Demander des preuves pendant les audits à l’aide de Conformité de l'espace de travail

  • Rversion finale: Yokohama
  • Mis à jour 30 janv. 2025
  • 6 minutes de lecture

    • Demander des preuves à n’importe quelle étape d’un audit à l’aide du Conformité de l'espace de travail. Les détails sur les éléments pour lesquels des preuves sont demandées sont également fournis à la personne responsable de la fourniture des preuves.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_audit.user

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Les preuves peuvent être demandées de trois manières :
    Mes preuves
    En créant un enregistrement de preuves à partir du module Mes preuves .
    Demander des preuves
    À partir des listes connexes Entité, Contrôle, Tâche d’audit, Problème de test de contrôle et Autres problèmes d’un enregistrement d’engagement. Pour demander des preuves auprès de ces sources, accédez à Tout > Politique et Conformité > Espace de travail Conformité . Dans la vue de liste de l’espace de travail, sélectionnez Engagements dans la liste de test de contrôle. Ouvrez l’enregistrement de l’engagement et sélectionnez la liste connexe à partir de laquelle vous souhaitez demander des preuves. Sélectionnez le bouton Demander des preuves . Ici, vous pouvez soit créer une demande de preuves, soit ajouter d’autres demandes à une demande de preuves existante. La demande de preuves est créée, mais pas les tâches de demande de preuves.
    Vous pouvez informer l’utilisateur des enregistrements de preuves qui existent déjà pour l’une des tables d’éléments connexes de l’engagement, qu’il peut réutiliser.
    1. Pour créer une nouvelle demande de preuves, sélectionnez Créer une nouvelle demande de preuves dans la liste Sélectionner la méthode de la fenêtre contextuelle Demander des preuves. Entrez les détails et sélectionnez le bouton Demander .
    2. Pour afficher les informations sur les preuves connexes existantes, sélectionnez le lien Afficher dans la fenêtre contextuelle Demander des preuves.
      Remarque :
      S’il n’existe aucune preuve, le message n’apparaît pas dans la fenêtre contextuelle Demander des preuves.
      Figure 1. Afficher le lien dans la fenêtre contextuelle Demander des preuves
      Afficher le lien dans la fenêtre contextuelle Demander des preuves.
    3. Pour afficher toutes les preuves existantes créées sur les éléments connexes, sélectionnez la liste connexe Preuves.

      Lorsque la preuve est à l’état Fermé terminé , les boutons d’action de l’interface utilisateur tels que Nouveau, Ajouter une preuve existante, Supprimer et Supprimer sont désactivés. Vous pouvez effectuer ces actions d’interface utilisateur uniquement lorsque l’engagement ou tout autre objet d’audit et de conformité est à l’état actif.

    4. Pour ajouter une preuve existante, sélectionnez le bouton Ajouter une preuve existante et sélectionnez la preuve.
      Remarque :
      Le bouton Ajouter une preuve existante est disponible dans l’élément connexe Preuve de tous les objets de conformité et d’audit tels que l’engagement, la tâche d’audit, le problème, la Conformité de l'espace de travail politique, l’entité, le contrôle, l’objectif de contrôle, le document de référence, le contenu des documents de référence et la demande de preuves.
    5. Pour supprimer l’association des preuves liées à l’engagement, sélectionnez les preuves dans la liste connexe des preuves, puis sélectionnez le bouton Supprimer .
      Remarque :
      L’action supprime uniquement l’association des enregistrements de preuves existants de l’engagement et ne supprime pas l’enregistrement de preuves de la base de données.
    Remarque :
    L’utilisateur connecté doit également avoir accès à l’engagement pour lequel des enregistrements de preuves existent ou doit être l’utilisateur qui a accès à l’enregistrement pour les afficher et les ajouter. Si l’utilisateur connecté n’a pas accès à ces enregistrements, bien qu’il existe des preuves de leur existence sur ces éléments connexes, ils ne sont pas affichés pour que l’utilisateur puisse les ajouter.
    Entité, Contrôle, Objectif de contrôle, Test de contrôle, Engagement, Tables des problèmes
    À partir de tables telles que Entité, Contrôle, Objectif de contrôle, Test de contrôle, Engagement, Problème. Toutefois, lorsque les utilisateurs demandent des preuves à partir de ces tables, la demande de preuves est créée et non la tâche de demande de preuves réelle. Les utilisateurs doivent accéder à l’enregistrement de demande de preuves généré, puis ajouter des tâches de demande de preuves.
    Dans cette procédure, la méthode pour demander des preuves à partir du module Mes preuves est décrite.

    Procédure

    1. Accédez à la Tout > Politique et Conformité > Espace de travail Conformité .
    2. Dans le Conformité de l'espace de travail, sélectionnez l’icône Liste ( Liste).
    3. Accédez à la Demandes de preuves > Ma demande.
    4. Sélectionnez Nouveau.
    5. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 1. Formulaire de demande de preuves
      Champ Description
      Numéro Numéro unique de la demande de preuves.
      Nom Nom pour cette demande.
      Demandeur Utilisateur demandant des preuves. Ce champ est automatiquement renseigné.
      Demandé au nom de Utilisateur pour lequel des preuves sont demandées.
      Type Type de preuve créé. Il peut s’agir d’un audit ou d’une conformité.
      Motif de la demande Motif de la demande de preuves.
      État État de la demande. L'état par défaut est Brouillon.
      Sous-état Un état supplémentaire pour la demande.
      Description Description détaillée de la demande de preuves.
      Affectation
      Groupe d'affectation Groupe affecté pour fournir des preuves.
      Affecté à Utilisateur gestionnaire de la fourniture des preuves.
      Liste de surveillance Utilisateurs intéressés à consulter les preuves recueillies. Si une personne est ajoutée à la liste de surveillance, elle peut accéder à Audit > Demande de preuves > Demandes de preuves observées pour afficher les demandes.
      Calendrier
      Date d'échéance Date prévue de soumission des preuves.
      Ouverte le Date à laquelle la demande est ouverte. Cette date est automatiquement mise à jour.
      Fermé Date à laquelle la demande est fermée. Cette date est automatiquement mise à jour.
      Activité
      Notes de travail Saisissez les notes qui pourraient être requises.
      Activités Journal d’activité de la demande.
      Confidentialité
      Confidentiel Option permettant d’activer la confidentialité de l’enregistrement. Seuls les utilisateurs confidentiels affectés ou les groupes d’utilisateurs confidentiels peuvent accéder à l’enregistrement.

      Pour en savoir plus sur l’option Confidentiel, consultez Marqueur de confidentialité pour les enregistrements d’audit et de conformité.
    6. Enregistrez le formulaire.
      Surveillez l’état des preuves dans l’exécution pas à pas de la page Vue d’ensemble. L’enregistrement progresse à travers une séquence d’étapes logiques lorsque vous acceptez les preuves, demandez la révision des preuves et demandez des informations.

      La liste connexe des détails de la collecte de preuves s’affiche. Cette liste connexe est utilisée pour répertorier les éléments pour lesquels des preuves sont demandées.

    7. Sélectionnez Nouveau.
    8. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 2. Formulaire Détails de la collecte de preuves
      Champ Description
      Numéro Numéro unique pour le détail de la collecte de preuves.
      Nom Nom pour cette demande.
      Type de collecte de preuves Enregistrement pour lequel des preuves sont demandées.
      Si la demande a été saisie par un utilisateur disposant du rôle d’utilisateur Compliance, les options disponibles sont les suivantes :
      • Document de référence
      • Contenu source d'autorité
      • Contrôle
      • Objectif du contrôle
      • Test de contrôle
      • Entité
      • Problème
      • Politique
      Si la demande a été saisie par un utilisateur disposant du rôle d’utilisateur audit, les options disponibles sont les suivantes :
      • Tâche d'audit
      • Contrôle
      • Objectif du contrôle
      • Test de contrôle
      • Engagement
      • Entité
      • Problèmes
      Preuve pour

      Répertorie toutes les tables auxquelles la preuve est appliquée.
      Demande de preuves Numéro unique de la tâche de demande de preuves.
      Affectation
      Groupe d'affectation Groupe affecté pour fournir des preuves. Les utilisateurs de ce groupe doivent avoir les rôles sn_grc.business_user.
      Affecté à Utilisateur gestionnaire de la fourniture de preuves.
      Instructions
      Instructions relatives à la collecte de preuves Instructions pour fournir des preuves. Par exemple, la liste des pièces justificatives, les fichiers, etc.
    9. Sélectionnez Enregistrer.
    10. Sélectionnez Demander des preuves.
      Lorsqu’une demande de preuves est déjà à l’état Travail en cours et qu’un nouveau détail de collecte de preuves est ajouté, la tâche de demande de preuves est immédiatement envoyée au délégataire.
      La liste connexe des preuves s’affiche avec la liste des preuves et la personne à qui la demande est affectée reçoit une notification par e-mail pour fournir les preuves demandées. En outre, l’état de la demande devient Travail en cours.Vous pouvez afficher la description et surveiller l’état de la demande de preuves dans l’exécution pas à pas de la page Vue d’ensemble à mesure qu’elle progresse dans le flux de processus de demande de preuves.