Gruppierung und Sequenzierung von Genehmigungsregeln
Als Procurement-Administrator können Sie Genehmigungsregeln mit Genehmigungsgruppen verknüpfen und die Reihenfolge definieren, um zu bestimmen, wann diese Regeln ausgelöst werden sollen. Mit dieser Zuordnung werden mehrere Genehmigungsregeln in einer Regelgruppe nacheinander ausgelöst, anstatt alle gleichzeitig auszuwerten.
Zum Beispiel kann ein Manager beim Kauf eines IT-bezogenen Produkts den Kauf zuerst genehmigen, bevor er ihn zur Genehmigung an die IT-Abteilung sendet.
Die Regeln in einer Genehmigungsgruppe werden nur dann ausgewertet, wenn alle darin enthaltenen Regeln erfüllt sind. Wenn mehrere Genehmigungsgruppen vorhanden sind, werden alle Gruppen gleichzeitig ausgewertet. Bei Genehmigungsregeln, denen keine Genehmigungsgruppe zugeordnet ist, erfolgt die Bewertung gleichzeitig mit den Regeln, die Genehmigungsgruppen zugeordnet sind. Standardmäßig werden alle Regeln in einer Genehmigungsgruppe auch unabhängig ausgewertet. Wenn eine Regelgruppe erfüllt ist, müssen die einzelnen Regeln nicht ausgewertet werden. Dadurch wird verhindert, dass ein Procurement-Administrator Regeln doppelt erstellt, sodass sie unabhängig und außerdem noch im Kontext einer Genehmigungsgruppe ausgewertet werden müssen.
Betrachten Sie die folgenden Szenarien:
Szenario 1
- Der Betrag der Einkaufsanforderung ist 8.000 USD.
- Der Stellencode des Geschäftsinhabers lautet IC3, die Kostenstelle ist Engineering.
- Die Managerhierarchie „Stellencode“ des Geschäftsinhabers lautet IC3 => M3 => M4 => CFO.
- Ohne Regelgruppe und Gruppensequenzierung werden die Genehmigungsregeln A und B gleichzeitig ausgelöst.
- Mit Regelgruppe und Gruppensequenzierung wird zuerst die Genehmigungsregel A ausgelöst und Genehmigungsregel B folgt, wenn A abgeschlossen ist.
Szenario 2
- Der Betrag der Einkaufsanforderung ist 8.000 USD, das Lieferantenprodukt gehört zur Produktkategorie „XYZ“.
- Der Stellencode des Geschäftsinhabers lautet IC3, die Kostenstelle ist Engineering.
- Die Managerhierarchie „Stellencode“ des Geschäftsinhabers lautet IC3 => M3 => M4 => CFO.
- Ohne Regelgruppe und Gruppensequenzierung werden die Genehmigungsregeln A, B und C gleichzeitig ausgelöst.
- Mit Regelgruppe und Gruppensequenzierung werden zuerst die Genehmigungsregeln A und C ausgelöst und Genehmigungsregel B folgt, wenn A abgeschlossen ist.
Szenario 3
- Ein Einkauf für 120.000 USD
- Ein weiterer Einkauf für 95.000 USD
- Ohne Regelgruppe und Gruppensequenzierung werden die Genehmigungsregeln A, B, C und D gleichzeitig ausgelöst.
- Mit Regelgruppe und Gruppensequenzierung werden zuerst die Genehmigungsregeln A und D ausgelöst und die Genehmigungsregeln B und C folgen, wenn A abgeschlossen ist.
Genehmigungsgruppendetails werden in der Tabelle „Genehmigungsgruppe“ gespeichert. In jeder Genehmigungsgruppe steht eine zugehörige Liste „Genehmigungsregelzusammensetzung“ zur Verfügung, um die Bewertungsreihenfolge für die Genehmigungsregeln in dieser konkreten Gruppe zu definieren.
Auswirkung von Regelgruppen und Sequenzierung auf die Eigenschaft zum erneuten Senden der Genehmigung für eine Neubewertung
Wenn Genehmigungsregeln ausgelöst werden, die zu einer Regelgruppe gehören, ist die Eigenschaft zum erneuten Senden der Genehmigung für eine Neubewertung nur anwendbar, wenn diese Regeln innerhalb dieser Regelgruppe infolge einer Zusammenführung oder Überarbeitung erfüllt werden.
In dem Szenario, in dem Regeln vorhanden sind, die zu einer Gruppe gehören und außerdem unabhängig ausgewertet werden, ist die Eigenschaft zum erneuten Senden der Genehmigung für eine Neubewertung nur dann anwendbar, wenn diese Regeln innerhalb der Gruppe ausgelöst werden. Bei Regeln, die nicht zu einer Gruppe gehören, verhält sich die Eigenschaft unverändert.
- Wenn die Eigenschaft zum erneuten Senden der Genehmigung für eine Neubewertung auf „Nein“ festgelegt ist und infolge einer Überarbeitung Genehmigungsregel A erfüllt ist, Regel B nicht erfüllt ist und Regel C erfüllt ist, werden Genehmigungen für Regel A erneut an den Genehmiger gesendet.
- Wenn die Eigenschaft auf „Nein“ festgelegt ist und die Regeln A, B und C als Ergebnis einer Überarbeitung erfüllt sind, werden die Genehmigungen nicht erneut gesendet.
- Wenn die Eigenschaft auf „Ja“ festgelegt ist und die Regeln A, B und C als Ergebnis einer Überarbeitung erfüllt sind, werden alle Genehmigungen erneut gesendet.
- Wenn die Eigenschaft auf „Ja“ festgelegt ist und die Regeln A und C sowie eine neue Regel D als Ergebnis einer Überarbeitung erfüllt sind, werden die Genehmigungen A und C erneut gesendet und außerdem wird eine neue Genehmigung D gesendet.