Configurer des contacts de tiers

  • Rversion finale: Yokohama
  • Mis à jour 30 janv. 2025
  • 3 minutes de lecture

    • Configurez vos contacts de tiers afin de pouvoir envoyer des évaluations, résoudre des problèmes et communiquer toute information supplémentaire requise à ces contacts à l’aide Gestion des risques liés aux tiersde .

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_vdr_risk_asmt.vendor_risk_manager et admin pour les étapes 4 et 5

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Les contacts de tiers sont des utilisateurs externes de l’organisation tierce. Ils utilisent le portail du tiers pour organiser, classer par ordre de priorité et effectuer en toute sécurité des tâches telles que répondre à des questionnaires pour les évaluations, exécuter des tâches et communiquer avec votre personnel chargé de l’évaluation des risques au sujet des problèmes. Vous autorisez l’accès au portail du tiers et spécifiez les autorisations pour les contacts tiers. Le gestionnaire des risques de tiers (TPR) doit contacter un membre de l’équipe ayant le rôle administrateur pour effectuer les étapes 4 et 5.
    Important :
    Le rôle de contact de tiers ne doit être utilisé que pour les contacts externes. Le rôle interdit l’accès à votre Now Platform instance et accorde l’accès uniquement au portail du tiers.

    Procédure

    1. Accédez à la Tout > Gestion des risques liés aux tiers > Tiers > Contacts de tiers pour déterminer si un contact de tiers a déjà été affecté.

      Le nombre de contacts est répertorié pour chaque tiers sur la page des contacts de tiers.

    2. Sur la page des contacts de tiers, sélectionnez un tiers pour afficher la liste des contacts associés.
      • Pour gérer les contacts existants :
        • Sélectionnez chaque contact pour vérifier que le contact est associé au tiers approprié, qu’il est actif et, le cas échéant, qu’il est spécifié comme contact principal.
          Remarque :
          Les questionnaires, demandes de documents et problèmes actuellement affectés au contact sont répertoriés dans l’onglet associé.
        • Si vous n’avez pas le rôle administrateur, demandez à un utilisateur qui le possède de vérifier que le rôle vendor_contact apparaît pour l’utilisateur dans la liste connexe Rôles. Si l’utilisateur disposant du rôle administrateur ne peut pas voir la liste connexe des rôles, il doit passer à l’étape 4. Si l’utilisateur disposant du rôle administrateur ne peut pas voir le rôle vendor_contact répertorié pour l’utilisateur, il doit passer à l’étape 5.
        Remarque :
        Pour plus d’informations sur la gestion des contacts de tiers, reportez-vous à la section Gérer l’accès de vos contacts tiers.
      • Pour ajouter un contact, sélectionnez Nouveau et poursuivez avec les étapes suivantes.
      Remarque :
      Il est normal qu’un contact ait le rôle snc_external car le rôle vendor_contact l’inclut.
    3. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 1. Formulaire de contact de tiers
      Champ Description
      Prénom, Nom de famille, E-mail, Titre, Département Informations de contact standard de l’utilisateur dans l’organisation tierce.
      ID d'utilisateur ID utilisé pour se connecter à l’instance de portail tiers.
      Tiers Organisation tierce du contact.
      Langue, fuseau horaire Langue et fuseau horaire préférés de l’utilisateur dans l’organisation tierce.
      Actif Option permettant d’activer le contact afin qu’il puisse travailler dans le portail du tiers.
      Contact principal

      Contact du tiers qui peut répondre directement aux questions d’évaluation ou affecter un autre contact au tiers pour répondre aux questions. Il peut également gérer d’autres contacts pour le tiers.
      Remarque :
      Une notification par e-mail est envoyée au nouveau contact de tiers après l’envoi du formulaire. L’e-mail contient un lien vers le portail du tiers et des informations d’identification de connexion.
    4. Facultatif : Validez le fait que chaque contact a le rôle vendor_contact en ajoutant la valeur Rôles à la page Contact du fournisseur.
      1. Ajoutez la liste connexe Rôles en sélectionnant l’icône d’actions et en sélectionnant Configurer > Listes connexes.
        Ajout d’une liste connexe au formulaire.
      2. Déplacez la liste connexe Rôles vers la liste Sélectionné, puis sélectionnez Enregistrer.

        Ajout de l’en-tête Rôles à la liste connexe.

    5. Facultatif : Accordez aux contacts de tiers l’accès au portail du tiers en sélectionnant Modifier et en ajoutant vendor_contact à la liste Rôles.

      Affectation du rôle de vendor_contact à un contact de tiers.

      Avertissement :
      Si l’utilisateur dispose d’autres rôles, tels que snc_internal, il peut également être en mesure de se connecter à votre plateforme et d’avoir une visibilité sur les enregistrements critiques.