configuration Élément associé à ce problème. Si tous les problèmes enfants ont le même élément de configuration, celui-ci est copié dans le problème parent Emplacement Emplacement où le problème s’est produit. Description brève À partir de la version 12.0.1, cette étiquette a été changée en Nom.
Nom pour le problème. Description Description plus complète du problème. Détails Contrôle/Risque Contrôle ou risque associé au problème. Lorsque le contrôle est associé, l’entité correspondante du contrôle est ajoutée au champ Entité , et l’objectif du contrôle est ajouté au champ Objectif du contrôle/Définition du risque . Cet objectif et cette entité de contrôle sont ceux qui sont liés à ce contrôle.
Lorsque le contrôle est associé au formulaire de problème, un enregistrement m2m est créé dans la table source [sn_grc_m2m_issue_item]. Chaque fois qu’un enregistrement est ajouté dans la table source, un enregistrement correspondant, un problème à entité est ajouté dans la table de destination [sn_grc_m2m_issue_to_entity], et un autre enregistrement problème à Contenu est ajouté dans la table de destination [sn_grc_m2m_issue_content] pour l’entité associée et l’objectif de contrôle du contrôle.
Entité Entité connexe. Politique Politique associée au problème. Document de référence Document de référence associé au problème. Objectif du contrôle/Définition du risque L’objectif du contrôle ou la définition du risque associée à ce problème. Recommandation Les actions de résolution recommandées par les équipes des risques, de conformité ou d’audit. Plan d'action Le plan de résolution du problème. Dates Date de début prévue Date et heure auxquelles le travail sur le problème est censé commencer. Date de fin prévue Date et heure auxquelles le travail sur le problème devrait se terminer. Durée prévue Estimation du temps de travail pour le problème. Date de confirmation (À partir de la version 12.0.1) Date à laquelle le problème est confirmé. Ce champ est en lecture seule et affiche la date du jour à laquelle le problème passe de l’état Nouveau à l’un des états suivants : - Analyser
- Revue
- Répondre
Remarque :Si un problème de triage est converti en problème réel, ce champ affiche la date à laquelle il a été converti.Date d'échéance (À partir de la version 12.0.1) Cette date est renseignée automatiquement en fonction d’une propriété GRC. Accédez à la Politique et Conformité > Administration > Propriétés de GRC. Si la propriété Remplir automatiquement la date d’échéance en fonction de l’évaluation du problème est définie sur Oui, ce champ est rempli automatiquement en fonction du délai de rattrapage prédéfini pour la cote de risque du problème. Sinon, vous pouvez saisir manuellement une date d’échéance. Lorsqu’un problème passe à l’état Répondre , une entrée dans ce champ est obligatoire.
Date de début effective Heure à laquelle le travail a commencé sur ce problème. Date de fin effective Une valeur en lecture seule déterminée par le champ d’entrée Durée réelle . Durée effective Temps de travail. Créées Date et heure de création du problème. Fermé Date et heure auxquelles le problème a été fermé. Engagement Engagement L’engagement connexe. Activité Commentaires supplémentaires (visible par le client) Informations publiques sur le problème. Cliquez sur Publier pour ajouter vos commentaires au problème. Notes de travail Cliquez sur la case à cocher Notes de travail pour afficher le champ Notes de travail . Informations sur la façon de résoudre le problème, ou les mesures déjà prises pour le résoudre, le cas échéant. Les notes de travail sont visibles par les utilisateurs affectés au problème. Cliquez sur Publier pour ajouter vos notes de travail au problème. Confidentialité Confidentiel Option permettant d’activer la confidentialité de l’enregistrement. Seuls les utilisateurs confidentiels affectés ou les groupes d’utilisateurs confidentiels peuvent accéder à l’enregistrement. Pour en savoir plus sur l’option Confidentiel, consultez Marqueur de confidentialité pour les enregistrements d’audit et de conformité.
Événement de risque Événement à risque Événement à risque associé. -
Enregistrez l’enregistrement du problème.
Les onglets situés en bas de l’écran vous permettent d’effectuer diverses tâches pour résoudre le problème. Vous pouvez ajouter des exceptions de politique et créer des tâches de rattrapage. En outre, vous pouvez afficher d’autres problèmes, les résultats des indicateurs et les SLA de tâche associés au problème.Remarque :À partir de la version 12.0.1, l’onglet SLA de tâche crée et affiche des SLA basés sur la date d’échéance. Des notifications sont envoyées au propriétaire du problème et au gestionnaire des problèmes lorsque la date d’échéance du problème atteint 50 %, puis 75 %, puis en cas de violation. Si les champs Affecté à et Date d’échéance ne sont pas vides et que le problème n’est pas à l’état Nouveau , un SLA est créé pour le problème.
Si la date d’échéance du SLA change, un nouveau SLA est créé. Le SLA est terminé lorsque le problème passe à l’état Fermé terminé ou Fermé incomplet. En outre, le SLA est annulé si les champs Date d’échéance ou Affecté à sont vides ou si l’état est Nouveau.
Toujours à partir de la version 12.0.1, les tâches de rattrapage peuvent être créées avec les rôles d’utilisateur Affecté à l’utilisateur et au gestionnaire des problèmes, ainsi qu’avec n’importe quel utilisateur ayant le rôle d’utilisateur métier GRC.