E-Mail-Editor mit Textbausteinen und Antwortvorlagen in Source-to-Pay-Arbeitsbereich

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 3 Minuten Lesedauer

    • Fügen Sie vordefinierten Inhalt in den Nachrichtentext von E-Mails ein, die Sie vom E-Mail-Client in Source-to-Pay-Arbeitsbereichsenden.

    Sie können diese Funktion verwenden, um E-Mails für alle Beschaffungsobjekte zu senden, einschließlich Einkaufsanforderungen, Beschaffungsanforderungen, Verhandlungen, Verhandlungsereignisse, Beschaffungsfälle und Aufgaben. Um den E-Mail-Client zu öffnen, wählen Sie E- Mail erstellen über das Symbol „Weitere Aktionen“ für das Beschaffungsobjekt. Ein E-Mail-Entwurf mit vorab ausgefüllten Daten in den Feldern An, Betreffund E-Mail-Text wird angezeigt.

    Verwenden von Textbausteinen

    Im E-Mail-Client können Sie einen Textbaustein auswählen, um den E-Mail-Text mit dem darin angegebenen Inhalt zu füllen. Nachdem Sie einen oder mehrere Textbausteine definiert haben, wird im E-Mail-Client das Kontextfenster „Textbausteine“ angezeigt, sodass Sie eine E-Mail mit einem Textbaustein Ihrer Wahl verfassen können. Für Sourcing and Procurement Operationsist „Haftungsausschluss“ die einzige bereitgestellte Standard-Textbausteine.

    Wenn Sie Einfügenwählen, wird der Inhalt des Textbausteins an der Stelle des Cursors eingefügt. Sie ersetzt nicht den Inhalt, den Sie vor der Auswahl des Textbausteins erstellt haben. Um vorhandenen Inhalt durch einen Textbaustein zu ersetzen, markieren Sie den zu ersetzenden Text, und wählen Sie dann einen Textbaustein aus.

    Textbausteininhalte werden erstellt

    Definieren Sie Textbausteine, indem Sie in der Tabelle mit den vorgefertigten E-Mail-Client-Nachrichten [sys_email_canned_message] Datensätze erstellen.

    Wenn Sie einen Textbaustein definieren, können Sie dem Nachrichtentext einen der folgenden Inhaltstypen hinzufügen:
    • Symbole
    • Logos
    • Bilder
    • Rich-Text-HTML
    • Hyperlinks
    • Variablen
    • Alle anderen HTML-Konstrukte

    Weisen Sie Business Managern die Rolle „email_client_quick_message_author“ zu, damit sie Textbausteine für Benutzer in ihrer Gruppe erstellen können.

    Weitere Informationen zum Erstellen von Textbausteinen finden Sie unter Textbausteine definieren.

    Verwenden von Antwortvorlagen

    Lösen Sie Fälle schneller und effizienter mit Antwortvorlagen. Antwortvorlagen sind wiederverwendbare Nachrichten, die in E-Mail-Entwürfe kopiert werden können, um Anwendern schnelle und einheitliche Nachrichten bereitzustellen. Jede Vorlage ist einer Tabelle zugeordnet, die eine Erweiterung der Tabelle „Aufgabe“ [task] oder „Interaktion“ [interaction] ist. Antwortvorlagen enthalten einen Kurznamen zum Angeben einer Verknüpfung, die zur Identifizierung der Nachricht verwendet werden kann.

    Öffnen Sie die Antwortvorlage, die Sie für Ihre E-Mail verwenden möchten, und wählen Sie In Zwischenablage kopieren. Sie können jetzt den Inhalt dieser Vorlage an der Stelle des Cursors einfügen. Sie ersetzt nicht den Inhalt, den Sie vor der Auswahl der Antwortvorlage erstellt haben. Um vorhandenen Inhalt durch einen Antwortvorlageninhalt zu ersetzen, markieren Sie den zu ersetzenden Text, und wählen Sie dann eine Antwortvorlage aus.

    Standardmäßig werden die folgenden Antwortvorlagen für diese Standard-Procurement-Objekte bereitgestellt:
    • Beschaffungsfall: Standardabschlussantwort, Beschaffungskontakte, Richtlinienanweisungen und zusätzliche Informationen.
    • Bestellanforderung: Die Bestellung ist in Bearbeitung, Beschaffungskontakte und Richtlinienanweisungen.
    • Beschaffungsanforderung: Bestellung ist in Bearbeitung, Beschaffungskontakte und Policenanweisungen.
    • Negotiation: Beschaffungskontakte und Richtlinienanweisungen.
    • Verhandlungsereignis: Beschaffungskontakte und Richtlinienanweisungen.
    • Aufgabe: Beschaffungskontakte und Richtlinienanweisungen.

    Während Benutzer mit der Rolle „Antwortvorlagenleser“ [sn_template_snip.template_snippet_reader] nur Antwortvorlageninhalte lesen können, können Benutzer mit der Rolle „Antwortvorlagenautor“ [sn_template_snip.template_snippet_writer] Antwortvorlageninhalte lesen, erstellen, aktualisieren und löschen.

    Weitere Informationen zum Arbeiten mit Antwortvorlagen finden Sie unter Eine Antwortvorlage erstellen oder ändern.

    Per E-Mail gesendete Nachricht im Aktivitätsprotokoll

    Nachdem Ihre E-Mail erstellt, gesendet und vor allem vom beabsichtigten Empfänger empfangen wurde, wird die E-Mail-Nachricht im Abschnitt „ Aktivität “ des Procurement-Objektdatensatzes angezeigt. Sie können mit dieser E-Mail aus dem Aktivitätsprotokoll weiterarbeiten, indem Sie je nach Bedarf antworten oder die E-Mail weiterleiten.

    Setup-Konfigurationen für den E-Mail-Editor

    Um den E-Mail-Editor und alle zugehörigen Funktionen anzuzeigen, einschließlich der Anzeige Ihrer E-Mail-Nachricht im Aktivitätsprotokoll, vergewissern Sie sich, dass die folgenden Konfigurationen vorhanden sind:
    • Die gesendete E-Mail muss den Status „Empfangen“ haben, damit das E-Mail-Protokoll im Aktivitätenstrom des Beschaffungsobjekts angezeigt wird.
    • Auf die Formatierer-Aktualisierung des Aktivitätenstroms der Beschaffungsobjekte sollten die Formate „E -Mails – automatisch generiert“ und „E- Mails – Korrespondenz “ angewendet werden.
    • Das Attribut „E-Mail-Client“ muss auf den Objekttyp „Beschaffung“ aktualisiert werden, damit die E-Mail-Editor-Funktion für dieses Objekt aktiviert werden kann.
    • Die Rolle „email_composer“ muss als enthaltene Rolle für den Basiserfüller oder die Rolle des Service Desk-Mitarbeiters [sn_spend_sdc.agent] hinzugefügt werden, damit der Anwender die E-Mail-Editor-Funktion anzeigen kann.
    • Die Rolle „Antwortvorlagenleser“ [sn_template_snip.template_snippet_reader] muss hinzugefügt werden, damit der Anwender die Antwortvorlagenfunktion anzeigen kann.