계약 관리 프로 탐색

  • 릴리스 버전: Xanadu
  • 업데이트 날짜 2024년 08월 01일
  • 소요 시간: 7분
  • 샘플 워크플로를 계약 관리 프로 통해 자세히 알아보고 제공할 수 있는 이점을 검토합니다.

    계약 관리 프로 개요

    계약 관리 프로 는 사용 및 채택이 용이한 계약 수명주기 관리 솔루션입니다. 이를 사용하여 계약 문서 템플릿, 절, 절 변형을 설정하고 계약 요청을 시작할 수 있습니다. 또한 전자 서명, 원본 서명 및 외부 스토리지 시스템을 지원합니다.

    계약 관리 프로 이점

    표 1. 기능의 계약 관리 프로 이점
    이점 기능 사용자
    절 변형 라이브러리를 효과적으로 관리합니다. 절 관리 계약 구성자
    제출된 요청의 값을 기반으로 계약 또는 문서를 생성하는 데 사용되는 계약 템플릿 또는 표준 편지를 생성합니다. Word 문서 템플릿 계약 구성자
    추가 기능을 사용하는 시스템 및 Windows 시스템의 문서에서 macOS 컨텐츠에 Microsoft Word 대한 자리 표시자 역할을 하는 컨텐츠 컨트롤을 추가합니다. 콘텐츠 통제는 시스템에서만 Windows 수동으로 추가할 수 있습니다. Microsoft Word 계약에 대한 ServiceNow 추가 기능 계약 구성자
    요청을 시작 셀프 서비스. 또는 셀프 서비스가 아닙니다 계약합니다. 셀프 서비스 및 셀프 서비스가 아닌 계약 요청 계약 사용자
    셀프 서비스 계약 요청 서비스 셀프 서비스 계약 요청 사용 계약 사용자, 계약 이행자
    셀프 서비스가 아닌 계약 요청에 대한 수정, 승인 및 서명 셀프 서비스가 아닌 계약 요청 사용 계약 사용자, 계약 이행자
    계약 문서에 대한 내부 주제 전문가의 검토와 피드백을 받습니다. 내부 검토 개요 계약 이행자, 계약 검토자
    팀에서 처리하는 계약 요청의 양에 대한 인사이트를 얻습니다. 계약 대시보드 사용 계약 이행자
    실행 가능한 위젯으로 작업하여 계약 요청을 범주화하고 우선순위를 지정하며 효율적으로 작업합니다. 계약 작업 공간 계약 사용자, 계약 이행자

    계약 관리 프로 워크플로우

    다음 샘플 엔드 투 엔드 워크플로우는 여러 사용자가 함께 작업하여 기초 데이터를 구성하고 계약 요청을 제출, 검토 및 마무리하는 방법을 보여줍니다.

    계약 관리 프로 구성자로서 다음 작업을 수행하여 엔드 투 엔드 워크플로우를 설정합니다.
    1. 계약 구성기는 계약 유형을 생성하고 계약 모델과 연결합니다.
    2. 계약 구성기는 문서 템플릿에 사용할 절과 해당 변형을 생성합니다.
    3. 계약 구성자는 계약 문서를 생성하는 데 사용되는 문서 템플릿을 생성합니다.
    4. 계약 구성기는 서명자에 대한 자리 표시자를 구성합니다.
    5. 계약 구성기가 템플릿 매핑을 완료하여 계약 템플릿에 사용된 정보를 자동으로 입력합니다.
    6. 계약 구성자는 문서 템플릿을 게시하여 사용할 수 있도록 합니다.
    7. 계약 구성기는 계약 요청에 대한 계약 문서를 생성하는 데 사용할 계약 템플릿을 식별하는 템플릿 선택 규칙을 생성합니다.
    8. 계약 구성기는 서명자 매핑을 사용하여 서명자를 템플릿에 매핑하는 내부 서명자 규칙을 생성합니다.
    9. 계약 구성기는 계약이 저장되는 계약 리포지토리를 정의하고 계약 문서에 추가된 데이터를 매핑합니다.
    10. 계약 구성기는 만료되는 계약에 대한 미리 알림을 구성하는 계약 리포지토리 규칙을 생성합니다.
    11. 계약 구성기는 서명된 계약 문서와 수정 사항을 저장하도록 외부 저장소를 구성합니다.
    12. 계약 구성자는 서명자가 계약 문서에 전자적으로 서명할 수 있도록 전자 서명 공급자를 구성합니다.

    셀프 서비스 계약 요청 워크플로우

    셀프 서비스 계약 요청에 대한 워크플로우는 다음과 같이 진행될 수 있습니다.
    1. 계약 요청자가 계약 요청을 시작합니다. 자세한 내용은 계약 요청 시작 중 문서를 참조하십시오.
      • 확인 오류가 없는 경우 계약 요청은 진행 중 상태로 생성됩니다.
      • 서명자 확인 오류가 있는 경우 계약 요청자는 이를 해결하고 계약 요청을 다시 제출합니다.
    2. 계약 문서가 계약 템플릿에서 생성되고 메타데이터, 절, 서명자 및 테이블이 미리 정의된 조건에 따라 동적으로 추가됩니다.
    3. 계약 요청자는 변경 요청을 편집하고 재 생성 또는 문서 동기화 옵션을 사용하여 계약 문서의 새 버전을 생성합니다.
    4. 계약 요청자가 계약 문서를 봅니다.
      1. 변경할 필요가 없으면 서명을 위해 문서가 전송됩니다.
      2. 변경이 필요한 경우 계약 요청자가 변경 요청을 제출합니다.
    5. 변경 요청에 따라 계약 이행자는 다음 작업을 수행할 수 있습니다.
      1. 계약 이행자가 내부 검토 프로세스를 시작합니다.
        1. 계약 이행자는 내부 검토를 위해 검토 작업을 제출합니다.
          주:
          여러 검토자 그룹의 동일한 계약서에 대해 병렬 검토 작업을 생성할 수 있습니다. 그러나 다른 활성 작업이 이미 있는 경우 검토자 그룹이 동일한 동일한 문서에 대한 검토 작업을 만들 수 없습니다.
        2. 계약 검토자 그룹 관리자가 검토 작업을 할당하거나, 계약 검토자가 자체 할당할 수 있습니다.
        3. 할당된 계약 검토자가 계약 문서 작업을 시작합니다.
        4. 정보가 불완전한 경우 계약 검토자는 계약 이행자에게 추가 정보를 요청합니다.
        5. 추가 정보에 대한 요청이 제출된 경우 계약 이행자가 정보를 공유합니다.
        6. 계약 검토자는 문서를 검토하고, 수정안을 수락하거나 거부하고, 수정을 제안하고, 코멘트를 추가합니다.
        7. 계약 검토자는 검토를 완료하고 업데이트된 계약서를 공유합니다(사용 가능한 경우).
        8. 계약 이행자는 업데이트된 문서를 받고 피드백에 따라 필요한 변경을 수행합니다.
          • 내부 저장소의 경우 - 변경이 필요한 경우 문서를 완성한 후 새 문서 버전이 생성됩니다.
          • 외부 저장소의 경우 - 검토자는 실시간으로 온라인으로 계약 문서 수정에 대해 공동 작업합니다. 검토가 완료되면 이행자는 온라인에서 사용할 수 있는 계약서를 마무리하거나 변경 내용이 포함된 새 오프라인 버전을 만들 수 있습니다.
      2. 계약 이행자가 이해 관계자로부터 임시 승인을 시작합니다. 검토 결과 필요한 변경 사항이 발견되면 변경 내용이 적용되고 새 문서 수정 버전이 만들어집니다.
      3. 문서가 마무리되면 이행자가 요청자에게 문서를 보냅니다.
    6. 계약 요청자는 생성된 계약을 미리 보고 변경할 필요가 없는 경우 서명자에게 보냅니다. 변경이 필요한 경우 검토 및 수정 프로세스가 계속됩니다.
    7. 외부 저장소가 구성되어 있으면 계약 문서가 저장됩니다. 그렇지 않으면 인스턴스에 저장됩니다 ServiceNow .
    8. 서명자가 문서를 거부하는 경우 재작업을 위해 요청자에게 다시 전송되고 서명을 위해 수정 버전이 전송됩니다.
    9. 서명된 계약이 계약 요청 기록에 첨부됩니다.
    10. 서명된 계약은 인스턴스 또는 외부 저장소 시스템에 저장 ServiceNow 되고 계약 리포지토리에서 참조됩니다. 요청자와 부서 구성원은 계약 리포지토리에서 서명된 계약 문서에 액세스할 수 있습니다.

    셀프 서비스되지 않은 계약 요청 워크플로우

    셀프 서비스되지 않은 계약 요청에 대한 워크플로우는 다음과 같이 진행될 수 있습니다.
    1. 계약 요청자가 작업 공간에서 계약 요청을 시작합니다. 자세한 내용은 계약 요청 시작 중 문서를 참조하십시오.
    2. 계약 요청이 초안 상태로 생성됩니다.
    3. 계약 요청자는 단일 계약 또는 여러 계약과 지원 문서를 업로드하고 분류합니다.
    4. 계약 이행자는 계약 요청에 첨부된 계약 문서를 봅니다.
    5. 필요한 경우 계약 이행자는 계약서와 지원 문서를 재분류합니다.
    6. 내부 팀의 전문가 검토 또는 피드백이 필요한 경우 계약 이행자는 내부 검토 프로세스를 시작합니다.
      1. 계약 이행자는 내부 검토를 위해 검토 작업을 제출합니다.
        주:
        여러 검토자 그룹의 동일한 계약서에 대해 병렬 검토 작업을 생성할 수 있습니다. 그러나 다른 활성 작업이 이미 있는 경우 검토자 그룹이 동일한 동일한 문서에 대한 검토 작업을 만들 수 없습니다.
      2. 계약 검토자에게 검토 작업이 할당됩니다.
      3. 정보가 불완전한 경우 계약 검토자는 계약 이행자에게 추가 정보를 요청합니다.
      4. 추가 정보에 대한 요청이 제출된 경우 계약 이행자가 정보를 공유합니다.
      5. 계약 검토자는 문서를 검토하고, 편집을 수락, 거부 또는 제안하고, 의견을 추가합니다.
      6. 계약 검토자는 계약을 검토하고 피드백을 제공합니다. 수정된 문서를 사용할 수 있는 경우 계약 이행자와도 공유됩니다.
      7. 계약 이행자는 업데이트된 문서를 받고 피드백에 따라 필요한 변경을 수행합니다.
        • 내부 저장소의 경우 - 변경이 필요한 경우 문서를 완성한 후 새 문서 버전이 생성됩니다.
        • 외부 저장소의 경우 - 검토자는 실시간으로 온라인으로 계약 문서 수정에 대해 공동 작업합니다. 검토가 완료되면 이행자는 온라인에서 사용할 수 있는 계약서를 마무리하거나 변경 내용이 포함된 새 오프라인 버전을 만들 수 있습니다.
    7. 계약 이행자가 수정된 계약을 계약 요청에 업로드합니다.
    8. 계약 이행자는 수정된 계약서를 외부 공급업체 접촉 창구에 이메일로 보냅니다.
    9. 계약 요청의 활동 스트림에서 외부 공급업체 접촉 창구의 응답을 봅니다.

      모든 당사자가 계약서를 확정하기 전에 회사와 외부 공급업체 간에 여러 번의 수정 반복이 필요할 수 있습니다. 검토 프로세스는 다른 검토자 그룹과 함께 다시 수행할 수 있습니다.

    10. 계약 이행자가 이해 관계자로부터 임시 승인을 시작합니다. 검토 결과 필요한 변경 사항이 발견되면 변경 내용이 적용되고 새 문서 수정 버전이 만들어집니다. 계약 문서는 승인된 경우에만 서명을 위해 보낼 수 있습니다.
    11. 계약 이행자는 여러 계약서의 경우 순서를 지정하고, 전자 서명의 경우 필요한 필드를 추가하여 서명을 준비하고, 서명을 위해 계약서를 보냅니다.
    12. 서명자가 계약 문서를 검토합니다.
      • 변경이 필요하지 않은 경우 모든 서명자가 계약서에 서명합니다.
      • 변경이 필요한 경우 서명이 거부됩니다. 계약 요청을 작성하는 사용자가 새 문서를 생성하고 서명을 위해 다시 보냅니다.
    13. 서명된 계약은 인스턴스 또는 외부 저장소 시스템에 저장 ServiceNow 되고 계약 리포지토리에서 참조됩니다. 요청자와 부서 구성원은 계약 리포지토리에서 서명된 계약 문서에 액세스할 수 있습니다.