Como permitir que suas equipes se inscrevam em turnos de trabalho

  • Versão de lançamento: Washingtondc
  • Atualizado 1 de fev. de 2024
  • 4 min. de leitura

    • Permita que suas equipes se inscrevam em turnos de trabalho com base na disponibilidade e na preferência.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: sn_shift_planning.admin

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    Quando um plano de programações estiver habilitado para inscrição, você poderá receber notificações. Você também pode receber notificações quando o plano de programações que está aberto para inscrição tem o prazo no dia atual ou em um dia próximo.
    Importante:
    Seu administrador deve definir o valor da propriedade glide.ui_notification.max_recipients como o número máximo de agentes para os quais você deseja enviar as notificações.

    Procedimento

    1. Navegar até Tudo > Workforce Optimization for ITSM > Espaço para gerentes
    2. Selecione o ícone Programação ( ícone Programação).
    3. Adicione um plano de programações.
      1. Selecione a guia Calendário da equipe.
      2. No painel lateral contextual, clique no ícone Mostrar programações ícone Mostrar programações. para exibir as programações.
        Dica:
        Selecione o ícone de filtro ( Filtrar programação) e selecione o estado de inscrição desejado e as datas de inscrição para restringir os planos de programações habilitados para inscrição.
        Nos filtros, para adicionar o desejado Faça o seguinte
        Estado da inscrição
        1. Clique duas vezes em um ou mais estados de inscrição na coluna Disponível para movê-los para a coluna Inscrito.
        2. Selecione Aplicar.
        Datas de inscrição
        1. Selecione uma opção predefinida, como Últimos 7 dias, ou selecione as datas de início e término para as quais você deseja ver os planos de programações habilitados para inscrição.
        2. Selecione Inscrever-se.
      3. No painel Programações, clique no ícone +.

        Você pode duplicar uma programação existente para criar outra. Depois de duplicar uma programação com a inscrição no turno habilitada, você pode atualizar a data de início, a data de término e a data em que os agentes devem se inscrever na programação.

        Nota:
        Se não houver agentes associados à programação, os turnos associados à programação não serão duplicados.
      4. Preencha os campos obrigatórios do formulário.
        A imagem abaixo mostra um exemplo de um formulário de Programação preenchido.

        Criar inscrição de turno

      5. Para permitir que seus agentes se inscrevam em turnos de trabalho, siga estas etapas:
        1. Habilite a caixa de seleção Solicitar inscrição de agente.
        2. No campo Agentes devem se inscrever até, insira a data até a qual eles devem se inscrever para os turnos dessa programação.
        Dica:
        Se os seus agentes se inscreveram nos turnos preferenciais, o campo Atribuído a será preenchido automaticamente com esses agentes.
      6. Selecione Salvar programação.
    4. Adicione um turno de trabalho ao plano de programação.
      1. Selecione o plano de programação que você criou.
        A imagem abaixo exibe o plano de programação que foi criado.

        Selecionar programação para inscrição no turno

      2. Selecione Adicionar turno.
        A imagem abaixo fornece um exemplo de um formulário para inserir os detalhes de um turno.

        Adicionar inscrição no turno

      3. No campo Turno, selecione o turno de trabalho que você deseja adicionar ao plano de programação.
        Nota:
        Se o plano de programações tiver sido habilitado para que os agentes se inscrevam em turnos, os seguintes campos serão habilitados automaticamente:
        • Solicitar inscrição de agente
        • Habilitar atribuição automática de agentes
        Se quiser atribuir agentes manualmente, você poderá desabilitar essas caixas de seleção a qualquer momento.
      4. Se os turnos estiverem habilitados para inscrição, você poderá selecionar Enviar para inscrição.
        Todos os turnos habilitados para inscrição são enviados para os agentes para que se inscrevam em seus turnos. Você pode selecionar Encerrar inscrição para encerrar a inscrição de agentes em um turno antes da data de prazo da inscrição e atribuir os agentes manualmente.
        • O rótulo destacado Habilitado para inscrição muda para Inscrição encerrada.
        • O sistema fechará automaticamente as inscrições após a data de prazo das inscrições.
    5. Adicione agentes aos turnos de trabalho.
      ParaFaça o seguinte
      Atribuição automática de agentes Habilite a caixa de seleção Habilitado para atribuição automática de agentes. Seus agentes que definiram o turno como preferência principal serão atribuídos automaticamente. O número de turnos com atribuição automática tem como base o valor definido na propriedade do sistema sn_shift_planning.max_shifts_to_autoassign.
      Atribuição manual de agentes
      1. No campo Atribuir agentes, pesquise agentes e adicione um ou mais agentes ao turno.
      2. Para adicionar agentes que se inscreveram nos turnos, selecione +Adicionar agentes inscritos.
        Você pode exibir os agentes que se inscreveram e sua classificação preferencial para trabalhar nesse turno. Se você não quiser exibir os agentes que já foram atribuídos a um turno desse plano de programações, ative o botão de alternância Ocultar agentes já atribuídos a outros turnos.
        Nota:
        Essa opção só estará disponível após o encerramento das inscrições de agentes para o turno.
      3. Selecione Salvar seleção.
    6. Selecione Salvar turno.
      O estado do plano de programações muda para Gerando visualização.
    7. Para publicar o plano de programações, selecione Publicar.
      Nota:
      A atualização da tela pode levar alguns minutos.
      A tabela descreve os diferentes estados de inscrição em turnos do plano de programações.
      Estado de inscrições no plano de programações Descrição
      Inscrição não habilitada O plano de programações não está habilitado para inscrição.
      Inscrição habilitada
      • O plano de programações está habilitado para inscrição, mas ainda não está pronto para que os agentes se inscrevam nos turnos.
      • O plano de programações não pode ser publicado quando habilitado para inscrição.
      ​
      Inscrição aberta
      • O plano de programações está habilitado para inscrição e está pronto para os agentes se inscreverem.
      • O plano de programações não pode ser publicado nem excluído quando aberto para inscrição.
      • Quando estiver aberto para inscrição:
        • A data de prazo das inscrições não pode ser alterada.
        • Os detalhes do turno de trabalho não podem ser alterados.
        • Não é possível adicionar novos turnos.
        • Se habilitado para atribuição automática, não será possível alterar a atribuição de agentes a um turno.
      Inscrição encerrada O plano de programações está fechado para inscrição de agentes.