Verwendung des Playbooks für Lieferanten-Onboarding für das Onboarding von Lieferanten

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 7 Minuten Lesedauer

    • Lieferantenbesitzer und Lieferantenmanager können das Playbook für das Lieferanten-Onboarding verwenden, um die Aufgaben und Aktivitäten abzuschließen, die für das Onboarding neuer Lieferanten erforderlich sind.

    Übersicht über Playbooks

    Playbooks bieten Schritt-für-Schritt-Anleitungen für das Onboarding von Lieferanten. Ein Playbook stellt einen Workflow in einer einfachen, aufgabenorientierten Ansicht dar. Der Workflow für ein Playbook wird normalerweise mit dem Prozessautomatisierungs-Designererstellt.

    Ein Playbook gliedert einen Workflow in mehrere Phasen. Jede Phase in einem Playbook enthält eine oder mehrere Aktivitäten oder Schritte, die ein Lieferantenbesitzer oder Lieferantenmanager durchführen muss. Phasen können auch automatisierte Aktivitäten enthalten, z. B. das Senden einer E-Mail an einen Lieferantenkontakt, wenn eine Phase oder Aktivität abgeschlossen ist. Weitere Informationen finden Sie unter Mit Playbook interagieren.

    Bei Verwendung eines Playbooks kann ein Lieferantenbesitzer oder Lieferantenmanager:

    • Playbook-Phasen und -Aktivitäten anzeigen.
    • Zeigen Sie Statusindikatoren an, die den aktuellen Status jeder Aktivität oder jedes Schritts anzeigen.
    • Zeigen Sie Kontrollkästchen an, die angeben, auf welcher Phase Sie sich gerade im Workflow befinden.
    • Aktivität auswählen und die erforderlichen Schritte ausführen, um diese Aktivität abzuschließen.
    • Aktivität als abgeschlossen markieren und zur nächsten Aktivität oder Stufe wechseln.
    • Schließen Sie die Phasen und Aktivitäten ab, die zum Abschließen des Falls erforderlich sind.

    Playbook für Lieferanten-Onboarding

    Sie können das Playbook für das Lieferanten-Onboarding verwenden, um das Onboarding eines neuen Lieferanten durchzuführen. Das Playbook für das Lieferanten-Onboarding stellt die Aktivitäten und Aufgaben bereit, die ein Lieferantenbesitzer oder Lieferantenmanager während des Onboarding-Prozesses ausführen kann.

    Sie können das Playbook für das Lieferanten-Onboarding mit Fällen verwenden, die mit dem Falltyp „Lieferanten-Onboarding“ erstellt werden.

    Das Playbook „Lieferanten-Onboarding“ wird auf der Registerkarte Playbook auf der Seite Falldetails in Source-to-Pay-Arbeitsbereichangezeigt.

    Nachdem Sie eine Anforderung für das Lieferanten-Onboarding übermittelt haben, erstellt die Anwendung einen neuen Fall des Typs Onboarding eines Lieferanten (Lieferanten-Onboarding) und öffnet die Seite „Falldetails“. Sie können die Registerkarte Playbook auswählen und den Onboarding-Prozess für Lieferanten mit dem Playbook starten. Weitere Informationen zum Erstellen eines Lieferanten finden Sie unter Lieferanten hinzufügen.
    Wichtig:
    Supplier Lifecycle Operations erstellt einen Genehmigungsdatensatz, wenn die Aktion „Genehmigung anfordern“ Teil eines SLO-Flows ist. Dieser Genehmigungsdatensatz kann von dem Benutzer genehmigt werden, der zur Gruppe der Lieferantenadministratoren gehört (Tabelle „sys_user_group“). Weitere Informationen finden Sie unter Add a user to a group.
    Abbildung : 1. Registerkarte Playbook auf der Seite „Falldetails“.
    Registerkarte Playbook auf der Seite „Falldetails“.
    Das Playbook für das Lieferanten-Onboarding umfasst die folgenden Phasen:
    • Registrierung: Beinhaltet Aktivitäten zur Registrierung des Lieferanten.
    • Qualifizierung: Beinhaltet Aktivitäten zur Überprüfung der Berechtigung des Lieferanten.
    • Aktivierung: Beinhaltet Aktivitäten zur Aktivierung des Lieferanten.
    • Ablehnung: Enthält Aktivitäten zum Ablehnen des Lieferanten.

    Registrierungsphase

    In der folgenden Tabelle sind die Aktivitäten in der Registrierungsphase des Playbooks für das Lieferanten-Onboarding aufgelistet.

    Aktivität Aktivitätsdetails
    Onboarding-Details erfassen Verarbeitet die im Onboarding-Anforderungsformular gesammelten Lieferantendetails.

    Diese Aktivität wird automatisch abgeschlossen.
    Onboarding-Variablen verarbeiten Verwendet die bereitgestellten Informationen, um die Onboarding-Aktivitäten zu starten.

    Diese Aktivität wird automatisch abgeschlossen.
    Lieferantenfalldatensatz aktualisieren Setzt den Lieferantenfalldatensatz auf „In Arbeit“.

    Diese Aktivität wird automatisch abgeschlossen.
    Mögliche doppelte Lieferanten anzeigen Zeigt doppelte Lieferantendatensätze an, um sicherzustellen, dass beim Onboarding kein vorhandener Lieferant dupliziert wird.

    Wenn keine doppelten Lieferantendatensätze vorhanden sind, wird diese Aktivität automatisch vervollständigt.

    Wenn doppelte Lieferantendatensätze vorhanden sind, wählen Sie Liste öffnen, um den doppelten Datensatz anzuzeigen und das Problem zu beheben.
    Mögliche doppelte Onboarding-Anforderungen anzeigen Zeigt doppelte Fälle von Lieferanten-Onboarding-Anforderungen an, um sicherzustellen, dass Sie keinen vorhandenen Fall duplizieren.

    Wenn keine doppelten Fälle für Lieferanten-Onboarding-Anforderungen vorhanden sind, wird diese Aktivität automatisch abgeschlossen.

    Wenn doppelte Lieferantenfälle vorhanden sind, wählen Sie Liste öffnen, um die doppelten Fälle anzuzeigen und das Problem zu beheben.
    Nach Supplier Intelligence-Quelle suchen Überprüft, ob eine Supplier Intelligence-Plattform zum Importieren von Lieferantendaten installiert ist.
    Lieferantendetails aus intelligenter/externer Quelle importieren Importiert Lieferantendetails aus der Supplier Intelligence-Plattform.
    Verfügbare Aktionen:
    • Daten importieren
    • Überspringen
    Erstellen Sie einen neuen Unternehmensdatensatz Erstellt einen neuen Datensatz für den Lieferanten in der Tabelle „Unternehmen“ [core_company].

    Diese Aktivität wird automatisch abgeschlossen.
    Erstellen Sie einen neuen Lieferantendatensatz Erstellt einen neuen Lieferantendatensatz in der Lieferantentabelle [sn_fin_supplier].

    Diese Aktivität wird automatisch abgeschlossen.
    Ordnen Sie den Onboarding-Fall dem neu erstellten Lieferanten zu. Ordnet den Onboarding-Fall dem Lieferanten zu. Das Feld Lieferant zeigt den neu erstellten Lieferanten auf der Registerkarte Details des Falls.

    Diese Aktivität wird automatisch abgeschlossen.
    Synchronisieren Sie das Lieferantenprofil mit der Drittparteiquelle Synchronisiert die Lieferanten- und Unternehmensdatensätze mit Daten aus der Supplier Intelligence eines Drittanbieters.

    Diese Aktivität wird automatisch abgeschlossen.
    Lieferantenkontakt einladen Sendet eine E-Mail an den primären Kontakt, um sich bei Zusammenarbeitsportal für Lieferantenzu registrieren.
    Überprüfen Sie, ob die Lieferanteninformationen korrekt sind Stellen Sie sicher, dass die Lieferanteninformationen korrekt und aktuell sind.
    Verfügbare Aktionen:
    • Als abgeschlossen markieren
    • Überspringen
    • Aktualisieren
    Warten auf Versand der Einladung an Lieferantenkontakt Wartet, bis dem primären Kontakt Zugriff auf Zusammenarbeitsportal für Lieferantengewährt wird.
    Legen Sie den Fallstatus auf Warten fest. Legt den Fallstatus auf „Warten“ fest.

    Nachdem diese Aktivität abgeschlossen wurde, wird das Playbook in die Phase „Qualifizierung“ verschoben.

    Qualifizierungsphase

    In der folgenden Tabelle sind die Aktivitäten in der Phase „Qualifizierung“ des Playbooks für das Lieferanten-Onboarding aufgeführt.

    Aktivität Aktivitätsdetails
    Überprüfen, ob das Plugin „Risikobewertung für Lieferanten“ installiert ist Überprüft, ob das Plugin „Risikobewertung für Lieferanten“ installiert ist.
    Entscheidung über Risikobewertung Lässt Sie auswählen, ob Sie eine Risikobewertung für den Lieferanten durchführen müssen, für den das Onboarding durchgeführt wird.
    Verfügbare Aktionen:
    • Ohne Bewertung fortfahren
    • Risikobewertung durchführen
    Risikobewertung durchführen Das Playbook startet den Risikobewertungsprozess.
    Warten auf Abschluss der Risikobewertung Das Playbook wartet, bis die Risikobewertung abgeschlossen ist. Ein neuer Sorgfaltspflicht-Fall wird erstellt. Sie können diesen Fall auf der Registerkarte „ Zugehörige Fälle “ des Falls „Lieferanten-Onboarding“ anzeigen. Wählen Sie den Link für den Sorgfaltspflichtfall aus, wodurch das Playbook Risikobewertung durchführen geöffnet wird.

    Eines der folgenden Fälle tritt ein:

    • Wenn Sie nur das Plugin „Risk Assessments Integration for Supplier Lifecycle Operations“ [com.snc.sn_supplier_tprm] installiert haben, löst das Playbook Risikobewertung durchführen den Flow aus, der Aktivitäten enthält, um die Berechtigung des Lieferanten durch das Erstellen von Risikobewertungen zu überprüfen. Weitere Informationen finden Sie unter Playbook-Phasen und -Aktivitäten, wenn nur Risikomanagement für Lieferanten installiert ist.
    • Wenn Sie die Plugins „Risk Assessments Integration for Supplier Lifecycle Operations“ [com.snc.sn_supplier_tprm] und „GRC: Drittpartei-Risiko-Sorgfaltspflicht“ [com.sn_tprm_onboarding] installiert haben, löst das Playbook Risikobewertung durchführen den Flow aus, der Aktivitäten zum Erstellen eines enthält Due-Diligence-Anforderungen erfüllen, Bewertungen des Fragebogens zum inhärenten Risiko durchführen und Risikobewertungen für Drittparteien und Interaktionen durchführen. Weitere Informationen finden Sie unter Playbook-Phasen und -Aktivitäten, wenn Risiko-Sorgfaltspflicht von Drittparteien installiert ist.
    Lieferantenfalldatensatz aktualisieren Aktualisiert den Status des Falls in „In Bearbeitung“.
    Sicherstellen, dass Lieferant keinen Einschränkungen unterliegt Stellen Sie sicher, dass dieser Lieferant nicht auf einer eingeschränkten Unternehmens- oder Regierungsliste steht. Wenn dies der Fall ist, müssen Sie diesen Fall ablehnen.
    Verfügbare Aktionen:
    • Nicht eingeschränkte bestätigen
    • Ablehnen

      Wenn Sie Ablehnenauswählen, öffnet das Playbook Ablehnungsphase.
    Qualifizierungsstatus bestätigen Bestätigen Sie, wenn Sie mit dem Onboarding fortfahren oder den Lieferanten ablehnen möchten.
    Verfügbare Aktionen:
    • Onboarding fortsetzen
    • Ablehnen

      Wenn Sie Ablehnenauswählen, öffnet das Playbook Ablehnungsphase.

    Nach Abschluss dieser Aktivität wird das Playbook in die Phase „Aktivierung“ verschoben.

    Aktivierungsphase

    In der folgenden Tabelle sind die Aktivitäten in der Aktivierungsphase des Playbooks für das Lieferanten-Onboarding aufgelistet.

    Aktivität Aktivitätsdetails
    Aufgabe zum Erfassen von Bankdetails erstellen Erstellt eine Aufgabe und weist sie dem primären Lieferantenkontakt zu, um die Bankdetails des Lieferanten zu aktualisieren.
    Aufgabe erstellen, um die Lieferantenprofildetails zu überprüfen Erstellt eine Aufgabe und weist sie dem primären Lieferantenkontakt zu, um die Lieferantenprofildetails zu überprüfen.
    Warten, bis der Lieferant die Bankdetails abgeschlossen hat Diese Aktivität wird abgeschlossen, nachdem der primäre Lieferantenkontakt die Aufgabe „Bankdetails aktualisieren“ im Zusammenarbeitsportal für Lieferanten abgeschlossen hat.
    Warten, bis Lieferant seine Profildetails validiert hat Diese Aktivität wird abgeschlossen, nachdem der primäre Lieferantenkontakt die Aufgabe „Lieferantenprofil aktualisieren“ im Zusammenarbeitsportal für Lieferanten validiert hat.
    Lieferantenaktivierung bestätigen Bestätigen Sie, wenn Sie mit dem Onboarding fortfahren oder den Lieferanten ablehnen möchten.
    Verfügbare Aktionen:
    • Onboarding fortsetzen
    • Ablehnen

      Wenn Sie Ablehnenauswählen, öffnet das Playbook Ablehnungsphase.
    Lieferantendatensatz aktivieren Legt den Lieferantendatensatz auf „onboarded=true“ fest.
    Status des Lieferantenunternehmens aktualisieren Legt den Status für den Unternehmensdatensatz auf „ Aktiv“ fest.
    Willkommens-E-Mail an Lieferanten senden Sendet eine E-Mail mit einer Willkommensnachricht an den Lieferanten.
    Anfordernde Person über die Onboarding-Abschluss benachrichtigen Sendet eine E-Mail an die anfordernde Person, die sie über den Status des Abschlusses des Lieferanten-Onboardings informiert.
    Legen Sie den Onboarding-Fall auf „Abgeschlossen“ fest. Aktualisiert den Onboarding-Fall in Abgeschlossen.

    Ablehnungsphase

    In der folgenden Tabelle sind die Aktivitäten in der Phase „Ablehnung“ des Playbooks für das Lieferanten-Onboarding aufgelistet.

    Aktivität Aktivitätsdetails
    Ablehnungsgrund angeben Geben Sie einen Grund für die Ablehnung des angeforderten Lieferanten-Onboardings an.

    Geben Sie im Feld Abschlussnotizen den Grund für die Ablehnung ein, und wählen Sie Lieferantablehnen aus.

    Verfügbare Aktionen:
    • Lieferant ablehnen
    • Überspringen
    E-Mail mit Ablehnung an Lieferanten senden Sendet eine E-Mail an den Lieferanten, um ihn darüber zu informieren, dass seine Onboarding-Anforderung abgelehnt wurde.
    Anfordernde Person über die Onboarding-Ablehnung benachrichtigen Sendet eine E-Mail an die anfordernde Person und informiert sie über die Ablehnung des Lieferanten-Onboardings.
    Legen Sie den Onboarding-Fall auf „Abgelehnt“ fest Aktualisiert den Onboarding-Fall auf Als abgelehnt geschlossen.