Gestion du processus de demande de diligence raisonnable

  • Rversion finale: Yokohama
  • Mis à jour 30 janv. 2025
  • 6 minutes de lecture

    • Dans l’onglet Détails, vous pouvez afficher et ajuster les informations de demande de diligence raisonnable pour un tiers. Vous pouvez également consigner des commentaires externes et des notes de travail privées, joindre des fichiers et suivre les mises à jour des demandes dans le flux d’activité.

    L’onglet Détails d’une demande de diligence raisonnable affiche des informations dans les sections suivantes :

    Demande de diligence raisonnable d'un tiers

    Tableau 1. Demande de diligence raisonnable d'un tiers
    Champ Description
    Numéro

    Pour chaque demande de diligence raisonnable, le système attribue automatiquement un numéro d’identification unique qui commence par le texte DDR.
    État État actuel du processus de diligence raisonnable : IRQ, diligence raisonnable externe, approbation, risque contractuel ou fermé.
    Type de demande
    • Intégration d’un nouvel engagement. Démarrez le processus d’intégration pour un nouvel engagement avec un tiers existant.
    • Réévaluez un engagement existant. Réévaluez un engagement existant lorsque les conditions changent. Par exemple, supposons que vous entendiez des nouvelles défavorables ou que vous subissiez des changements dans les lignes d’approvisionnement de votre tiers. Vous voudrez peut-être réévaluer le risque en effectuant une diligence raisonnable supplémentaire.
    • Réévaluez un engagement existant pour le renouvellement du contrat. Réévaluez le risque avant que votre organisation ne renouvelle le contrat avec un tiers ou un engagement actuel en effectuant une diligence raisonnable.
    • Séparation d’un engagement avec diligence raisonnable. Déterminez si la séparation (mettre fin à la relation) avec un engagement est le plan d’action optimal en effectuant une diligence raisonnable. Par exemple, il peut être trop risqué de changer de tiers ou d’engagement, même si leurs performances actuelles ne répondent pas aux attentes.
    • Séparation d’un engagement sans diligence raisonnable. Demandez la résiliation définitive d’un engagement à la fin d’un engagement ou si vous souhaitez passer à un autre tiers pour d’autres raisons. Dans ce cas, vous n’avez généralement pas besoin d’effectuer une diligence raisonnable supplémentaire. Le processus comprend toutefois le processus normal de questionnaire sur les risques inhérents (IRQ) pour confirmer que les services fournis par l’engagement ne seront plus poursuivis.
    Priorité Priorité de la demande.
    • 1 – Critique
    • 2 : élevé
    • 3 – Modéré
    • 4 - Faible
    • 5 – En préparation
    Tiers Tiers auquel la demande est associée.
    Dépenses annuelles Argent dépensé avec l’organisation tierce en un an.
    Engagement

    Engagement auquel la demande est associée.

    Remarque :
    Une fois la demande de diligence raisonnable soumise par le demandeur, le gestionnaire TPR ou le titulaire de la demande de diligence raisonnable peut mettre à jour ce champ pour un engagement existant en sélectionnant l’icône de loupe. Cela permet d’éviter l’intégration d’engagements existants.
    Ignorer le processus de risque du contrat Option permettant d’ignorer le processus de risque du contrat.
    Lorsque vous cochez la case, vous contournez l’état de négociation du contrat . Les champs Date de début du contrat et Date d’expiration du contrat sont remplacés par la date de début de l’engagement et la date d’expiration de l’engagement. Consultez Processus de risque du contrat.
    Remarque :
    Une fois que le gestionnaire des risques liés aux tiers (TPR) a approuvé la demande, elle n’est pas envoyée aux négociateurs du contrat et la demande est fermée.
    Demandeur Créateur de la demande.
    Ouverte le Date à laquelle la demande a été ouverte.
    Date de début du contrat, date d’expiration Dates préférées pour le début et la fin des interactions avec l’engagement.
    Date de début de l’engagement, date d’expiration de l’engagement Dates préférées pour le début et la fin des interactions avec l’engagement.
    Évaluateur IRQ Utilisateur de votre organisation qui répond à l’IRQ. Consultez Gestion des processus IRQ.
    Négociateur de contrat Utilisateur de votre organisation qui prépare, négocie et approuve le contrat.
    Groupe d'affectation

    Groupe de personnes qualifiées disponibles pour travailler sur la demande.

    Pour les nouvelles demandes, le groupe d’affectation est défini sur Assignateurs de demandes de diligence raisonnable. Le système envoie une notification par e-mail à tous les utilisateurs du groupe spécifié dans le groupe d’affectation. Le message indique que la demande a été reçue et qu’elle est dans l’état Nouveau . Le message comprend également un lien vers la page des détails de la demande.

    Sur le formulaire de demande de diligence raisonnable :

    • N’importe quel membre du groupe peut sélectionner Me l’affecter ou définir le champ Propriétaire sur n’importe quel autre membre du groupe.
    • Un gestionnaire TPR ou un évaluateur TPR peut effacer le champ Groupe d’affectation ou modifier la valeur pour sélectionner parmi différents évaluateurs TPR dans la liste de sélection des propriétaires .
    Propriétaire

    Les propriétaires sont responsables de confirmer que l’évaluation est effectuée en temps opportun par le tiers, d’examiner leurs réponses et de créer et résoudre les problèmes. Pour mener l’évaluation jusqu’à son achèvement, les propriétaires sont informés lorsqu’une évaluation atteint une étape particulière. Le propriétaire doit avoir le rôle de gestionnaire ou d’évaluateur TPR.
    Description brève, description Description de la demande qui aide d’autres personnes à comprendre l’intention et les exigences du créateur.

    Informations de base sur un tiers

    Tableau 2. Informations de base sur un tiers
    Champ Description
    Nom du tiers Nom du tiers auquel la demande est associée.
    Numéro DUNS Identificateur numérique unique de l’entité d’entreprise unique. Un numéro DUNS n’est pas légalement requis pour une entreprise.
    Rue, ville, état/province, code postal, pays, téléphone, fax Informations de contact standard pour l’organisation tierce.
    Site web URL du tiers.
    Type Type de tiers.
    Secteur Secteur dans lequel le tiers est impliqué.
    Prénom, nom, titre, e-mail, téléphone Informations de contact standard pour le contact de tiers.

    Informations de base sur un engagement

    Tableau 3. Informations de base sur un engagement
    Champ Description
    Nom de l'engagement Nom de l’engagement auquel la demande est associée.
    Type Type de produit ou de service pour cet engagement.
    Utiliser l'adresse de l'entreprise Option d’utiliser la même adresse d’entreprise que le tiers.

    Lorsque vous cochez la case, remplissez automatiquement les champs connexes avec les informations de contact de l’organisation tierce.
    Rue, ville, état/province, code postal, pays, téléphone, fax Informations de contact standard pour l’organisation d’engagement.
    Utiliser le même contact Option permettant d’utiliser les mêmes informations de contact que le tiers.

    Lorsque vous cochez la case, les champs connexes sont renseignés automatiquement avec les informations de contact du tiers.
    Prénom, nom, titre, e-mail, téléphone Coordonnées standard du contact pour l’engagement qui répondra aux questionnaires.

    Évaluations des risques

    Les champs sont renseignés automatiquement en fonction de l’étape actuelle du processus IRQ pour la demande.

    Champ Description
    Cote d'évaluation inhérente Notation déterminée par le processus IRQ.
    Cote des renseignements sur les risques Évaluation déterminée par les données d’un fournisseur de service de renseignements sur les risques.
    Cote d'évaluation de tiers Note déterminée par les réponses au cours du processus d’évaluation externe.
    Cote de l'engagement Évaluation déterminée pour l’engagement.

    Résumé de l'avancement

    État des processus de diligence raisonnable. Les champs sont renseignés automatiquement en fonction de l’étape actuelle de chaque évaluation de la demande de diligence raisonnable.
    • Évaluation des risques inhérente
    • Évaluation de risque de tiers
    • Évaluation des risques de l’engagement

    Composer, Activité, Pièces jointes

    La section Composer de l’onglet Détails vous permet d’ajouter du texte de manière permanente à l’enregistrement. La section Activité est mise à jour avec toutes les actions sur les problèmes et les tâches, les soumissions aux contacts TP, ainsi que les notes de travail et les commentaires que les utilisateurs ajoutent à l’enregistrement. Ajoutez du texte dans les champs suivants selon vos besoins :
    • Notes de travail (privées) : informations sur l’évaluation des risques par un tiers. Les notes de travail ne sont visibles que par les utilisateurs internes affectés au processus.
    • Commentaires : les commentaires sur l’évaluation des risques de tiers sont visibles à la fois par les utilisateurs internes et par les contacts de tiers.