문서 관리 의 시스템 외부 공급업체 위험 관리

  • 릴리스 버전: Australia
  • 업데이트 날짜 2026년 03월 12일
  • 소요 시간: 5분

    • (TPRM)에서 외부 공급업체 위험 관리 향상된 문서 관리 시스템이 외부 공급업체 공동 작업 및 내부 워크플로우를 지원하는 방법에 대해 알아봅니다.

    문서 관리 개요

    버전 21.1.x부터 외부 공급업체 위험 관리(TPRM)의 DMS(문서 관리 시스템)는 벤더 수명주기 전반에 걸쳐 외부 공급업체 문서를 저장, 구성 및 관리할 수 있는 중앙 집중식 리포지토리를 제공합니다. DMS는 평가, 계약, 문제 및 작업 전반에 걸쳐 문서 재사용을 지원하여 증거 추적을 간소화하고 중복을 줄이며 감사 준비 상태를 개선합니다. 또는 외부 공급업체 포털에서 벤더 관리 작업 공간 DMS에 액세스하여 문서를 생성, 관리 및 참조합니다. 기본 접촉 창구는 포털에서 권한을 관리합니다. TPR 평가자 [sn_vdr_risk_asmt.vendor_assessor], TPR 관리자 [sn_vdr_risk_asmt.vendor_risk_manager] 및 TPR 관리자에게는 쓰기 액세스 권한이 있으며 외부 공급업체 평가 검토자 [sn_vdr_risk_asmt.vendor_assessment_reviewer]에게는 읽기 전용 액세스 권한이 있습니다. DMS는 모든 문서 작업에 대한 메타데이터, 버전 제어, 검색, 보고 및 감사 추적을 지원합니다.

    DMS는 다음 예와 같이 문서 모듈 벤더 관리 작업 공간 을 통해 내부 사용자가 액세스할 수 있습니다.
    그림 1. 벤더 관리 작업 공간의 문서 관리 시스템
    벤더 관리 작업 공간의 문서 모듈.
    외부 사용자는 다음 예와 같이 외부 공급업체 포털을 통해 DMS에 액세스할 수 있습니다.
    그림 2. 외부 공급업체 포털의 문서 관리 시스템
    외부 공급업체 포털의 DMS 자세한 설명은 이 이미지 앞과 뒤의 단락을 참조하십시오.

    핵심 기능

    • 외부 공급업체 접촉 창구는 외부 공급업체 포털을 사용하여 문서를 업로드하고 관리할 수 있습니다.

      자세한 내용은 외부 공급업체 포털에서 문서 업로드 및 관리 문서를 참조하십시오.

    • 내부 사용자는 의 문서 모듈 벤더 관리 작업 공간을 통해 문서 기록을 만들고 액세스할 수 있습니다.

      자세한 내용은 문서 기록 생성 문서를 참조하십시오.

    • 사용자는 문서 버전을 관리하고, 첨부 파일을 다운로드하고, 메타데이터를 추적할 수 있습니다.

      자세한 내용은 문서 버전 생성 문서를 참조하십시오.

    • 자동 롤업을 통해 문서를 여러 TPRM 기록 유형에 연결할 수 있습니다.
      • 작업
      • 문제
      • 참여
      • 평가

      자세한 내용은 문서를 기록에 TPRM 연결 문서를 참조하십시오.

    • 내부 사용자는 기본 접촉 창구와 기타 내부 사용자에 대한 역할 기반 권한을 관리할 수 있습니다.

      자세한 내용은 문서 공유 권한 정의 문서를 참조하십시오.

    • 각 문서 버전은 다운로드 옵션, 메타데이터 및 관계에 대한 고급 검색 및 보고, 작업 및 버전 기록에 대한 완전한 감사 추적을 지원합니다.

    수명주기 및 추적성 문서화

    각 문서는 생성 날짜, 유형, 설명, 버전 및 상태를 포함한 메타데이터를 캡처합니다. 메타데이터는 분류, 보고 및 워크플로우 라우팅에 사용됩니다.

    각 문서는 여러 버전을 지원합니다. TPR 평가자, 관리자 및 관리자는 모든 버전의 새 버전을 업로드하고, 버전 기록을 보고, 첨부 파일을 다운로드할 수 있습니다. 버전은 작성 날짜별로 내림차순으로 정렬됩니다.

    문서는 평가, 참여, 문제 및 작업에 연결할 수 있습니다. 이러한 참조는 관련 외부 공급업체 기록으로 자동 롤업됩니다. 중복 참조는 허용되지 않습니다.
    주:
    연결된 문서는 추적 가능성 및 보고를 위해 다른 기록(평가, 참여, 문제 또는 작업)과 연결된 문서 기록입니다. 연결하면 수명주기 추적을 지원하는 공식적인 관계가 생성됩니다. 참조는 이 링크를 나타내는 항목이며 문서의 참조 탭과 관련 기록의 문서 목록에 표시됩니다. 각 참조에는 기록 유형 및 ID와 같은 메타데이터가 포함됩니다. 주요 차이점은 링크는 작업이고 참조는 결과라는 것입니다. 한 문서에 대한 여러 참조는 가능하지만 동일한 기록에 대한 중복 참조는 허용되지 않습니다.

    업로드 및 버전 업데이트를 포함한 모든 문서 작업이 감사 목적으로 추적됩니다. 감사 로그는 권한 있는 사용자가 액세스할 수 있습니다.

    공동 작업 및 인사이트

    승인 및 거부를 포함한 모든 작업은 투명성과 보고를 위해 감사 로그에서 추적됩니다. 메타데이터 필드로 문서를 검색하고 문서 사용, 상태 및 관계에 대한 보고서를 생성할 수 있습니다. 필터에는 문서 유형, 위험 범주, 만료 날짜 및 외부 공급업체 연결이 포함됩니다. 보고서 모듈 또는 퍼포먼스 분석을 사용하여 문서 사용, 버전 이력 및 연결된 기록에 대한 보고서를 생성할 수 있습니다.

    보고서 유형에는 다음이 포함될 수 있습니다.
    • 메타데이터 및 버전 상세 정보가 포함된 문서 인벤토리 보고서입니다.
    • 평가, 참여 및 작업과 관련된 문서를 보여주는 연결 보고서입니다.
    • 문서 작업 및 수명주기 이벤트에 대한 감사 보고서입니다.

    Now Assist 문서 기술

    조직에서 DMS 및 TPRM용 Now Assist를 사용하는 경우 AI 기반 기술을 활용하여 문서가 많은 워크플로우를 간소화할 수 있습니다. 이러한 기능은 수동 작업을 줄이고 정확도를 개선하며 위험 작업을 가속화합니다. Now Assist 다음과 같은 핵심 기술을 제공합니다 문서 관리TPRM용 Now Assist .

    • TPRM 문제 요약 - 복잡한 외부 공급업체 위험 문제를 실행 가능한 요약으로 압축하여 위험 분석가가 신속하게 검토하고 대응할 수 있도록 지원합니다.

      자세한 내용은 TPRM 문제 요약 기술 문서를 참조하십시오.

    • 스마트 문서 – 위험 관리 문서를 요약하고 빠른 Q&A를 제공하여 수동 검토를 줄이고 실사 속도를 높입니다.

      자세한 내용은 Smart Documents Skill 문서를 참조하십시오.

    • 문서에서 정보 추출 – AI를 사용하여 대용량 문서에서 특정 데이터 포인트(예: 위험 표시기, 준수 조항 또는 계약 조건)를 끌어와 수동 검토 시간을 줄이고 정확도를 향상시킵니다.

      자세한 내용은 Now Assist extract information from documents 문서를 참조하십시오.

    for 기술에 Now Assist문서 관리 대한 자세한 내용은 다음 문서를 참조하십시오 Explore Now Assist in Document Management.

    제한

    • 외부 사용자는 제한 사항으로 인해 문서를 미리 볼 수 없습니다. 문서를 보려면 포털에서 문서를 다운로드해야 합니다.
    • 문서를 만들 때 외부 공급업체 필드는 선택 사항입니다. 그러나 문서가 외부 공급업체와 연결된 경우에는 이 필드가 필수입니다. 외부 공급업체 연결이 없는 내부 문서의 경우 필드를 비워 둘 수 있습니다.
    • 현재 문서 생성 및 버전 관리에는 별도의 단계가 필요합니다.