Richten Sie die dynamische Genehmigungskonfiguration für eine Richtlinie ein, für die Redlining aktiviert ist.
Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird
Ein Anwender mit der Rolle sn_compliance_ws.corporate_compliance_manager kann eine dynamische Genehmigungskonfiguration erstellen, und ein Anwender mit der Rolle sn_compliance_ws.corporate_compliance_user verfügt über die Leseberechtigung für den Richtliniendatensatz.
Um die dynamische Genehmigung für das Redlining von Richtlinien zu verwenden, stellen Sie sicher, dass das Redlining-Setup abgeschlossen ist und die Anwender in der Genehmigerregel über die erforderlichen Rollen für den Dokumentzugriff verfügen. Wenn Redlining aktiviert ist, muss ein Anwender über die Rolle „mp_document_user“ mit der Rolle „sn_grc.business_user“ oder „sn_grc.business_user_lite“ verfügen, um auf die Dokumente zuzugreifen.
Prozedur
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Navigieren zu .
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Wählen Sie in Compliance Workspacedas Listensymbol.
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Navigieren zu und öffnen Sie einen Richtliniendatensatz.
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Wählen Sie die zugehörige Liste Richtlinientext aus, um den Inhalt des Richtlinientexts anzuzeigen.
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Wählen Sie die Schaltfläche Word-Bearbeitung aktivieren.
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Um ein Dokument als Richtlinienbesitzer zu erstellen, wählen Sie Neues Dokument erstellen in der Liste Word-Bearbeitung aktivieren aus.
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Geben Sie den Pfad zum Ordner einschließlich des Ordnernamens im Feld Ordnerlink im Popup-Fenster „Dokument erstellen“ ein.
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Geben Sie den Namen des Dokuments in das Feld Dokumentname ein.
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Wählen Sie Erstellen aus.
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Wählen Sie die Schaltfläche Überprüfung anfordern aus.
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Wählen Sie Anforderung aus.
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Wählen Sie die Schaltfläche Veröffentlichungsprüfliste abschließen aus.
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Wählen Sie Speichern.
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Wählen Sie Genehmigung anfordern aus.
Wenn einer aktiven dynamischen Genehmigungskonfiguration keine Anwender zugeordnet sind, gilt sie nicht als gültige Konfiguration. In solchen Fällen gibt das Auswählen von „ Genehmigung anfordern “ eine Fehlermeldung zurück: Genehmigungen konnten nicht angefordert werden, da keine übereinstimmende Genehmigungsregel gefunden wurde. Stellen Sie sicher, dass Sie die entsprechende Genehmigungsregel für diese Richtlinie hier konfigurieren. Um den Fehler zu beheben, bearbeiten Sie die Konfiguration, und fordern Sie erneut die Genehmigung an.
Auf der Registerkarte
Dokumentzugriff wird die überarbeitete Liste der Benutzer angezeigt, die auf die Richtlinie zugreifen können (siehe folgendes Beispiel):
- Wenn die Richtlinie zum ersten Mal in den Status „ Warten auf Genehmigung “ verschoben wird, wird die Genehmigungskonfiguration auf den Richtliniendatensatz angewendet. Wenn die Richtlinie über zwei Genehmigungsebenen verfügt, wird der Dokumentzugriff standardmäßig nur Benutzern der Ebene 1 gewährt. Gruppenanwender der Ebene 1 können über die UI-Aktion „ Dokumentzugriff anfordern“ Zugriff erhalten.
- Sobald Benutzer der Ebene 1 die Richtlinie genehmigt haben, wird der Dokumentzugriff für Benutzer der Ebene 2 hinzugefügt. Wenn ein Benutzer die Richtlinie auf Ebene 1 ablehnt, wird sie in den Status Entwurf versetzt.
- Wenn die Richtlinie erneut in den Status „ Warten auf Genehmigung “ wechselt, wird die nächste Ebene der Genehmigungskonfiguration (z. B. Genehmigungskonfiguration 2) auf den Richtliniendatensatz angewendet. In diesem Fall können alle Anwender, die sich auf den beiden Ebenen befinden und Zugriff auf das Dokument haben, auf die Richtlinie zugreifen, und für die übrigen Anwender wird der Dokumentzugriff aufgehoben.
Die UI-Aktion „Dokumentzugriff anfordern “ ist für Benutzer mit der Rolle „Geschäftsbenutzer“ und der Rolle „Business User Lite“ sichtbar. Wenn eine Benutzergruppe nicht über diese Benutzerrollen verfügt, kann sie nicht auf das Dokument zugreifen. Die Genehmiger verfügen im Status „Genehmigung“ über Ansichts- oder Kommentarzugriff.
Hinweis: In der Genehmigungsregel wird der Zugriff nur einzelnen Benutzern und nicht den Gruppenbenutzern gewährt. Wenn Sie vielen Anwendern in der Gruppe Zugriff gewähren, kann dies zu Leistungsproblemen führen.
Wenn Sie ein Gruppenbenutzer sind, müssen Sie „ Dokumentzugriff anfordern“ auswählen. Die Gruppenbenutzer können sich als einer der Benutzer in der Gruppe anmelden und Dokumentzugriff anfordernauswählen. Anschließend wird den Gruppenanwendern der Zugriff auf das Dokument gewährt, und es wird eine Meldung angezeigt: „Dokumentzugriffsanforderung“ wurde ausgelöst. Aktualisieren Sie, oder versuchen Sie, in einigen Minuten auf das Dokument zuzugreifen.
Wenn im Genehmigungskonfigurations-Workflow die Richtlinie auf beliebiger Ebene von einem Genehmiger abgelehnt wird, wird sie in den Status Entwurf versetzt. Die Registerkarte Dokumentzugriff im Formular zeigt eine Liste der Benutzer an, die Zugriff auf die Richtlinie haben, sowie die angezeigten Rollen und Status. Nur Benutzer der Ebene 1 können auf den Datensatz zugreifen und ihn überprüfen. Wenn Anwender der Ebene 1 den Datensatz genehmigen, wird der Dokumentzugriff Benutzern der Ebene 2 gewährt usw.
Wenn alle Ebenen genehmigt sind, wechselt die Richtlinie in den Status Veröffentlicht.
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Wählen Sie auf der Registerkarte Richtlinientext die Option In Word öffnen aus.
Das Word-Dokument wird auf der Registerkarte geöffnet. Auf der Registerkarte Zugriff verwalten des Dokuments können Sie auch die Benutzer anzeigen, die zum Anzeigen des Dokuments berechtigt sind. Die konfigurierte Richtliniengenehmigungsregel wird im Feld Genehmigungsregel angezeigt. Die zugehörige Liste „Genehmigungsebenen“ zeigt Informationen zu den Genehmigungsebenen, den Benutzern und dem Status der Genehmigung für den Richtliniendatensatz an.
Wenn die Richtlinie in einem beliebigen Status abgelehnt wird, wird sie in den Status Entwurf zurückgesetzt. Sobald die Richtlinie von den Genehmigern genehmigt wurde, wechselt sie in den Status Veröffentlicht.