Erstellen und ordnen Sie ein Policendokument in zu Microsoft SharePoint

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 5 Minuten Lesedauer

    • Aktivieren Sie Redlining in einem Policendokument, das an Ihrem Standort Microsoft SharePoint vorhanden ist, anstatt ein Dokument in Microsoft SharePoint zu erstellen und das Dokument dem Policendatensatz zuzuordnen.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: Erforderliche Rolle: sn_compliance_ws.corporate_compliance_analyst; mp_document_user

    Wichtig:
    Die Integration von Richtlinien-Redlining mit Microsoft SharePoint ist ab Version Washington DC Now Platform verfügbar. Diese Funktion ist nicht verfügbar, auch wenn Sie Version 19.x von Vancouververwenden.

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Sie können nicht nur Dokumente, die sich in Microsoft OneDrive und Google Drivebefinden, sondern auch Dokumente, die sich im Standort Microsoft SharePoint befinden, Ihrem Policendatensatz zuordnen.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Richtlinien und Compliance > Compliance-Arbeitsbereich.
    2. Wählen Sie in Compliance Workspacedas Listensymbol ( Listensymbol.).
    3. Navigieren zu Compliance-Bibliothek > Meine Richtlinien.
      Sie können eine neue Richtlinie erstellen oder einen Richtliniendatensatz öffnen, um ein Dokument zuzuordnen.
    4. Wählen Sie eine Richtlinie aus, um ein Richtliniendokument vom Standort Microsoft SharePoint zuzuordnen.
      Sie können ein Dokument auf der Website Microsoft SharePoint erstellen und dem Richtliniendatensatz zuordnen, wenn sich die Richtlinie im Status Entwurf befindet.
    5. Wählen Sie in der zugehörigen Liste „Richtlinientext“ des Richtliniendatensatzes die UI- Aktionsliste „Dokumentbearbeitung aktivieren “ aus, und klicken Sie auf die Option Neues Dokument erstellen.
    6. Geben Sie im Popup-Fenster „Word-Dokument erstellen“ im Feld Website-URL die URL der Website ein.
      Sie können die Informationen zum Standort-URL-Speicherort abrufen, indem Sie den Mauszeiger über das Symbol Site-URL Site-URL bewegen.
      1. Um die Site-URL abzurufen, melden Sie sich bei der Site Microsoft SharePoint an.
      2. Wählen Sie die Liste Freigeben aus, und klicken Sie auf die Option Link zu Seite kopieren.
    7. Geben Sie den Pfad des Ordners ein, den Sie im Feld Ordnerspeicherort kopiert haben.
      Dieser Pfad ist der Speicherort, an dem sich das Dokument befindet.
    8. Geben Sie den Namen des Dokuments in das Feld Dokumentname ein.
    9. Wählen Sie Erstellen aus.
      Wenn Sie „Erstellen“ auswählen, wird das Dokument im Ordner des von Ihnen angegebenen Accounts Microsoft SharePoint erstellt. Wenn Sie einen Link zu einem freigegebenen Ordner bereitstellen, müssen Sie über Bearbeitungszugriff verfügen, um eine Datei in diesem Ordner zu erstellen.

      Nachdem das Dokument erstellt wurde, können die Beitragenden und Richtlinienbesitzer, die Zugriff auf die Richtlinie im Status Entwurf haben, das Dokument in Microsoft SharePoint bearbeiten und Inhalte hinzufügen.

    10. Um den Inhalt im Textfeld „Richtlinie“ des Richtliniendatensatzes zu aktualisieren, wählen Sie den Link Aktualisieren unter dem Dokumentlink.
      Alternativ können Sie auch die Schaltfläche In Word öffnen auswählen.

      Der Inhalt, der im angegebenen Dokument des Standorts Microsoft SharePoint vorhanden ist, wird in das Textfeld Richtlinie kopiert. Eine Meldung, dass der Richtlinientext mit dem neuesten Inhalt aus dem Richtliniendokument in der Cloud aktualisiert wird, bestätigt, dass der Inhalt im Richtlinientext und im Dokument synchron sind.

    11. Um die Benutzer anzuzeigen, die Lese- oder Schreibzugriff auf das Dokument haben, navigieren Sie zur zugehörigen Liste Dokumentzugriff.
      Nachdem das Dokument dem Richtliniendatensatz zugeordnet wurde, wird auch der Zugriff für die Richtlinienanwender auf das Dokument eingerichtet. Der Zugriff auf das Richtliniendokument variiert mit den Benutzern je nach Rollen und Status der Richtlinie.
      Entwurf
      Wenn sich die Richtlinie im Status Entwurf befindet, haben der Besitzer und die Beitragenden Bearbeitungszugriff.
      Prüfen
      Wenn sich die Richtlinie im Status „Überprüfung“ befindet, haben Überprüfer und Besitzer Bearbeitungszugriff. Beitragende und Genehmiger haben jedoch nur Lesezugriff.
      Genehmigt
      Wenn die Richtlinie in den Status Genehmigt wechselt, haben alle Stakeholder der Richtlinie nur Lesezugriff.

      Sie können die Zugriffsrechte der Benutzer auch überprüfen, indem Sie zum Dokument [] navigieren, im Dokument Microsoft SharePointMicrosoft SharePoint die Liste Freigeben auswählen und auf Zugriff verwaltenklicken. In einigen Fällen stimmen die Zugriffsrechte, die Benutzer für das Richtliniendokument ServiceNow haben, möglicherweise nicht mit den Rechten überein, die Benutzer bei der Zusammenarbeit an dem Dokument auf der Website Microsoft SharePoint haben. Dies liegt an den in der Site Microsoft SharePoint festgelegten Stammberechtigungen, die an die Ordner innerhalb der Site vererbt werden. Die Benutzer der Ordner innerhalb der Site erben diese Berechtigungen. Sie können die Berechtigungen überschreiben.

      1. Um die Site-Berechtigung Microsoft SharePoint zu überschreiben, wählen Sie das Einstellungssymbol ( Einstellungssymbol.).
      2. Wählen Sie in der Liste „ Einstellungen “ die Option Site-Berechtigungen aus.
      3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, in dem sich das Dokument befindet, und wählen Sie Zugriff verwaltenaus.
      4. Wählen Sie Erweiterte Einstellungen und klicken Sie auf Vererbung von Berechtigungen anhalten.
        Dieser Ordner erbt keine Berechtigungen mehr von der übergeordneten Ebene oder von der Site-Ebene Microsoft SharePoint. Wenn Sie nun von ServiceNowaus Zugriff auf das Dokument gewähren, ist die gleiche Zugriffsebene, die Sie in der zugehörigen Liste „Dokumentzugriff“ sehen, auch für die Anwender verfügbar, die am Dokument Microsoft SharePoint zusammenarbeiten.
    12. Wenn die Richtlinie entworfen wurde und vollständig ist, kann der Richtlinienbesitzer eine Überprüfung anfordern, indem er die Schaltfläche Überprüfung anfordern auswählt.
      1. Geben Sie im Popup-Fenster Überprüfung anfordern eine Nachricht für die Überprüfer ein.
      2. Wählen Sie Anforderung aus.
        Als Überprüfer können Sie die Richtlinie anzeigen, wenn Sie sich bei Meine ausstehenden Aufgaben in der Ansicht Aufgaben anmelden, wenn sie zur Überprüfung bereit ist.
      3. Wählen Sie die Schaltfläche Zur Überprüfung senden aus.
        Sie können den Richtlinientext lesen, im Popup-Fenster Überprüfung senden einen Kommentar hinzufügen und die Richtlinie absenden.
    13. Um eine Vorschau des Dokuments anzuzeigen und die aktuelle Aktualisierung zu erhalten, nachdem Ihre Überprüfer sie überprüft haben, wählen Sie den Link Aktualisieren auf der Registerkarte Richtlinientext.
      Überprüfer können dem Dokument Vorschläge und Kommentare hinzufügen, indem sie auf klicken Prüfen > Changes nachverfolgen > Für alle in der Microsoft SharePoint.

      Als Richtlinienbesitzer können Sie den aktualisierten Inhalt des Dokuments von Microsoft SharePoint abrufen, indem Sie auf den Link Aktualisieren klicken. Diese Aktion verwaltet eine Synchronisierung zwischen dem im Cloud-Dokument vorhandenen Inhalt und dem Inhalt im Richtlinientextfeld der Richtlinie.

      Hinweis:
      Häufig durchgeführte Updates werden nicht in den Versionsverlaufsdatensätzen von Microsoft SharePoint erfasst, und der Inhalt ist möglicherweise nicht in Echtzeit verfügbar. Daher kann es zu einer Verzögerung beim Abrufen des zuletzt aktualisierten Inhalts aus Microsoft SharePoint in das Richtlinientextfeld kommen.

      Alle Aktivitäten zwischen dem Richtlinienbesitzer und den Überprüfern werden auf der Registerkarte Aktivität der zugehörigen Liste Details erfasst. Wenn alle Überprüfer die Überprüfung abgeschlossen haben, kann der Richtlinienbesitzer die Veröffentlichungsprüfliste abschließen.

    14. Wählen Sie die Schaltfläche Veröffentlichungsprüfliste abschließen aus.
      Wenn alle Überprüfungen abgeschlossen sind, können Sie als Richtlinienbesitzer den Veröffentlichungsprozess abschließen. Mit dieser Aktion wird ein Playbook erstellt. Der Richtlinienbesitzer muss die Veröffentlichungsprüfliste durchlaufen, bevor er die Genehmigung anfordert. Siehe Veröffentlichungsprüfliste für die Richtlinie abschließen und Genehmigung anfordern.

      Nach Abschluss des Veröffentlichungsprozesses können Sie die Richtlinie entweder als PDF-Datei an den Richtliniendatensatz anhängen oder einen Artikel Knowledge Base generieren, wenn die Richtlinie in den Status Veröffentlicht wechselt.

    15. Wählen Sie in der Sidebar der zugehörigen Liste Übersicht der Richtlinie das Anhangsymbol ( Anhangsymbol.), um die PDF-Version des Artikels Knowledge Base anzuzeigen.
    16. Um den Verlauf der Richtlinie anzuzeigen, wählen Sie die zugehörige Liste Richtlinienverlauf aus.
      Weitere Informationen finden Sie unter Verlauf einer Redlining-fähigen Richtlinie anzeigen.