Verfolgen Sie Risikobewertungen aus dem Playbook für Sorgfaltspflicht

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 2 Minuten Lesedauer

    • Als Beschaffungsspezialisten verwenden Sie das Playbook für Sorgfaltspflicht, um Bewertungen des Lieferantenrisikos nachzuverfolgen und die zugehörigen Aufgaben abzuschließen.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: Beschaffungsspezialist

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Wenn eine Beschaffungsanforderung einem Verhandlungsereignis hinzugefügt wird und sich im Status „Qualifizierung erforderlich“ befindet, wird ein Lieferantenfall vom Typ „Sorgfaltspflicht“ ausgelöst, um Risikobewertungen zu berücksichtigen. Sie können den Fall über das Playbook schließen, wenn doppelte Anforderungen vorhanden sind. Falls keine Duplikate vorhanden sind, wird eine neue Sorgfaltspflicht über das Playbook initiiert. Derselbe Datensatzersteller von Drittpartei-Risikomanagement (TPRM) wird hier verwendet. Sie werden bei jedem Schritt im TPRM-Workflow benachrichtigt, z. B. bei der Bewertung des inhärenten Risikos, der Bewertung des Drittparteirisikos usw. Sie können die Risikobewertung überprüfen, nachdem die Sorgfaltspflicht abgeschlossen ist. Jetzt können Sie die Risikobewertung akzeptieren oder ablehnen und basierend auf dieser Entscheidung die erforderlichen Maßnahmen ergreifen. Wählen Sie Als abgeschlossen markieren aus, um den Sorgfaltspflicht-Fall zu schließen.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Fallmanagement für die Beschaffung > Arbeitsbereich Beschaffung.
    2. Wählen Sie das Listensymbol (Listensymbol.) und dann Alle Teamarbeiten > Fälleaus.
    3. Wählen Sie den entsprechenden Beschaffungsfall aus der Liste zur weiteren Verarbeitung aus.
      Die Registerkarte Playbook wird mit dem Abschnitt Fall zuweisen geöffnet.
    4. Wählen Sie im Feld Zugewiesen an einen Beschaffungsspezialisten aus, der an diesem Fall arbeiten soll.
    5. Wählen Sie Arbeit beginnen.
      Der Beschaffungsfall wechselt in den Status In Arbeit.
    6. Überprüfen Sie die Lieferantendetails.
    7. Wählen Sie Fortsetzen.
    8. Auf doppelte Sorgfaltspflicht-Anforderungen prüfen, falls vorhanden.
    9. Wahlweise: Falls Datensätze für Due-Diligence-Anforderungen (DDR) mit Risikobewertungen vorhanden sind, entscheiden Sie, ob diese Fälle abgebrochen oder verwendet werden sollen.
    10. Wahlweise: Um diese Fälle abzubrechen, wählen Sie Fallabbrechen aus.
    11. Wählen Sie Neue Anforderung erstellen aus, um eine neue Risikobewertung zu initiieren.
    12. Wählen Sie im Abschnitt Sorgfaltspflicht-Anforderung erstellen den Zweck der Anforderung aus.
      Die relevante Drittpartei, falls verfügbar, wird automatisch ausgefüllt.
    13. Wahlweise: Wenn die Drittpartei hier nicht aufgeführt ist oder unvollständige Informationen angegeben werden, geben Sie die folgenden Details ein:
      • Drittpartei-Informationen
      • Interaktionsinformationen
      • Drittparteiadresse
      • Interaktionsadresse
      • Primärer Drittparteikontakt
      • Primärkontakt für Interaktion
    14. Wahlweise: Fügen Sie bei Bedarf relevante Anhänge hinzu.
    15. Wählen Sie Absenden.
      Für den Lieferanten wird ein Sorgfaltspflicht-Fall erstellt. Danach wird die erstellte Falldatensatz-ID im Feld Zugehöriger DDR auf der Registerkarte Details ausgefüllt.
    16. Warten Sie, bis der Risikoprozess gestartet wird.
      An diesem Punkt beginnt das TPRM-Team mit dem Onboarding des Lieferanten, der dem erstellten DDR zugeordnet ist.
    17. Warten Sie, bis die Bewertung des inhärenten Risikos abgeschlossen ist.
      Hier füllt der zugewiesene Teilnehmer den Fragebogen zum inhärenten Risiko aus und übermittelt er ihn, und das TPRM-Team aktualisiert den INA-Datensatz und versetzt ihn in den Status Geschlossen. Details des INA-Datensatzes werden parallel im Playbook bereitgestellt. Sie erhalten eine Benachrichtigung, dass die Bewertung des inhärenten Risikos jetzt abgeschlossen ist.
    18. Warten Sie, bis die Drittpartei-Risikobewertungen abgeschlossen sind.
      Hier startet das TPRM-Team die Due-Diligence-Prüfung für den Lieferanten, der dem erstellten DDR zugeordnet ist. Details der Drittpartei-Risikobewertungen für die Drittpartei und die Interaktion werden parallel im Playbook bereitgestellt. Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn beide Risikobewertungen abgeschlossen sind und sich im Status Geschlossen befinden.
    19. Überprüfen Sie den Status des gesamten Sorgfaltspflicht-Genehmigungsprozesses.
      An diesem Punkt versetzt das TPRM-Team den DDR in den Status „TPRM – Genehmigt“. Sie erhalten eine Benachrichtigung, dass die Sorgfaltspflicht-Anforderung vom TPRM-Team genehmigt wurde. Die Risikobewertungen aus allen oben genannten Bewertungen werden jetzt im Playbook angezeigt.
      Hinweis:
      Wenn der Datensatz zu einem beliebigen Zeitpunkt während der oben genannten TPRM-Aktivitäten abgelehnt wird, erhalten Sie eine Benachrichtigung über die Ablehnung, und der Fall wird in den Status Als abgelehnt geschlossen verschoben.
    20. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
      • Wählen Sie Risikobewertungablehnen aus, benachrichtigen Sie die anfordernde Person über die Ablehnung der Anforderung, und markieren Sie den Fall als Abgelehnt.
      • Wählen Sie Risikobewertung akzeptieren, benachrichtigen Sie den Lieferanten, und markieren Sie den Fall als Abgeschlossen.