Mit können Sie während Audits Nachweise anfordern Audit Workspace
Mit Audit Workspacekönnen Sie während eines Audits jederzeit Nachweise anfordern. Die Details zu den Elementen, für die Nachweise angefordert werden, werden auch der Person zur Verfügung gestellt, die für die Bereitstellung der Nachweise verantwortlich ist.
Vorbereitungen
Erforderliche Rolle: sn_audit.user
Prozedur
- Navigieren zu Alle > Audit-Arbeitsbereich.
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Wählen Sie in Audit Workspace das Listensymbol (
).
- Navigieren zu Nachweisanforderungen > Meine Anforderung.
- Wählen Sie Neu.
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Füllen Sie die Felder des Formulars aus.
Tabelle : 1. Formular zum Anfordern eines Nachweises Feld Beschreibung Nummer Eindeutige Nummer der Nachweisanforderung. Name Ein Name für diese Anforderung. Anforderer Anwender, der einen Nachweis anfordert. Dieses Feld wird automatisch gefüllt. Angefordert im Namen von Anwender, für den Nachweise angefordert werden. Typ Typ des Nachweises, der erstellt wird. Kann entweder „Audit“ oder „Compliance“ sein. Anforderungsgrund Grund für die Anforderung von Nachweisen. Status Status der Anforderung. Der Standardstatus ist Entwurf. Substatus Ein zusätzlicher Status für die Anforderung. Beschreibung Detaillierte Beschreibung der Nachweisanforderung. Zuweisung Zuweisungsgruppe Gruppe, die zur Bereitstellung von Nachweisen zugewiesen ist. Zugewiesen an Anwender, der für die Bereitstellung des Nachweises verantwortlich ist. Beobachtungsliste Benutzer, die daran interessiert sind, die gesammelten Nachweise anzuzeigen. Wenn eine Person auf der Beobachtungsliste hinzugefügt wird, kann sie zu navigieren Audit > Nachweisanforderung > Überwachte Nachweisanforderungen um die Anforderungen anzuzeigen. Zeitplan Fälligkeitsdatum Erwartetes Datum der Nachweisübermittlung. Geöffnet Datum, an dem die Anforderung geöffnet wird. Dieses Datum wird automatisch aktualisiert. Geschlossen Datum, an dem die Anforderung geschlossen wird. Dieses Datum wird automatisch aktualisiert. Aktivität Arbeitsnotizen Geben Sie die ggf. erforderlichen Notizen ein. Aktivitäten Aktivitätsprotokoll für die Anforderung. Vertraulichkeit Vertraulich Option zum Aktivieren der Vertraulichkeit des Datensatzes. Nur die zugewiesenen vertraulichen Anwender oder vertraulichen Gruppen von Anwendern können auf den Datensatz zugreifen. Weitere Informationen zur Option „Vertraulich“ finden Sie unter Vertraulichkeitskennzeichnung für Audit- und Compliance-Datensätze.
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Speichern Sie das Formular.
Die zugehörige Liste Nachweissammlungsdetails wird angezeigt. Diese zugehörige Liste wird verwendet, um die Elemente aufzulisten, für die Nachweise angefordert werden.
- Klicken Sie auf Neu.
-
Füllen Sie die Felder des Formulars aus.
Tabelle : 2. Formular für Nachweissammlungsdetails Feld Beschreibung Nummer Eindeutige Nummer für das Nachweissammlungsdetail. Name Ein Name für diese Anforderung. Nachweissammlungstyp Datensatz, für den Nachweise angefordert werden. Wenn Sie ein Benutzer mit der Rolle „Audit-Benutzer“ sind, stehen folgende Optionen zur Verfügung:- Audit-Aufgabe
- Regulatorisches Dokument
- Zitat
- Kontrolle
- Kontrollziel
- Kontrolltest
- Interaktion
- Entität
- Problem
- Richtlinie
Wenn die Anforderung von einem Benutzer mit der Audit-Benutzerrolle eingegeben wurde, stehen folgende Optionen zur Verfügung:- Audit-Aufgabe
- Kontrolle
- Kontrollziel
- Kontrolltest
- Interaktion
- Entität
- Probleme
Nachweis für Listet alle Tabellen auf, auf die der Nachweis angewendet wird.
Nachweisanforderung Eindeutige Nummer der Nachweisanforderungsaufgabe. Zuweisung Zuweisungsgruppe Gruppe, die zur Bereitstellung von Nachweisen zugewiesen ist. Die Benutzer dieser Gruppe müssen über die Rollen sn_grc.business_user verfügen. Zugewiesen an Anwender, der für die Bereitstellung von Nachweisen verantwortlich ist. Anweisungen Anweisungen zur Nachweissammlung Anweisungen für die Bereitstellung von Nachweisen. Beispiel: Liste der unterstützenden Dokumente, Dateien usw. - Wählen Sie Speichern.
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Wählen Sie Beweise anfordern aus.
Wenn sich eine Nachweisanforderung bereits im Status „In Bearbeitung“ befindet und ein neues Nachweissammlungsdetail hinzugefügt wird, wird die Aufgabe zur Nachweisanforderung sofort an den Beauftragten gesendet.Die zugehörige Liste Nachweis wird mit der Liste der Nachweise angezeigt, und die Person, der die Anforderung zugewiesen ist, wird per E-Mail aufgefordert, den angeforderten Nachweis bereitzustellen. Außerdem ändert sich der Status der Anforderung in In Arbeit.