Automatiser la tâche de récupération dans le plan

  • Rversion finale: Yokohama
  • Mis à jour 30 janv. 2025
  • 5 minutes de lecture

    • Automatisez la tâche de récupération manuelle dans le plan de continuité d’activité. Vous pouvez d’abord classer la tâche de récupération manuelle comme une tâche automatisée, puis y joindre un flux automatisé.

    Avant de commencer

    Rôle requis : admin pour le Studio de workflow, sn_bcm.admin, sn_bcm.program_manager ou sn_bcm.planner

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Les administrateurs ou les développeurs low-code sont responsables de la création du flux d’automatisation. Les utilisateurs ayant le rôle de planificateur ou supérieur BCM attachent ensuite le flux d’automatisation à la tâche de récupération. est Studio de workflow utilisé à cette fin, nécessitant un profil de développeur local en raison de restrictions d’autorisation. Le Studio de workflow rôle ne nécessite pas de licence supplémentaire. Cependant, cela nécessite des rôles spéciaux. Pour en savoir plus sur les rôles et les Studio de workflow autorisations, reportez-vous à la section User access to Workflow Studio flows.

    La configuration du flux comporte les étapes suivantes :
    1. L’utilisateur définit les autorisations pour garantir l’accès et le contrôle appropriés et crée un flux secondaire pour gérer le processus d’automatisation.
    2. L’utilisateur définit ensuite les entrées pour fournir les informations nécessaires au flux d’automatisation.
    3. Le processus d’automatisation comprend des actions permettant d’automatiser la tâche manuelle et de mettre à jour son état d’achèvement.

    Les tâches automatisées sont exécutées séquentiellement jusqu’à ce qu’une tâche manuelle soit rencontrée. Si une tâche automatisée échoue, une intervention manuelle est nécessaire pour la déclencher à nouveau. En cas d’échec du processus d’automatisation, il peut être redéclenché pour garantir l’achèvement. Si une tâche échoue, le délégataire suppléant en est informé par e-mail et doit effectuer les actions manuelles nécessaires pour remédier à la défaillance. Cela garantit que le processus de récupération se poursuit sans heurts, même en cas de problèmes d’automatisation.

    Procédure

    1. Accédez à la Espaces de travail > Espace de travail Continuité de l'activité et sélectionnez un enregistrement de plan.
    2. Dans l’onglet Tâches de récupération , sélectionnez une tâche de récupération manuelle que vous souhaitez automatiser.

      Vous pouvez automatiser une tâche de reprise manuelle dans le plan de continuité d’activité.

    3. Ouvrir Studio de workflow et sélectionner Créer un flux secondaire.
    4. Renseignez les champs du formulaire.

      Pour plus d’informations sur la création d’un flux secondaire personnalisé pour automatiser les tâches dans l’application, reportez-vous à la BCM section Formulaire Créer un flux secondaire.

      Pour plus d’informations sur la création d’un flux secondaire, reportez-vous à la section Create a subflow in Workflow Studio.

      Les propriétés du flux secondaire sont renseignées.
    5. Sélectionnez Soumettre.
      Le flux secondaire est conçu pour automatiser la tâche. Dans la section Actions du flux secondaire, les onglets Action, Logique de flux et Flux secondaire s’affichent.
    6. Créez les entrées de flux secondaire pour spécifier les données disponibles au flux secondaire lorsqu’il commence son exécution.

      Pour établir une référence à l’enregistrement lié à la tâche, vous pouvez spécifier le nom et le type d’entrée dans la section Entrées et sorties du flux secondaire. En définissant les entrées, vous pouvez créer une référence à la tâche responsable de l’exécution de l’automatisation.

      Référence à la tâche.

      1. Sélectionnez l’étiquette pour l’entrée dans le champ Étiquette .
        Dans le flux secondaire, il y a une variable spéciale connue sous le nom de variable actuelle. Lorsque la variable actuelle est choisie dans la section Entrées, elle est automatiquement remplacée par la tâche qui a déclenché l’automatisation. Cela permet un référencement et un traitement dynamiques de la tâche spécifique au sein du flux secondaire.
      2. Sélectionnez le nom de l’entrée dans le champ Nom .
        Le champ Nom est l’endroit où vous devez définir le nom de la variable pour qu’il soit actuel (tout en minuscules). Le type doit toujours être ID de document.Tâche d’événement.
      3. Sélectionnez le type de l’entrée dans le champ Type .
        Par exemple, vous pouvez sélectionner ID de document.Tâche d’événement comme type d’entrée.
      4. Pour marquer l’entrée comme obligatoire, sélectionnez l’option Obligatoire .
        Pour plus d’informations sur la création d’entrées et de sorties de flux secondaire, reportez-vous à la section Create a subflow in Workflow Studio.
      5. Sélectionnez + pour ajouter une nouvelle entrée.

      Une fois les variables de flux créées, vous pouvez y accéder sur Studio de workflow. Pour plus d’informations sur la création d’entrées et de sorties de flux secondaire, reportez-vous à la section Create a subflow in Workflow Studio.

    7. Dans la section Actions, sélectionnez Envoyer un e-mail.
      Développer la section Envoyer un e-mail affiche les champs, comme illustré dans l’exemple suivant. Les champs du formulaire sont décrits dans la table. Flux secondaire révisé.
      Tableau 1. Champs Envoyer un e-mail
      Action Nom de l’action pour le flux secondaire.

      Par défaut : envoyer un e-mail
      Enregistrement cible Enregistrement de tâche associé utilisé pour le flux secondaire.
      Table Nom de la table où réside la tâche. Par exemple, tâche d’événement [sn_recovery_event_task].
      Inclure un filigrane Option permettant d’ajouter un filigrane dans le fichier associé à la tâche.
      Vers Adresses e-mail des destinataires à adresser directement.
      Cc Adresses e-mail des destinataires copiés. Ils peuvent afficher la liste des destinataires auxquels l’e-mail s’adresse directement.
      Cci Adresses e-mail des destinataires copiés dont les noms ne sont pas affichés dans l’e-mail.
      Objet Objet de l’e-mail qui décrit le problème et le motif de l’envoi de l’e-mail.
      Détails Description et étapes d’action concernant le problème.
    8. Sélectionnez Terminé.
      Une fois l’automatisation déclenchée, la tâche est considérée comme terminée. Dans ce cas particulier, l’e-mail est automatiquement envoyé à l’utilisateur qui a été sélectionné.
    9. Sélectionnez Mettre à jour l’enregistrement dans la section Actions du flux secondaire.
      Vous pouvez mettre à jour la tâche du plan d’origine à terminer en mettant à jour la section d’enregistrement du flux secondaire. Mettez à jour l’enregistrement.
      1. Dans le champ Action , sélectionnez Mettre à jour l’enregistrement.
      2. Dans le champ Enregistrement , sélectionnez Actuel.
      3. Dans le champ État , sélectionnez Fermé terminé.
      4. Sélectionnez Terminé.
        L’état de l’enregistrement passe à Terminé.
    10. Pour publier le workflow, sélectionnez Publier.
      Les changements sont appliqués à toutes les instances où le flux secondaire est utilisé. De même, vous pouvez définir de nouveaux flux dans le flux secondaire qui peuvent être exécutés comme une automatisation.
    11. Accédez à l’onglet Tâches de récupération dans le plan avec le rôle sn_bcm.program_manager et ouvrez la tâche de récupération manuelle qui était en cours de modification.
      Le formulaire de tâche de reprise s’affiche.

      Tâches dans le champ Flux automatisé.

    12. Dans le champ Classification des tâches , sélectionnez Automatisé pour remplacer la tâche manuelle par une tâche automatisée, puis sélectionnez Enregistrer.
      Après avoir enregistré le formulaire, les variables de flux s’affichent.
      Lorsque vous sélectionnez et enregistrez la tâche, les variables associées au flux automatisé s’affichent dans le champ Variables de la tâche de récupération.Variables pour le flux automatisé.
    13. Dans les détails de l’affectation, confirmez que le champ Délégataire suppléant est renseigné.

      Lors de la conversion d’une tâche manuelle en tâche automatisée, le champ Délégataire de sauvegarde s’affiche sur le formulaire. Si une erreur entraîne l’échec du flux d’automatisation, une notification par e-mail est envoyée au délégataire suppléant. Cet e-mail l’informe de l’échec du flux automatisé et de la nécessité d’une intervention manuelle pour résoudre la tâche. Le délégataire suppléant peut alors prendre les mesures nécessaires pour terminer la tâche et assurer sa résolution.

    14. Sélectionnez Enregistrer.
      Le formulaire de tâche de récupération comprend désormais une colonne de classification des tâches où les tâches automatisées sont affichées. Ces tâches automatisées sont exécutées automatiquement par le système dans le cadre du plan.