Nachweis für Audit anfordern

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 2 Minuten Lesedauer

    • Sie können in jeder Phase eines Audits Nachweise anfordern. Die Details zu den Elementen, für die Nachweise angefordert werden, werden auch der Person zur Verfügung gestellt, die für die Bereitstellung der Nachweise verantwortlich ist.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_audit.user

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Ein Nachweis kann auf die folgenden drei Arten angefordert werden:
    • Durch Erstellen eines Nachweisdatensatzes im Modul „ Mein Nachweis “
    • Über die zugehörigen Listen „Entität“, „Steuerung“, „Audit-Aufgabe“, „Steuerungstestproblem“ und „Andere Probleme“ in einem Interaktionsdatensatz. Um Nachweise aus diesen Quellen anzufordern, navigieren Sie zu Audit > Interaktionen > Meine Interaktionen. Öffnen Sie den Interaktionsdatensatz, und wählen Sie die zugehörige Liste aus, aus der Sie Nachweise anfordern möchten. Wählen Sie in der Liste Aktion für ausgewählte Zeilen die Option Nachweis anfordernaus. Hier können Sie entweder eine neue Nachweisanforderung erstellen oder einer vorhandenen Nachweisanforderung weitere Anforderungen hinzufügen. Die Nachweisanforderung wird erstellt, jedoch keine Nachweisanforderungsaufgaben.
    • Aus den folgenden Tabellen: Entität, Kontrolle, Kontrollziel, Kontrolltest, Interaktion, Problem. Wenn die Benutzer jedoch Nachweise aus diesen Tabellen anfordern, wird die Nachweisanforderung erstellt und nicht die tatsächliche Nachweisanforderungsaufgabe. Die Benutzer müssen zum generierten Nachweisanforderungsdatensatz wechseln und dann Nachweisanforderungsaufgaben hinzufügen.
    In diesem Verfahren wird die Methode zum Anfordern von Nachweisen aus dem Modul „ Meine Nachweise “ beschrieben.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Audit > Meine Nachweisanforderung.
    2. Klicken Sie auf Neu.
    3. Füllen Sie die Felder des Formulars aus.
      Tabelle : 1. Formular zur Nachweisanforderung
      Feld Beschreibung
      Nummer Eindeutige Nummer der Nachweisanforderung.
      Anforderer Anwender, der einen Nachweis anfordert. Dieses Feld wird automatisch gefüllt.
      Angefordert im Namen von Anwender, für den Nachweise angefordert werden.
      Zuweisungsgruppe Gruppe, die zur Bereitstellung von Nachweisen zugewiesen ist.
      Zugewiesen an Anwender, der für die Bereitstellung des Nachweises verantwortlich ist.
      Status Status der Anforderung. Der Standardstatus ist Entwurf.
      Typ Der Standardtyp ist Audit.
      Anforderungsgrund Grund für die Anforderung von Nachweisen.
      Beobachtungsliste Benutzer, die daran interessiert sind, die gesammelten Nachweise anzuzeigen. Wenn eine Person auf der Beobachtungsliste hinzugefügt wird, kann sie zu navigieren Audit > Nachweisanforderung > Überwachte Nachweisanforderungen um die Anforderungen anzuzeigen.
      Kurzbeschreibung Kurze Beschreibung der Nachweisanforderung.
      Beschreibung Detaillierte Beschreibung der Nachweisanforderung.
      Zeitplan
      Fälligkeitsdatum Erwartetes Datum der Nachweisübermittlung.
      Geöffnet Datum, an dem die Anforderung geöffnet wird. Dieses Datum wird automatisch aktualisiert.
      Geschlossen Datum, an dem die Anforderung geschlossen wird. Dieses Datum wird automatisch aktualisiert.
      Aktivität
      Arbeitsnotizen Geben Sie die ggf. erforderlichen Notizen ein.
      Aktivitäten Aktivitätsprotokoll für die Anforderung.
      Vertraulichkeit
      Vertraulich Option zum Aktivieren der Vertraulichkeit des Datensatzes. Nur die zugewiesenen vertraulichen Anwender oder vertraulichen Gruppen von Anwendern können auf den Datensatz zugreifen.

      Weitere Informationen zur Option „Vertraulich“ finden Sie unter Vertraulichkeitskennzeichnung für Audit- und Compliance-Datensätze.
    4. Speichern Sie das Formular.
      Die zugehörige Liste Nachweissammlungsdetails wird angezeigt. Diese zugehörige Liste wird verwendet, um die Elemente aufzulisten, für die Nachweise angefordert werden.
    5. Klicken Sie auf Neu.
    6. Füllen Sie die Felder des Formulars aus.
      Tabelle : 2. Formular „Nachweissammlungsdetails“.
      Feld Beschreibung
      Nachweisanforderung Eindeutige Nummer der Nachweisanforderungsaufgabe.
      Nachweis für Datensatz, für den Nachweise angefordert werden.
      Zuweisungsgruppe Gruppe, die zur Bereitstellung von Nachweisen zugewiesen ist. Die Benutzer dieser Gruppe müssen über die Rollen sn_grc.business_user verfügen.
      Zugewiesen an Anwender, der für die Bereitstellung von Nachweisen verantwortlich ist.
      Anweisungen zur Nachweissammlung Anweisungen für die Bereitstellung von Nachweisen. Beispiel: Liste der unterstützenden Dokumente, Dateien usw.
    7. Klicken Sie auf OK.
    8. Klicken Sie auf Absenden.
    9. Klicken Sie auf Nachweis anfordern.
      Wenn sich eine Nachweisanforderung bereits im Status „In Bearbeitung“ befindet und ein neues Nachweissammlungsdetail hinzugefügt wird, wird die Aufgabe zur Nachweisanforderung sofort an den Beauftragten gesendet.
      Die zugehörige Liste Nachweis wird mit der Liste der Nachweise angezeigt, und die Person, der die Anforderung zugewiesen ist, wird per E-Mail aufgefordert, den angeforderten Nachweis bereitzustellen. Außerdem ändert sich der Status der Anforderung in In Arbeit.