Nachweise während Audits anfordern

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 5 Minuten Lesedauer

    • Sie können in jeder Phase eines Audits Nachweise anfordern. Die Details zu den Elementen, für die Nachweise angefordert werden, werden auch der Person zur Verfügung gestellt, die für die Bereitstellung der Nachweise verantwortlich ist.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_audit.user

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Ein Nachweis kann auf die folgenden drei Arten angefordert werden:
    Mein Nachweis
    Durch Erstellen eines Nachweisdatensatzes im Modul „ Mein Nachweis “
    Beweise anfordern
    Über die zugehörigen Listen „Entität“, „Steuerung“, „Audit-Aufgabe“, „Steuerungstestproblem“ und „Andere Probleme“ in einem Interaktionsdatensatz. Um Nachweise aus diesen Quellen anzufordern, navigieren Sie zu Audit > Interaktionen > Meine Interaktionen. Öffnen Sie den Interaktionsdatensatz, und wählen Sie die zugehörige Liste aus, aus der Sie Nachweise anfordern möchten. Wählen Sie in der Liste Aktion für ausgewählte Zeilen die Option Nachweis anfordernaus. Hier können Sie entweder eine neue Nachweisanforderung erstellen oder einer vorhandenen Nachweisanforderung weitere Anforderungen hinzufügen. Die Nachweisanforderung wird erstellt, jedoch keine Nachweisanforderungsaufgaben. Weitere Informationen zum Hinzufügen vorhandener Nachweise finden Sie unter Vorhandene Nachweise aus zugehörigen Elementen einer Interaktion wiederverwenden.
    Entität, Kontrolle, Kontrollziel, Kontrolltest, Interaktion, Problemtabellen
    Aus Tabellen wie Entität, Kontrolle, Kontrollziel, Kontrolltest, Interaktion, Problem. Wenn die Benutzer jedoch Nachweise aus diesen Tabellen anfordern, wird die Nachweisanforderung erstellt und nicht die tatsächliche Nachweisanforderungsaufgabe. Die Benutzer müssen zu dem generierten Nachweisanforderungsdatensatz navigieren und dann Nachweisanforderungsaufgaben hinzufügen.

    In diesem Verfahren wird die Methode zum Anfordern von Nachweisen aus dem Modul „ Meine Nachweise “ beschrieben.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Audit > Meine Nachweisanforderung.
    2. Klicken Sie auf Neu.
    3. Füllen Sie die Felder des Formulars aus.
      Tabelle : 1. Formular zur Nachweisanforderung
      Feld Beschreibung
      Nummer Eindeutige Nummer der Nachweisanforderung.
      Anforderer Anwender, der einen Nachweis anfordert. Dieses Feld wird automatisch gefüllt.
      Angefordert im Namen von Anwender, für den Nachweise angefordert werden.
      Zuweisungsgruppe Gruppe, die zur Bereitstellung von Nachweisen zugewiesen ist.
      Zugewiesen an Anwender, der für die Bereitstellung des Nachweises verantwortlich ist.
      Status Status der Anforderung. Der Standardstatus ist Entwurf.
      Typ Typ des Nachweises, der erstellt wird. Kann entweder „Audit“ oder „Compliance“ sein.
      Anforderungsgrund Grund für die Anforderung von Nachweisen.
      Beobachtungsliste Benutzer, die daran interessiert sind, die gesammelten Nachweise anzuzeigen. Wenn eine Person auf der Beobachtungsliste hinzugefügt wird, kann sie zu navigieren Audit > Nachweisanforderung > Überwachte Nachweisanforderungen um die Anforderungen anzuzeigen.
      Name Name der Nachweisanforderung.
      Beschreibung Detaillierte Beschreibung der Nachweisanforderung.
      Zeitplan
      Fälligkeitsdatum Erwartetes Datum der Nachweisübermittlung.
      Geöffnet Datum, an dem die Anforderung geöffnet wird. Dieses Datum wird automatisch aktualisiert.
      Geschlossen Datum, an dem die Anforderung geschlossen wird. Dieses Datum wird automatisch aktualisiert.
      Aktivität
      Arbeitsnotizen Geben Sie die ggf. erforderlichen Notizen ein.
      Aktivitäten Aktivitätsprotokoll für die Anforderung.
    4. Speichern Sie das Formular.
      Die zugehörige Liste Nachweissammlungsdetails wird angezeigt. Diese zugehörige Liste wird verwendet, um die Elemente aufzulisten, für die Nachweise angefordert werden.
    5. Klicken Sie auf Neu.
    6. Füllen Sie die Felder des Formulars aus.
      Tabelle : 2. Formular „Nachweissammlungsdetails“.
      Feld Beschreibung
      Nachweisanforderung Eindeutige Nummer der Nachweisanforderungsaufgabe.
      Nachweis für Datensatz, für den Nachweise angefordert werden.

      Listet alle Tabellen auf, auf die der Nachweis angewendet wird.
      Name Name der Nachweissammlungsdetails.
      Zuweisungsgruppe Gruppe, die zur Bereitstellung von Nachweisen zugewiesen ist. Die Benutzer dieser Gruppe müssen über die Rollen sn_grc.business_user verfügen.
      Zugewiesen an Anwender, der für die Bereitstellung von Nachweisen verantwortlich ist.
      Anweisungen zur Nachweissammlung Anweisungen für die Bereitstellung von Nachweisen. Beispiel: Liste der unterstützenden Dokumente, Dateien usw.
    7. Klicken Sie auf OK.
    8. Klicken Sie auf Absenden.
    9. Klicken Sie auf Nachweis anfordern.
      Wenn sich eine Nachweisanforderung bereits im Status „In Bearbeitung“ befindet und ein neues Nachweissammlungsdetail hinzugefügt wird, wird die Aufgabe zur Nachweisanforderung sofort an den Beauftragten gesendet.
      Die zugehörige Liste Nachweis wird mit der Liste der Nachweise angezeigt, und die Person, der die Anforderung zugewiesen ist, wird per E-Mail aufgefordert, den angeforderten Nachweis bereitzustellen. Außerdem ändert sich der Status der Anforderung in In Arbeit.
    10. Navigieren zu Audit > Nachweisanforderung > Meine Nachweisanforderungsaufgaben.
    11. Öffnen Sie den Datensatz, für den Sie Nachweise erbringen möchten.
    12. Klicken Sie auf Arbeit annehmen.
    13. Füllen Sie die Felder des Formulars aus.
      Tabelle : 3. Nachweisformular
      Feld Beschreibung
      Nummer Nummer der Nachweisanforderung. Dieser Wert wird standardmäßig generiert.
      Anforderer Anwender, der einen Nachweis anfordert. Dieser Wert wird standardmäßig generiert.

      Wenn Sie der Genehmiger, die anfordernde Person, das Beobachtungslistenmitglied oder der Benutzer im Feld Zugewiesen an sind, können Sie die Details in den Feldern Beobachtungsliste, Nameund Beschreibung bearbeiten, wenn sich der Nachweis im Status Neu oder In Bearbeitung befindet.
      Angefordert im Namen von Anwender, für den Nachweise angefordert werden. Dieser Wert wird standardmäßig generiert.
      Zuweisungsgruppe Gruppe, die zur Bereitstellung von Nachweisen zugewiesen ist. Die Benutzer dieser Gruppe müssen über die Rollen sn_grc.business_user verfügen.
      Zugewiesen an Anwender, der für die Bereitstellung des Nachweises verantwortlich ist. Dieser Wert wird standardmäßig generiert.
      Status Status der Anforderung.
      Substatus Keine. Dieser Wert wird standardmäßig generiert.
      Anforderungsgrund Grund für die Anforderung von Nachweisen.
      Genehmiger Benutzer, um Nachweise zu genehmigen, bevor sie zur Überprüfung an die anfordernde Person zurückgegeben werden. Normalerweise ist ein Genehmiger der Manager der Person, die den Nachweis bereitstellt.
      Beobachtungsliste Benutzer, die daran interessiert sind, die gesammelten Nachweise anzuzeigen.
      Name Name der Nachweisanforderung. Der Name ist standardmäßig auf Name der Nachweissammlungsdetails festgelegt.
      Beschreibung Detaillierte Beschreibung der Nachweisanforderung. Standardmäßig wird als Beschreibung die im Formular zur Nachweisanforderung angegebene Beschreibung verwendet.
      Details anfordern
      Nachweisanforderung Eindeutige ID der Nachweisanforderung, die der Aufgabe zugeordnet ist. Dieser Wert wird standardmäßig generiert und aus dem Datensatz abgerufen, der erstellt wurde, um einen Nachweis anzufordern.
      Nachweis für Datensatz, für den der Nachweis angefordert wird.
      Nachweis für Beschreibung Beschreibung des Datensatzes, für den der Nachweis angefordert wird. Dieser Wert wird standardmäßig generiert und aus dem Datensatz abgerufen, der erstellt wurde, um einen Nachweis anzufordern.
      Anweisungen zur Nachweissammlung Anweisungen zum Sammeln des Nachweises.

      Wenn Sie der Manager oder die anfordernde Person sind, können Sie dieses Feld bearbeiten, wenn sich die Nachweisanforderungsaufgabe im Status „In Arbeit“ befindet.
    14. Um die Genehmigung für den angehängten Nachweis anzufordern, klicken Sie auf Genehmigung anfordern.
    15. Wenn keine Genehmiger erforderlich sind, klicken Sie auf Überprüfung anfordern.
    16. Navigieren zu Audit > Nachweisanforderung > Meine Genehmigungen.
    17. Öffnen Sie den Datensatz, für den Sie Nachweise genehmigen möchten.
    18. Überprüfen Sie den angehängten Nachweis im Formular, und klicken Sie auf eine der folgenden Optionen:
      Option Beschreibung
      Genehmigen Genehmigen Sie den angehängten Nachweis. Die anfordernde Person erhält den bereitgestellten Nachweis.
      Überarbeitung anfordern Fordern Sie die Überprüfung des angehängten Nachweises an. Geben Sie Kommentare ein, wenn Sie eine Überarbeitung anfordern. Der Beauftragte erhält eine Benachrichtigung, dass angehängte Nachweise zu prüfen sind.
      Informationen anfordern Suchen Sie nach weiteren Informationen und Details zum angehängten Nachweis. Der Beauftragte erhält eine Benachrichtigung, in der er aufgefordert wird, weitere Informationen zum angehängten Nachweis bereitzustellen.
    19. Navigieren zu Audit > Nachweisanforderung > Meine ausstehenden Überprüfungen.
    20. Überprüfen Sie im Nachweisformular den angehängten Nachweis, und klicken Sie auf eine der folgenden Optionen:
      Option Beschreibung
      Nachweis akzeptieren Akzeptieren Sie den bereitgestellten Nachweis.
      Überarbeitung anfordern Anforderung zur Überprüfung oder Änderung des Nachweises, wenn er/sie nicht angemessen ist
      Abbrechen Brechen Sie die Aufgabe zur Nachweisanforderung ab.
      Löschen Löschen Sie die Nachweisanforderungsaufgabe.
    21. Navigieren Sie zu dem Formular, für das Sie die zugehörige Liste Nachweisanforderung anzeigen möchten.
    22. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Formularheader, und klicken Sie auf Konfigurieren > Zugehörige Listen.
    23. Suchen Sie das Element Zugehöriger Nachweis im Feld Verfügbar, und verschieben Sie es in das Feld Ausgewählt.
    24. Klicken Sie auf Speichern.