Créer ou modifier une configuration de service de réservation de rendez-vous

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 6 minutes de lecture

    • Créez ou modifiez une configuration de réservation de rendez-vous pour un service au sein d’une application fourni aux clients.

    Avant de commencer

    Rôle requis : appointment_booking_admin, admin

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Pour utiliser la fonctionnalité de réservation de rendez-vous, les administrateurs doivent créer une configuration pour chaque service disponible pour les clients. Les configurations de service sont créées dans une configuration d’application, telle que la configuration de la commande de service sur site et la configuration de la tâche de service sur site, qui sont fournies avec la fonctionnalité de prise de rendez-vous.

    Procédure

    1. Accédez à la Tout > Prise de rendez-vous > Configuration de prise de rendez-vous.
    2. Sélectionnez la configuration souhaitée.
      • Pour configurer le service de prise de rendez-vous pour les commandes de travaux, sélectionnez Configuration de la commande de service sur site
      • Pour configurer le service de prise de rendez-vous pour les tâches de commande de travaux, sélectionnez Configuration de la tâche de service sur site
    3. Dans la liste connexe de configuration du service de réservation de rendez-vous, cliquez sur Nouveau.
    4. Renseignez les champs suivants selon vos besoins sur le formulaire.
      Tableau 1. Champs de configuration de service de Prise de rendez-vous
      Champ Description
      Activer la configuration avancée Option permettant de configurer un calendrier différent au niveau d’un jour lors de la prise de rendez-vous.
      Actif Active la réservation de rendez-vous pour le service.
      Remarque :
      si ce paramètre est désactivé, les clients ne peuvent pas fixer de rendez-vous pour le service, mais peuvent toujours créer des commandes de travaux.
      Ignorer les notifications par défaut Envoie des notifications aux clients.
      • FAUX (valeur par défaut) : des notifications sont envoyées au client chaque fois qu’un rendez-vous est planifié, reporté ou annulé.
      • VRAI : aucune notification n’est envoyée.
      Informations générales
      Nom Le nom de la configuration de service.
      Configuration Le nom de la configuration de réservation de rendez-vous à laquelle ce service appartient.
      Table de disponibilité La table utilisée pour calculer la disponibilité des rendez-vous. La valeur par défaut est la table de tâche de commande de travaux [wm_task].
      Calendriers des jours non ouvrés Le calendrier des jours non ouvrés à utiliser lors de la détermination de la disponibilité. La réservation de rendez-vous prend en compte le calendrier des jours non ouvrés lors de la détermination du nombre de rendez-vous disponibles et exclut tout jour configuré comme Exclure dans le calendrier. Cliquez sur l'icône de recherche et sélectionnez un calendrier dans la liste des calendriers.
      Remarque :
      les calendriers des jours non ouvrés sont utiles lorsque la méthode d'affectation des tâches configurée est Manuellement, ce qui ne tient pas compte des calendriers des agents.
      Informations du catalogue
      Élément de catalogue La configuration de Prise de rendez-vous est créée pour le service spécifié dans le catalogue de services. Cliquez sur l'icône de recherche et sélectionnez un service dans la liste des Créateurs d'enregistrement.
      Remarque :
      l'élément de catalogue doit exister dans le catalogue de services.

      Avant de configurer la prise de rendez-vous avec des commandes de travaux, assurez-vous de créer un modèle de commande de travaux. De même, si vous utilisez la prise de rendez-vous avec des tâches de commande de travaux, créez d’abord un modèle de tâche de commande de travaux.
      Emplacement Le champ sur le fournisseur d'enregistrement qui détermine l'emplacement du rendez-vous.
      Le rendez-vous est obligatoire Cochez cette case s’il est obligatoire qu’un client crée un rendez-vous lorsqu’il demande ce service.
      • Si elle est cochée, le champ Rendez-vous apparaît sur le créateur d’enregistrement et l’utilisateur doit sélectionner un rendez-vous disponible dans la fenêtre Sélectionner un rendez-vous avant d’envoyer la demande de service.
      • Si elle est décochée, l’utilisateur peut envoyer la demande de service sans choisir de rendez-vous.
      Contact utilisateur Le champ sur le fournisseur d’enregistrement qui détermine la personne pour laquelle le rendez-vous est créé. Il s’agit d’un champ de référence qui recherche une variable sys_user et définit la variable sur le créateur d’enregistrement, par exemple, Contact.
      Fuseau horaire La fenêtre de rendez-vous basée sur le champ Fuseau horaire qui est spécifié dans l'enregistrement du contact de l'utilisateur ou l'emplacement où le rendez-vous pour la tâche est prévu.
      Réservation
      Rendez-vous par fenêtre Nombre de rendez-vous disponibles pour chaque créneau horaire de rendez-vous configuré. Ce nombre détermine le nombre de rendez-vous disponibles affichés sur la fenêtre Sélectionner un rendez-vous. Saisissez un numéro dans ce champ si la méthode d'affectation des tâches configurée est Manuellement. Si la méthode configurée est Affectation automatique ou Planification dynamique, ce paramètre ne s'applique pas, sauf si aucun emplacement n'est fourni. La configuration utilise alors par défaut le nombre de rendez-vous par fenêtre.
      Délai Nombre d'heures ou de jours à partir de l'heure actuelle avant qu'un rendez-vous puisse être réservé pour ce service. Définissez le délai en heures ou en jours. La valeur par défaut est de 4 heures.
      Nombre max. de jours avant la réservation Le nombre de jours à partir du jour actuel pendant lesquels un rendez-vous peut être réservé pour ce service. La valeur par défaut est de 14 jours.
      Date limite de report / annulation Nombre minimal d'heures ou de jours avant l'heure de début d'un rendez-vous pour qu'un rendez-vous puisse être annulé ou reporté. Un utilisateur ne pourra pas annuler ou reporter un rendez-vous pendant ces heures, le bouton Annuler ne sera pas disponible. Définissez la durée en heures ou en jours. La valeur par défaut est de 4 heures.
      Ignorer le délai lors de la replanification Cette option ignore le calcul du délai mentionné au préalable lors de la replanification d’un rendez-vous.
      Tenir compte des jours fériés lors du calcul du délai Cette option honore les jours fériés en calculant le délai en se basant uniquement sur les jours ouvrables lors de l’affichage des créneaux de réservation de rendez-vous disponibles. Par exemple, si un jour férié survient pendant la période de calcul du délai, le système ignore le jour férié et calcule le délai à l’aide du prochain jour ouvrable disponible.
      Rendez-vous
      Fenêtre de rendez-vous La durée de la fenêtre de rendez-vous.
      Remarque :
      prévoyez suffisamment de temps pour que le travail puisse être commencé et terminé pendant cette durée.
      Utiliser l'heure de fin du créneau comme Utilisez l’une des deux méthodes suivantes pour déterminer si l’agent doit arriver ou terminer la tâche avant l’heure de fin de la fenêtre.
      Durée du travail Le temps nécessaire pour accomplir toutes les tâches créées par le créateur d'enregistrement. Cette durée est fixée pour une tâche lorsqu'elle est créée. Utilisée pour déterminer la disponibilité.
      Durée de déplacement (aller-retour) Valeur estimée du temps de déplacement moyen (aller-retour) requis pour l'agent qui exécute la tâche. Utilisée pour déterminer la disponibilité.
      Calendrier journalier
      Jours pouvant être réservés Les jours de la semaine pour lesquels des rendez-vous peuvent être réservés. La valeur par défaut est du lundi au vendredi.
      Heure de démarrage quotidienne Le début de la journée de travail et la première heure de début possible pour une fenêtre de rendez-vous.
      Heure de fin quotidienne La fin de la journée de travail et la dernière heure de fin possible pour une fenêtre de rendez-vous.
      Inclure une pause quotidienne Cochez cette case pour planifier une pause pour chaque jour pouvant être réservé, puis sélectionnez les heures de début et de fin de la pause. Permet de définir une pause qui s'applique à tous les jours.
      Aperçu de la réservation de rendez-vous Fournit un aperçu des fenêtres et des heures de rendez-vous en fonction des sélections d'heures de début et de fin, de temps de pause et de fenêtre de rendez-vous.
    5. Cliquez sur Envoyer.