La planification dynamique rationalise l’allocation des commandes de travaux et des tâches aux agents de service sur site en temps réel. Ce processus complexe garantit que chaque tâche est associée à l’agent le plus approprié au moment le plus approprié, en tenant compte de manière réfléchie d’une série de variables, notamment la disponibilité de l’agent, l’emplacement, les compétences et la charge de travail.

Voici les étapes clés impliquées dans le processus de planification dynamique :

Identification de la tâche

Le processus commence par l’identification de la liste des tâches en attente d’expédition. Ces tâches peuvent provenir de demandes client, d’accords de service ou de calendriers de maintenance. Les attributs de tâche clés, tels que les dépendances, les accords sur les niveaux de service et les préférences client, sont essentiels pour déterminer le moment optimal pour l’achèvement de la tâche.

Remarque :

Les tâches de commande de travaux dont le calendrier est verrouillé sont exclues du processus de planification dynamique.

Lancer le processus de planification

La planification dynamique peut être déclenchée manuellement par un expéditeur ou automatiquement par le système.

1. Lorsqu’ils déclenchent manuellement, les expéditeurs sélectionnent plusieurs tâches dans la file d’attente d’expédition et utilisent la fonctionnalité d’affectation automatique pour lancer le processus de planification dynamique.
2. Le déclenchement automatique se produit lorsque le système surveille en permanence les états des tâches et des agents. Si les conditions de filtre prédéfinies sont remplies ou si des intervalles spécifiques sont atteints, le processus de planification dynamique est automatiquement lancé.

Affectations des tâches de l’agent

Une fois activé, le système identifie les groupes de travail potentiels capables d’exécuter les tâches. Il optimise ensuite intelligemment l’affectation des tâches aux agents en fonction de facteurs tels que la disponibilité des agents, leur emplacement, leurs compétences et leur charge de travail. L’objectif est d’associer chaque tâche à l’agent le plus adapté.

Recommandations de l’agent

Le système génère des recommandations d’agent pour chaque tâche, en tenant compte d’attributs tels que les compétences, l’emplacement et la disponibilité de l’agent. Ces suggestions sont dérivées d’un algorithme d’optimisation conçu pour faire correspondre les tâches aux agents les plus appropriés. Les recommandations sont présentées à l’expéditeur pour confirmation. Le répartiteur examine ces recommandations et peut prendre en compte d’autres considérations avant de finaliser les affectations. Cette étape permet de s’assurer que les tâches sont affectées aux agents les plus appropriés, optimisant ainsi l’efficacité globale du processus de planification dynamique.

Confirmation de l’expéditeur

L’expéditeur confirme les affectations de tâches en fonction des recommandations. Si l’affectation automatique est désactivée, le résultat du processus de planification dynamique est généralement présenté à l’expéditeur pour confirmation et approbation avant que les tâches ne soient affectées. L’expéditeur peut prendre en compte d’autres facteurs spécifiques aux exigences de la tâche, à l’urgence ou aux préférences du client avant de confirmer les affectations.

Heures de début et mises à jour des tâches

Cette étape implique de planifier les heures de début des tâches en fonction de leur urgence, de leurs dépendances et d’autres critères pertinents. Au fur et à mesure de l’avancement des tâches, le système met à jour en continu les états des tâches, la disponibilité des agents et les changements de données en temps réel.

Annulation et réaffectation

En cas de changements dans la disponibilité des agents ou les priorités des tâches, le système peut annuler ou réaffecter des tâches pour garantir une allocation efficace des ressources. Cela devient particulièrement pertinent pendant le congé d’un agent ou lorsque des tâches plus prioritaires nécessitent une attention particulière.