ポリシーユーザーにドキュメントアクセス権を提供

  • リリースバージョン: Xanadu
  • 更新日 2024年08月01日
  • 所要時間：3分

    • レッドラインが有効になっているポリシーで共同作業を行うためのロールを割り当てられたユーザーにアクセス権を付与します。

    始める前に

    必要なロール：sn_compliance_ws.corporate_compliance_analyst、mp_document_user

    手順

    1. 移動先 すべて > Policy and Compliance > Compliance ワークスペース.
    2. コンプライアンスワークスペース で、リストアイコン ([リスト] アイコン) を選択します。
    3. 移動先 コンプライアンスライブラリ > 自分のポリシー.
    4. 開くポリシーを選択します。
    5. このポリシーのすべてのユーザーとドキュメントにアクセス可能な各ユーザーのロールを表示するには、[ドキュメントアクセス権] 関連リストを選択します。
      [ドキュメントアクセス権] 関連リストは、ポリシーのレッドラインが有効になっている場合にのみ表示されます。ドキュメントのアクセス権 [sn_irm_shared_cmn_document_access] テーブルには、レッドラインが有効になっているポリシーにアクセスできる承認者、貢献者、レビュー担当者、所有者などのユーザーロールに対応する変更があるたびに、ポリシーレコードの作成および更新された情報が格納されます。

      [詳細] 関連リストの [ポリシーのアサイン] セクションで [所有者]、[承認者]、[レビュー担当者]、および [貢献者] として識別されるユーザーは、レッドラインが有効になっているポリシーの [ドキュメントのアクセス権] 関連リストにリストされているユーザーです。1 人のユーザーが複数のロールを持つこともできます。

      [ステータス] 列には、各ユーザーがポリシーに対して持つアクセスステータスが表示されます。

      [ドキュメントアクセス] 関連リストからクラウドでホストされているドキュメントにアクセスするには、sys_user テーブルに設定されたユーザーの有効なメールアドレスが必要です。

      ポリシーオーナーがポリシーのレッドラインを有効にすると、ステータスが [ID が要求されました] であるすべてのユーザーにメール通知が送信されます。

      ポリシー承認者などの特定のユーザーとしてログインすると、ポリシードキュメントへのアクセスが処理待ちになっているという通知が送信されます。通知では、[ドキュメントアクセス権] 関連リストに入力する ID についてメールを確認するように求められます。

      注:
      Microsoft OneDrive のユーザーには編集アクセス権が付与されますが、すべてのユーザーがドキュメントを編集できるわけではありません。編集アクセス権は、ポリシーのステータスによって異なります。
      • ポリシーが [ドラフト] ステータスの場合、オーナーと貢献者には編集アクセス権があります。承認者とレビュー担当者には読み取りアクセス権のみを取得します。
      • ポリシーが [レビュー] ステータスの場合、オーナーとレビュー担当者にはドキュメントへの編集アクセス権があります。このステータスの寄稿者はポリシーに寄稿せず、ドキュメントの読み取りのみを行うことができます。承認者も読み取りアクセス権のみを持ちます。
      • ポリシーが [承認待ち]、[公開]、または [廃止] 状況の場合、すべてのユーザーは読み取りアクセス権のみを持ちます。
    6. ポリシーレコードの [ドキュメントアクセス] 関連リストに移動します。
    7. [送信 ID] ボタンを選択します。
    8. [送信 ID] ポップアップの Microsoft OneDrive [オブジェクト ID] フィールドに ID を入力します。
    9. [送信] を選択します。
      Microsoft OneDrive [オブジェクト ID] が ServiceNow アカウントに入力されました。
    10. リフレッシュアイコン。 を選択して、ユーザーの更新されたステータスを表示します。