Erfüllen Sie die Anforderung einer Kopie des Vertrags im Playbook

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 1 Minute Lesedauer

    • Fügen Sie eine Kopie des Vertrags aus einem Playbook an, und senden Sie sie als E-Mail an den Mitarbeiter, der sie angefordert hat.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: Beschaffungsspezialist

    Erfüllen Sie die Anforderung einer Kopie des Vertrags im Playbook

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Fallmanagement für die Beschaffung > Arbeitsbereich Beschaffung.
    2. Wählen Sie das Listensymbol (Listensymbol.) und dann Alle Teamarbeiten > Fälleaus.
    3. Wählen Sie den entsprechenden Fall Kopie des Vertrags anfordern aus der Liste zur weiteren Verarbeitung aus.
      Die Registerkarte Playbook wird mit dem Abschnitt Fall verifizieren und zuweisen geöffnet.
    4. Wählen Sie im Feld Zugewiesen an einen Beschaffungsspezialisten aus, der an diesem Fall arbeiten soll.
    5. Wählen Sie Arbeit beginnen.
      Der Beschaffungsfall wechselt in den Status In Bearbeitung, und auf der Seite E-Mail wird eine Kopie des Vertrags angezeigt.
      Hinweis:
      Wenn an diesen Fall bereits ein Vertrag angehängt ist, wird er hier angezeigt. Der Beschaffungsspezialist kann den Vertrag öffnen, anzeigen und bei Bedarf die Details überprüfen.
    6. Wählen Sie E-Mail erstellen aus, um die E-Mail für den Mitarbeiter zu entwerfen.
    7. Wahlweise: Bearbeiten Sie die automatisch ausgefüllten Felder nach Bedarf.
    8. Wählen Sie Datei hinzufügen, um die Vertragsdatei zu suchen und an die E-Mail anzuhängen.
      Hinweis:
      Dieser Anhang wird hier nicht standardmäßig hinzugefügt und muss manuell vom Beschaffungsspezialisten angehängt werden. Betrachten Sie diese Szenarien:
      • Wenn in der Anforderung eine Vertragsnummer angegeben ist und für diesen Vertrag im Vertragsdatensatz ein Anhang vorhanden ist, hängen Sie die angeforderte Vertragsnummer an die E-Mail an.
      • Wenn in der Anforderung eine Vertragsnummer angegeben ist, für diesen Vertrag jedoch kein Anhang im Vertragsdatensatz vorhanden ist, suchen Sie die Datei für die Vertragsnummer, und fügen Sie sie an die E-Mail an.
      • Wenn in der Anforderung keine Vertragsnummer angegeben ist und nur Details erwähnt werden, suchen Sie den Vertrag, wie von der anfordernden Person beschrieben, und hängen Sie ihn an die E-Mail an.
    9. Wählen Sie E- Mail senden aus, um die E-Mail für den Mitarbeiter zu senden.
    10. Wählen Sie Fertig.
      Die Anforderung wird jetzt erfüllt, und der Beschaffungsfall wechselt in den Status Geschlossen – abgeschlossen.