Verwalten Sie Ihre Dokumente und Arbeitspapiere mit Audit-Management als Cloud-Dateien
Sie können Ihre Dokumente und Arbeitspapiere mit Audit-Management als Cloud-Dateien über Cloud-Anbieter wie Microsoft verwalten, anstatt sie an den Datensatz anzuhängen.
Ab Release Washington DC wird die Funktion zur Dokumentintegration für die Interaktions- und Audit-Aufgabendatensätze unterstützt.
Schlüsselvorteile von Arbeitspapieren und Dokumentenmanagement mit Microsoft
Die Dokumentenintegration bietet Benutzern folgende Vorteile:
- Stellen Sie eine Verbindung zu den vorhandenen Dokumenten in Microsoft OneDrive her, z. B. Excel, Microsoft PowerPoint -Präsentationen und Microsoft Word -Dokumente usw.
- Markieren Sie ein Dokument als freigebbar oder nicht freigebbar.
- Geben Sie ein nicht teilbares Dokument für mehrere GRC -Datensätze frei.
- Steuern Sie den Lese- und Schreibzugriff auf die Cloud-Dateien basierend auf den konfigurierbaren Berechtigungen.
- An den Dokumenten zusammenarbeiten, die auf der Site Microsoft SharePoint vorhanden sind.
Anwendungsfälle für die Verwaltung der Cloud-Dateien
Die Dokumentintegrationsfunktion behandelt die folgenden Anwendungsfälle für Kunden:
- Bearbeiten und lesen Sie die Dokumente und Arbeitspapiere mit Microsoft, je nach konfiguriertem Zugriff.
- Verknüpfen Sie die auf der Website GRC vorhandenen Dokumente und Arbeitspapiere mit den Microsoft SharePoint -Datensätzen in ServiceNow.
- Stellen Sie eine Verbindung zu den vorhandenen Dokumenten und Arbeitspapieren unter Microsoft OneDriveher.
- Referenzieren und verknüpfen Sie die Cloud-Dateien, die bereits mit anderen GRC -Datensätzen verknüpft sind.
- Markieren Sie eine Datei, die nicht zwischen den Datensätzen geteilt werden kann, als nicht teilbar, damit die entsprechende Cloud-Datei in Microsoft nicht für andere Datensätze in ServiceNowfreigegeben werden kann.
- Konfigurieren Sie den Cloud-Dateizugriff, um den Anwendern basierend auf den definierten Bedingungen Lese- und Schreibzugriff zu gewähren.
Rollen, die für die Verwaltung der Dokumentintegrationsaufgaben erforderlich sind
Die folgenden Rollen sind erforderlich, um die Dokumentintegrationsaufgaben zu verwalten.
| Rollen | Aufgaben |
|---|---|
| Auditor (sn_audit_ws.auditor) und Audit-Vorgesetzter (sn_audit_ws.supervisor) | Kann die folgenden Aufgaben ausführen:
|
| Arbeitsbereichsadministrator (sn_grc_workspace.admin) | Kann den Cloud-Dateizugriff so konfigurieren, dass den Anwendern basierend auf den definierten Bedingungen Lese- und Schreibzugriff gewährt wird. |
Hinweis:
Allgemeine Richtlinien zum Verwalten der Dokumente mit Microsoft Office 365finden Sie unter KB1587297.