Générer un rapport d’audit pour un engagement à l’aide d’un Microsoft Word modèle

  • Rversion finale: Yokohama
  • Mis à jour 30 janv. 2025
  • 5 minutes de lecture

    • Générez un rapport d’audit pour un enregistrement d’engagement à l’aide d’un Microsoft Word modèle qui est à l’état Valider ou dans des états ultérieurs. Vous pouvez gérer le rapport généré sur le cloud (Microsoft SharePoint) dans l’onglet Fichiers dans le cloud ou en tant que sys_attachment de l’engagement.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_audit.manager, sn_audit_ws.supervisor, sn_irm_shared_cmn.word_template_reader

    1. Pour appliquer le modèle Word dans l’enregistrement d’engagement et générer le rapport dans le Espace de travail d'audit, vous devez disposer du rôle de gestionnaire d’audit (sn_audit.manager) ainsi que du rôle de lecteur de modèle Word (sn_irm_shared_cmn.word_template_reader). Plus important encore, vous devez avoir accès au Espace de travail d'auditfichier .
    2. Pour générer le rapport de l’engagement, l’enregistrement doit être à l’état Valider, Travail sur le terrain ou Suivi.
    3. Pour afficher le bouton Générer un rapport dans l’enregistrement d’engagement, vous devez avoir sélectionné l’option de modèle de rapport Word dans le champ Type de modèle lors de la création de l’enregistrement.
    Important :
    Vous devez configurer le module d’extension Concepteur de ServiceNow document pour Word avant de créer un Microsoft Word modèle et de générer le rapport d’audit pour un enregistrement d’engagement.

    Pour plus d’informations, consultez Configuration du contenu et Créer un enregistrement de modèle Word pour un engagement d’audit.

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Pour générer un rapport Word d’audit, vous devez accéder à Tout > Audit > Rapport d'audit et configurez les étapes administratives suivantes pour un modèle Word :
    • Si vous aviez sélectionné l’option de modèle de rapport classique dans le champ Type de modèle lors de la création de l’enregistrement d’engagement Base de connaissances, les rapports sont générés en tant que , tandis que le modèle d’entrée est au format HTML, script ou XML. Pour plus d’informations, voir Créer un modèle de rapport d’audit.
    • Si vous aviez sélectionné l’option de modèle de rapport Word dans le champ Type de modèle en tant que modèle d’entrée lors de la création de l’engagement, le rapport du modèle Word généré est un fichier Word.

    Vous pouvez appliquer le Microsoft Word modèle à un ou plusieurs enregistrements d’engagement d’audit et générer le rapport d’audit au format Word. Vous pouvez utiliser le document Word pour collaborer avec d’autres personnes concernées pour la modification de rapports.

    Ce processus comporte deux étapes :
    1. En tant qu’administrateur d’audit, vous pouvez accéder au module de modèle Word et configurer l’enregistrement d’une table ou d’un document particulier.
    2. En tant que gestionnaire d’audit, superviseur d’audit ou auditeur, vous pouvez ensuite associer le modèle de rapport Word à l’enregistrement d’engagement et générer le rapport d’audit, à condition que vous disposiez également du rôle de lecteur de modèle (sn_irm_shared_cmn.word_template_reader).

    Vous avez également la possibilité de gérer le rapport généré en tant que sys_attachment ou sur le cloud dans le .Espace de travail d'audit

    Le rapport généré peut être enregistré sur le Microsoft SharePoint site ou Google Drive pour la collaboration en matière de rapports.

    Procédure

    1. Accédez à la Tout > Audit > Espace de travail Audit.
    2. Sélectionnez l’icône Listes (icône Listes).
    3. Sélectionnez Tous les engagements dans la liste Exécution.
    4. Sélectionnez un enregistrement d’engagement pour lequel vous souhaitez générer un rapport.
      Remarque :
      L’enregistrement doit avoir été inclus dans le champ d’application. Il doit être à l’état Valider, Travail sur le terrain ou Suivi.
    5. Sélectionnez le bouton Générer un rapport .
      Le module d’extension ServiceNow Concepteur de document pour Word doit être activé. Le bouton Générer un rapport est alors disponible.
    6. Sélectionnez le nom du rapport d’audit dans le champ Modèle de rapport de la fenêtre contextuelle Générer un rapport.
      • Tous les modèles Word qui sont pertinents pour l’engagement et qui sont actifs et à l’état Publié s’affichent pour que vous puissiez les sélectionner.

        Générer une fenêtre contextuelle de rapport.

        Si aucun modèle Word n’est créé pour cet enregistrement, un message s’affiche.

      • Si le modèle Word est activé dans le cloud, un message s’affiche avec la destination où le rapport généré sera enregistré après sa génération.
      • Si vous n’avez pas configuré la configuration de fichier dans le cloud pour l’enregistrement d’engagement, un message d’erreur s’affiche. Pour activer la configuration des fichiers dans le cloud, reportez-vous à la section Gérez vos documents et documents de travail sous Gestion de l'audit forme de fichiers dans le cloud.
    7. Saisissez un nom unique pour le rapport dans le champ Nom du rapport .
    8. Sélectionnez Générer.
      Un message s’affiche indiquant que la génération de rapports a été lancée.
    9. Si vous n’aviez pas sélectionné l’option Cloud activé dans le Formulaire de modèle Word, sélectionnez l’icône de pièce jointe (icône de pièce jointe)pour télécharger le rapport.
      Un message s’affiche pour confirmer que le rapport est généré en tant que pièce jointe.
      1. Sélectionnez l’icône Actions ( icône Actions.) et cliquez sur l’option Télécharger .
      2. Sélectionnez le fichier Word téléchargé pour afficher le rapport d’audit.
    10. Si vous aviez sélectionné l’option Cloud activé dans le modèle Word, sélectionnez l’onglet Fichiers dans le cloud pour le rapport basé sur le cloud.
      1. Sélectionnez le lien URL du chemin d’accès du dossier dans le cloud pour ouvrir le document Word dans le Microsoft SharePoint site.
      2. Affichez le contenu du rapport d’engagement d’audit dans le cloud et partagez le rapport avec vos collaborateurs.
        Vous pouvez également consulter votre rapport le plus récent sous forme d’URL ou de pièce jointe dans le champ Rapport de la section Rapport du formulaire d’engagement.

        Pour en savoir plus sur la gestion des documents dans le cloud, reportez-vous à la section Gérez vos documents et documents de travail sous Gestion de l'audit forme de fichiers dans le cloud.

      Une pièce jointe de rapport Word est créée chaque fois que vous générez le rapport. Par défaut, seul le dernier rapport Word est joint à l’enregistrement. Toutefois, il existe une propriété système que vous pouvez définir pour conserver les pièces jointes précédentes même lorsqu’un nouveau rapport est généré avec la dernière pièce jointe.

      Par défaut, la propriété est définie sur faux, ce qui signifie que le rapport Word précédent en tant que pièce jointe système est supprimé de l’enregistrement d’engagement lorsque le rapport est généré à nouveau. L’engagement comporte donc le dernier rapport, qui est joint à l’enregistrement.

      En tant qu’administrateur d’audit, vous pouvez définir la propriété sur vrai pour conserver les pièces jointes précédentes avec l’enregistrement de l’engagement. Toutes les pièces jointes précédentes peuvent être affichées dans la section Pièces jointes. La conservation des pièces jointes précédentes vous aide à suivre une piste d’audit sur l’engagement.

      Pour réinitialiser la propriété, accédez à Tout > Audit > Administration > Propriétés. Voir Propriétés installées avec Gestion de l'audit et Audit avancé.