셀프 서비스 계약 요청 사용

  • 릴리스 버전: Xanadu
  • 업데이트 날짜 2024년 08월 01일
  • 소요 시간: 3분

    • 미리 정의된 계약 템플릿 및 템플릿 규칙을 사용하여 계약 문서를 생성하는 계약 요청을 제출합니다.

    기능

    • 메타데이터, 절, 테이블이 포함된 계약 템플릿을 요청하고 요청에 가장 관련성이 높은 템플릿을 선택하기 위한 비즈니스 규칙을 생성합니다.
    • 형식의 계약 템플릿을 Microsoft Word 사용하면 계약 이행자가 계약을 더 쉽게 검토하고 편집할 수 있습니다.
    • 및 DocuSign와의 전자 서명 통합 Adobe Sign
    • 수동 서명을 위한 원본 서명 지원.
    • 서명된 계약 문서를 저장하기 위한 외부 저장소 통합입니다 Google DriveMicrosoft OneDrive .
    • 서명된 계약 문서의 메타데이터를 포함하는 중앙 집중식 계약 리포지토리입니다.
    • 전자적으로 서명된 계약에 대한 완료 인증을 생성하는 시스템 속성입니다.

    셀프 서비스 계약 워크플로우

    요청자가 셀프 서비스 계약 요청을 제출하면 요청의 정보를 기반으로 표준 계약 템플릿을 사용하여 계약 문서가 생성됩니다. 요청의 정보가 템플릿의 적절한 위치에 삽입됩니다.

    필요한 경우 요청자는 생성된 계약서의 특정 변경을 요청할 수 있습니다. 이행자는 중앙 위치에서 계약 문서에 필요한 수정을 수행하기 위해 요청된 변경 사항을 관리하고 처리할 수 있습니다. 계약서는 형식이기 Microsoft Word 때문에 계약서를 검토, 편집 및 마무리하는 것이 PDF나 HTML 형식의 문서보다 쉽습니다.

    셀프 서비스 계약 요청에 대한 워크플로우는 다음과 같이 진행될 수 있습니다.
    1. 계약 요청자가 계약 요청을 시작합니다. 자세한 내용은 계약 요청 시작 중 문서를 참조하십시오.
      • 확인 오류가 없는 경우 계약 요청은 진행 중 상태로 생성됩니다.
      • 서명자 확인 오류가 있는 경우 계약 요청자는 이를 해결하고 계약 요청을 다시 제출합니다.
    2. 계약 문서가 계약 템플릿에서 생성되고 메타데이터, 절, 서명자 및 테이블이 미리 정의된 조건에 따라 동적으로 추가됩니다.
    3. 계약 요청자는 변경 요청을 편집하고 재 생성 또는 문서 동기화 옵션을 사용하여 계약 문서의 새 버전을 생성합니다.
    4. 계약 요청자가 계약 문서를 봅니다.
      1. 변경할 필요가 없으면 서명을 위해 문서가 전송됩니다.
      2. 변경이 필요한 경우 계약 요청자가 변경 요청을 제출합니다.
    5. 변경 요청에 따라 계약 이행자는 다음 작업을 수행할 수 있습니다.
      1. 계약 이행자가 내부 검토 프로세스를 시작합니다.
        1. 계약 이행자는 내부 검토를 위해 검토 작업을 제출합니다.
          주:
          여러 검토자 그룹의 동일한 계약서에 대해 병렬 검토 작업을 생성할 수 있습니다. 그러나 다른 활성 작업이 이미 있는 경우 검토자 그룹이 동일한 동일한 문서에 대한 검토 작업을 만들 수 없습니다.
        2. 계약 검토자 그룹 관리자가 검토 작업을 할당하거나, 계약 검토자가 자체 할당할 수 있습니다.
        3. 할당된 계약 검토자가 계약 문서 작업을 시작합니다.
        4. 정보가 불완전한 경우 계약 검토자는 계약 이행자에게 추가 정보를 요청합니다.
        5. 추가 정보에 대한 요청이 제출된 경우 계약 이행자가 정보를 공유합니다.
        6. 계약 검토자는 문서를 검토하고, 수정안을 수락하거나 거부하고, 수정을 제안하고, 코멘트를 추가합니다.
        7. 계약 검토자는 검토를 완료하고 업데이트된 계약서를 공유합니다(사용 가능한 경우).
        8. 계약 이행자는 업데이트된 문서를 받고 피드백에 따라 필요한 변경을 수행합니다.
          • 내부 저장소의 경우 - 변경이 필요한 경우 문서를 완성한 후 새 문서 버전이 생성됩니다.
          • 외부 저장소의 경우 - 검토자는 실시간으로 온라인으로 계약 문서 수정에 대해 공동 작업합니다. 검토가 완료되면 이행자는 온라인에서 사용할 수 있는 계약서를 마무리하거나 변경 내용이 포함된 새 오프라인 버전을 만들 수 있습니다.
      2. 계약 이행자가 이해 관계자로부터 임시 승인을 시작합니다. 검토 결과 필요한 변경 사항이 발견되면 변경 내용이 적용되고 새 문서 수정 버전이 만들어집니다.
      3. 문서가 마무리되면 이행자가 요청자에게 문서를 보냅니다.
    6. 계약 요청자는 생성된 계약을 미리 보고 변경할 필요가 없는 경우 서명자에게 보냅니다. 변경이 필요한 경우 검토 및 수정 프로세스가 계속됩니다.
    7. 외부 저장소가 구성되어 있으면 계약 문서가 저장됩니다. 그렇지 않으면 인스턴스에 저장됩니다 ServiceNow .
    8. 서명자가 문서를 거부하는 경우 재작업을 위해 요청자에게 다시 전송되고 서명을 위해 수정 버전이 전송됩니다.
    9. 서명된 계약이 계약 요청 기록에 첨부됩니다.
    10. 서명된 계약은 인스턴스 또는 외부 저장소 시스템에 저장 ServiceNow 되고 계약 리포지토리에서 참조됩니다. 요청자와 부서 구성원은 계약 리포지토리에서 서명된 계약 문서에 액세스할 수 있습니다.
    주:
    상태가 초안, 신규, 승인 대기 중, 서명 대기 중 또는 진행 중이면 계약 요청자가 계약 요청을 취소할 수 있습니다.