Microsoft OneDrive および Google ドライブ でポリシーテキストドキュメントを作成して関連付ける

  • リリースバージョン: Xanadu
  • 更新日 2024年08月01日
  • 所要時間：5分

    • レッドライン機能を備えるポリシーを作成して有効にします。このようなポリシーを作成すると、ポリシーのバージョン履歴を記録する別のレコードが内部テーブルに作成されます。

    始める前に

    必要なロール：sn_compliance_ws.corporate_compliance_analyst、mp_document_user

    手順

    1. 移動先 すべて > Policy and Compliance > Compliance ワークスペース.
    2. コンプライアンスワークスペース で、リストアイコン ([リスト] アイコン) を選択します。
    3. 移動先 コンプライアンスライブラリ > 自分のポリシー.
      新しいポリシーを作成する か、レコードを開いてレッドライン機能を有効にすることができます。
    4. 開くポリシーを選択します。
    5. Microsoft OneDrive の場合、[ポリシーテキスト] 関連リストを選択して、ポリシーテキストの内容を表示します。
      1. [ドキュメントの編集を有効にする (Enable document editing)] ボタンを選択します。
        ポリシーが [ドラフト] ステータスの場合、ポリシーオーナーは単独でドキュメントを作成するか、Microsoft OneDrive から ドキュメントを関連付けて、承認者、レビュー担当者、および貢献者がポリシーテキストを編集できるようにすることができます。
      2. ポリシーオーナーとしてドキュメントを作成するには、[ドキュメントの編集を有効にする (Enable document editing)] リストで [新規ドキュメント作成] を選択します。
      3. [フォルダーの場所] フィールドに、ドキュメントが存在するフォルダーのパスを入力します。
        たとえば、GRC/Folder です。
      4. [ドキュメント名] フィールドにドキュメントの名前を入力します。
      5. [作成] を選択します。
      6. ポリシーテキストが表示されるようにページを更新します。
      7. 作成されたドキュメントを表示するには、Google ドライブ アカウントのフォルダーにあるドキュメントに移動します。
    6. Google ドライブ の場合、[ポリシーテキスト] 関連リストを選択して、ポリシーテキストの内容を表示します。
      1. [ドキュメントの編集を有効にする (Enable document editing)] ボタンを選択します。
        ポリシーが [ドラフト] ステータスの場合、ポリシーオーナーは単独でドキュメントを作成するか、Google ドライブ からドキュメントを関連付けて、承認者、レビュー担当者、および貢献者がポリシーテキストを編集できるようにすることができます。
      2. ポリシーオーナーとしてドキュメントを作成するには、[ドキュメントの編集を有効にする (Enable document editing)] リストで [新規ドキュメント作成] を選択します。
      3. Google ドライブ から共有可能なフォルダーのリンクをコピーし、[ドキュメントの作成 (Create a document)] ポップアップの [フォルダーリンク] フィールドに貼り付けます。
        フォルダーリンクを取得するには、Google ドライブ でドキュメントを右クリックし、[その他のアクション] アイコンアイコンを選択します。[共有] と [リンクのコピー] を選択します。
      4. [ドキュメント名] フィールドにドキュメントの名前を入力します。
      5. [作成] を選択します。
        [作成] を選択すると、指定した Google ドライブ アカウントのフォルダーにドキュメントが作成されます。共有フォルダーへのリンクを指定する場合、そのフォルダー内にファイルを作成するための編集アクセス権が必要です。
      6. 作成されたドキュメントを表示するには、
    7. ドキュメントへの読み取りまたは書き込みアクセス権を持つユーザーを表示するには、[ドキュメントアクセス] 関連リストに移動します。
    8. 別のドキュメントを作成するか、レッドラインが有効なポリシーの別のドキュメントに接続するには、[ドキュメントを変更] ボタンを選択します。
      • 別のドキュメントを作成するには、[新規ドキュメントを作成] を選択すると、[ドキュメントを作成] ポップアップが開きます。
      • 別のドキュメントに接続するには、[既存のドキュメントを接続] を選択すると、[既存のドキュメントを接続] ポップアップが開きます。
    9. [ポリシーテキスト] フィールドのドキュメントのコンテンツを更新するには、ドキュメントリンクの下にある [更新] リンクを選択します。
    10. ポリシーのドラフトが作成され、完了すると、ポリシーオーナーは [レビューを要求] ボタンを選択してレビューを要求できます。
    11. [レビューを要求] ポップアップでレビュー担当者へのメッセージを入力します。
    12. [要求] を選択します。
      レビュー担当者は、[タスク] ビューの [自分の保留中タスク] にログインすると、レビューの準備ができていればポリシーを表示できます。
    13. [レビューを送信] ボタンを選択します。
      ポリシーテキストを確認し、[レビューを送信] ポップアップでコメントを追加して送信することができます。
    14. ドキュメントをプレビューし、協力者が編集した後に最新の更新を取得するには、[ポリシーテキスト] タブの [更新] リンクを選択します。
      ポリシーオーナーは、Microsoft OneDrive または Google ドライブ のドキュメントのコンテンツを編集して、クラウド上のドキュメントとポリシーの [ポリシーテキスト] フィールドの間で同期を維持できます。

      ポリシーオーナーとレビュー担当者間のすべてのアクティビティは、[詳細] 関連リストの [アクティビティ] タブに取り込まれます。すべてのレビュー担当者がレビューを完了している場合、ポリシーオーナーは公開チェックリストを完了することができます。

    15. [公開チェックリストを完了する] ボタンを選択します。
      すべてのレビューが完了したら、ポリシーオーナーは公開プロセスを完了できます。このアクションにより、プレイブックが作成されます。ポリシーオーナーは、承認を要求する前に公開チェックリストを確認する必要があります。「Complete publishing checklist for the policy and request approval (ポリシーの公開チェックリストを完了し、承認を要求する)」を参照してください。
    16. ポリシーの履歴を表示するには、[ポリシー履歴] 関連リストを選択します。
      詳細については、「レッドラインが有効なポリシーの履歴を表示」を参照してください。