請求書処理ケースの処理
請求書を処理するために、さまざまな手動アクションを実行します。
始める前に
必要なロール：sn_ap_apm.accounts_payable_specialist または sn_ap_apm.admin
このタスクについて
カテゴリが [請求書自動化] で、サブカテゴリが [請求書処理] である請求書ケースは、請求書処理ケースと呼ばれます。
デフォルトでは、メールで請求書を受信すると、請求書処理ケースが自動的に作成されます。 ドキュメントインテリジェンス (DocIntel) は請求書データをキャプチャし、続いて請求書レコードと請求書明細レコードを 買掛金オペレーション に作成します。ただし、買掛金スペシャリストは、 Source-to-Pay ワークスペースから請求書を手動で作成することもできます。詳細については、「請求書の手動作成」を参照してください。
フィールド値の説明と、請求書処理ケースフォームで使用可能なタブの詳細については、「 請求書処理ケースフォーム」を参照してください。
手順
- 次のように移動する。 All (すべて) > 買掛金オペレーション > 買掛金ワークスペース.
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リストアイコン (
) を選択します。
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次のいずれかの操作を行います。
- 次のように移動する。 Lists (リスト) > 自分の作業 > 自分の未処理の請求書処理ケース.
- 次のように移動する。 Lists (リスト) > すべての作業 > すべての未処理の請求書処理ケース.
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請求書処理ケースを開きます。
通常、新しく作成された請求書処理ケースのステータスは [新規] で、このケースに関連付けられた請求書のステータスは、 ドキュメントインテリジェンスの買掛金オペレーション統合 アプリケーションによる処理方法に応じて [ドラフト] または [受領済み] のいずれかになります。
請求書ステータスの詳細については、「 請求書の操作」を参照してください。
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[ 担当者 ] フィールドで、請求書処理ケースを割り当てるユーザーを指定します。
請求書処理ケースが [アサイン済み] ステータスに移行します。
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次のいずれかの操作を行います。
- 買掛金スペシャリストロールを持っている場合は、[ 自分にアサイン] を選択して、請求書処理ケースを自分にアサインします。
- 買掛金スペシャリストによって請求書処理ケースがアサインされた場合は、[ 承認] を選択してケースの作業を開始します。
請求書処理ケースが [対応中] ステータスに移行します。
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次のいずれかの操作を行います。
宛先 操作 ドキュメントインテリジェンス (DocIntel)で請求書を確認して、請求書を作成します ドキュメントインテリジェンス (DocIntel) で処理エラーが発生すると、請求書処理ケースに次のエラーが表示されます。
請求書にデータ抽出エラーがあります。処理を続行するには、自動化を使用して請求書をレビューします。
詳細については、「での請求書のレビュー ドキュメントインテリジェンス (DocIntel)」を参照してください。
不足している必要情報を請求書に入力 ドキュメントインテリジェンス (DocIntel)で変換エラーが発生すると、請求書処理ケースに次のエラーが表示されます。
請求書の必須情報に 1 つ以上のエラーがあります。処理を続行するには、[詳細] タブで必須フィールドと通貨を確認してください。
詳細については、「不足している必要な請求書情報を入力し、請求書を送信します」を参照してください。
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請求書を送信します。
請求書を送信すると、請求書のステータスが [受領済み] に更新され、請求書処理ケースは [対応中] ステータスのままになります。
自動重複チェックプロセスが実行され、請求書が重複していると疑われる場合、請求書は [重複の可能性] ステータスに移行し、請求書処理ケースに次のエラーが表示されます。
請求書が重複している可能性があります。[重複する可能性のある請求書] タブで請求書を確認して、重複を確認または却下します。
買掛金スペシャリストは、請求書が複製されているかどうかを手動で確認する必要があります。
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請求書が複製されているかどうかを確認してください。
詳細については、「請求書が複製かどうかを確認」を参照してください。
請求書が重複していることを確認した場合、請求書は [重複確認済み] ステータスに移行し、請求書処理ケースは [未完了でクローズ] ステータスに移行します。注:請求書が [重複確認済み] ステータスになると、[ 受領済みにリセット] オプションが使用可能になります。請求書が誤って重複していることを確認した場合は、ステータスを [受領済み] ステータスにリセットできます。詳細については、「請求書を [受領済み] ステータスにリセットする」を参照してください。請求書が重複していないことを確認すると、請求書は [受入済み] ステータスに移行し、請求書処理ケースは [対応中] ステータスのままになります。
請求書が 受入済 ステータスに移行すると、自動 PO 照合プロセスが実行され、次のいずれかが発生します。
- 請求書が PO と一致する場合、請求書は PO 照合完了ステータスに移行します。
- 請求書が PO と一致しない場合、請求書は PO 照合エラーステータスに移行し、請求書処理ケースに次のエラーが表示されます。
Invoice needs to match Purchase order. 処理を続行するには、[請求書明細] を [発注書明細] に一致させます。
買掛金スペシャリストは、請求書と請求書明細行をそれぞれ PO および PO 明細行と手動で照合する必要があります。すべての請求書明細行が [PO 照合完了] ステータスに移行した後にのみ、請求書は [PO 照合完了] ステータスに移行します。請求書処理ケースは [対応中] ステータスのままになります。
注:請求書が PO 照合完了ステータスに移行した後、例外エンジンは、スケジュール済みジョブを介して、特定の時刻に繰り返し実行されます。例外エンジンは、[PO 照合完了] ステータスのすべての請求書に対して実行されます。ただし、この段階では、例外エンジンを手動で実行して、請求書の請求書例外を識別することもできます。
注:例外の確認 オプションを使用すると、PO 照合完了ステータスの単一の選択された請求書に対して例外エンジンを即座に実行できますが、スケジュール済みジョブは、PO 照合完了ステータスのすべての請求書に対して例外エンジンを定期的に実行します。 -
請求書に例外がないか確認します。
詳細については、「単一の請求書の請求書例外を確認する」を参照してください。
例外が見つからない場合、請求書は [例外は見つかりません] ステータスに移行します。
請求書で例外が見つかった場合、請求書は [例外が見つかりました] ステータスに移行し、請求書処理ケースに次のエラーが表示されます。
請求書に 1 つ以上の例外があります。処理を続行するには、「請求書の例外」にあるすべての問題を解決してください。
買掛金スペシャリストは、例外を処理するか、例外タスクを作成して他のユーザーにアサインし、例外を解決することができます。詳細については、「請求書例外」を参照してください。
すべての例外タスクが完了し、例外が解決されると、請求書は [例外は見つかりません] ステータスに移行します。請求書処理ケースは [対応中] ステータスのままになります。
この段階で、自動請求書承認プロセスが実行され、承認のために請求書が送信されます。
請求書は [承認待ち] ステータスに移行し、請求書処理ケースは [対応中] ステータスのままになります。
通常、[例外は見つかりません] ステータスの請求書は、承認エンジンによって自動的に選択され、承認のために送信されます。ただし、一部のシナリオでは、承認のために請求書を手動で送信する必要があります。詳細については、「請求書承認」を参照してください。
請求書を送信すると、請求書は [承認待ち] ステータスに移行し、請求書処理ケースは [対応中] ステータスのままになります。
この段階では、次のいずれかが発生します。- 請求書が却下された場合、請求書は [却下] ステータスに移行し、却下コメントが請求書処理ケースにコピーされます。
請求書を再送信するには、[ 請求書のキャンセル ] オプションを使用して却下された請求書をキャンセルし、新しい請求書を送信する必要があります。
- 請求書が承認されると、請求書は [承認済み] ステータスに移行し、請求書処理ケースは [完了してクローズ] ステータスに移行します。
- 請求書が却下された場合、請求書は [却下] ステータスに移行し、却下コメントが請求書処理ケースにコピーされます。