Zeitpläne mit Service Operations-Arbeitsbereich verwalten

  • Freigeben Version: Yokohama
  • Aktualisiert 30. Januar 2025
  • 6 Minuten Lesedauer

    • Über den Kalender in Service Operations-Arbeitsbereich können Sie in Ihren Zeitplan anschauen, ein Event mit einem anwenderdefinierten Eventtyp erstellen, die Abwesenheit für eine Bereitschafts- oder Arbeitsschicht beantragen oder mit Kollegen die Arbeitsschicht tauschen.

    Vorbereitungen

    • Wenn Ihr Systemadministrator die Systemeigenschaft sn_uib_agent_sp.allow_agent_edit_break aktiviert hat, können Sie die Start- und Endzeit Ihrer Pause in einer Schichtspanne bearbeiten.
    • Wenn Ihr Systemadministrator die Systemeigenschaft sn_uib_agent_sp.allow_agent_add_remove_break aktiviert hat, können Sie Ihre Pausenzeit in einer Schichtspanne hinzufügen oder entfernen.

    Erforderliche Rolle: sn_shift_planning.agent

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Wenn Sie die von einem Kollegen angefragte Schicht übernehmen können, erteilen Sie Ihre Zustimmung zu dem Tausch. Wenn Sie eine Abwesenheit für eine Bereitschaftsschicht beantragen, können Sie auch einen Mitarbeiter vorschlagen, der die Schicht übernimmt. Sie können Service Desk-Mitarbeiter im Teamkalender auch nach Teammitglied, Standort, Kompetenzen, Schichtplan oder Ereignissen filtern.

    Sie können:
    • Tauschen Sie Schichten mit Service Desk-Mitarbeitern aus Ihrer Zuweisungsgruppe.
    • Fügen Sie Besprechungen oder Schulungsevents Teilnehmer hinzu.
    • Bearbeiten oder löschen Sie von Ihnen erstellte Besprechungs- oder Schulungseventtypen.
    • Bearbeiten oder löschen Sie Arbeitseventtypen, wenn Sie angemeldet sind und Ihnen das Ereignis zugewiesen wurde.
    Hinweis:
    • Wenn der Kalender eines Service Desk-Mitarbeiters in Personaloptimierung für ITSM in den entsprechenden Kalender in Microsoft Outlook integriert ist, werden die Schichten, Zeitpläne und Ereignisse wie Besprechungen, Schulungen und Urlaub im Microsoft Outlook-Kalender angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Mitarbeiterkalender in Personaloptimierung für ITSM mit dem Microsoft Outlook-Kalender synchronisieren.
    • Wenn Sie ein Ereignis vom Typ „Besprechung“ oder „Schulung“ erstellen, ist der angemeldete Benutzer immer Teil der Teilnehmerliste und kann nicht entfernt werden.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Arbeitsbereiche > Service Operations-Arbeitsbereich.
    2. Klicken Sie auf das Symbol „Zeitplan“.
      Rufen Sie den Zeitplan auf:
      • Zeigen Sie Ihren Zeitplan an, indem Sie auf die Registerkarte Mein Kalender klicken. Verwenden Sie anschließend die Liste Listensymbol, um den Zeitplan auszuwählen, den Sie nach Tag, Woche oder Monat anzeigen möchten.
      • Zeigen Sie den Zeitplan eines anderen Service Desk-Mitarbeiters an, indem Sie auf die Registerkarte Teamkalender klicken. Klicken Sie dann auf den Zeitplan eines Service Desk-Mitarbeiters, um die Arbeits- und Pausenzeiten dieses Mitarbeiters anzuzeigen.
      Hinweis:
      Sie können den Zeitplan für die primäre Zuweisungsgruppe und die Bereitschaftsgruppe anzeigen, der Sie angehören.
    3. Erstellen Sie ein Event eines anwenderdefinierten Eventtyps.
      Für einen anwenderdefinierten Eventtyp, für den der Systemadministrator den Mitarbeiterzugriff aktiviert hat, können Sie Events erstellen, bearbeiten oder löschen.
      1. Klicken Sie auf Neu, und wählen Sie den Namen des anwenderdefinierten Eventtyps aus.
      2. Füllen Sie die Felder im Formular des anwenderdefinierten Eventtyps nach Bedarf aus.
      3. Klicken Sie auf Speichern.
      Um das Event zu bearbeiten, wählen Sie das Event und dann das Bearbeitungssymbol ( Bearbeitungssymbol), um die erforderlichen Änderungen vorzunehmen, und speichern Sie das Event dann. Um es zu löschen, wählen Sie das Löschsymbol.
    4. Erstellen Sie eine Anfrage.
      • Sie können in der Anforderung von arbeitsfreier Zeit die Funktion Verfassen verwenden, um mit Ihrem Vorgesetzten zu kommunizieren.
      • Sie können in der Schichttauschanforderung die Funktion Verfassen verwenden, um mit Ihren Mitarbeitern zu kommunizieren.
      Aufgabe Aktion
      Schichttausch anfragen Erstellen Sie einen Schichttausch, oder tauschen Sie, indem Sie eine Schicht auswählen.
      So erstellen Sie einen Schichttausch:
      1. Klicken Sie auf Neu und wählen Sie Shift Swap (Schichttausch) aus.
      2. Geben Sie die Detailinformationen zur anfordernden Person ein.

        Ihr Name wird automatisch im Feld Anforderer eingetragen.

        1. Wählen Sie im Feld Datum das Datum aus, für das Sie die Schicht tauschen möchten.
        2. Wählen Sie im Feld Schicht die zu tauschende Schicht aus. Wenn Sie nur eine Schicht für das ausgewählte Datum haben, ist dieses Feld automatisch ausgefüllt.
      3. Füllen Sie die Detailinformationen für den Service Desk-Mitarbeiter aus, mit dem Sie die Schicht tauschen möchten.
        1. Wählen Sie im Feld Agent den Namen des Außendienstmitarbeiters aus.
        2. Wählen Sie im Feld Datum das Datum aus, für das Sie die Schicht tauschen möchten.
        3. Wählen Sie im Feld Schicht die zu tauschende Schicht aus. Wenn Sie nur eine Schicht für das ausgewählte Datum haben, ist dieses Feld automatisch ausgefüllt.
      4. Klicken Sie auf Absenden.
      So tauschen Sie durch Auswählen einer Schicht:
      1. Wählen Sie eine Schicht im Kalender aus, und klicken Sie auf das Schichttausch-Symbol.
      2. Wählen Sie im Schichtmenü für Ihre Schicht die Schicht aus, die Sie mit einem anderen Service Desk-Mitarbeiter tauschen möchten. Diese Informationen werden automatisch gefüllt, wenn Sie die Anforderung über das Schichtwechsel-Symbol öffnen.
      3. Wählen Sie im Feld Service Desk-Mitarbeiter für die angeforderte Schicht den Service Desk-Mitarbeiter aus, mit dem Sie tauschen möchten.
      4. Wählen Sie im Schichtmenü für die angeforderte Schicht die Schicht des Service Desk-Mitarbeiters aus, mit dem Sie tauschen möchten.
      5. Klicken Sie auf Absenden.
      Abwesenheit für eine Arbeitsschicht beantragen Erstellen Sie einen neuen Abwesenheitsantrag, oder wählen Sie eine Arbeitsschicht aus, für die Sie eine Abwesenheit beantragen möchten.
      So erstellen Sie einen neuen Urlaubsantrag:
      1. Klicken Sie auf Neu, und wählen Sie Abwesenheit.
      2. Klicken Sie im Feld Startdatum auf das Kalendersymbol, und wählen Sie das Datum aus, an dem Sie Ihre Abwesenheit beginnen möchten.
      3. Klicken Sie im Feld Enddatum auf das Kalendersymbol, und wählen Sie das Datum aus, an dem Sie die Abwesenheit beenden möchten.
      4. Klicken Sie auf Speichern.
      So erstellen Sie einen Antrag aus einer Arbeitsschicht:
      1. Wählen Sie die Arbeitsschicht im Kalender aus, für die Sie eine Abwesenheit beantragen möchten, und klicken Sie auf das Symbol „Abwesenheit beantragen“ ( Symbol „Abwesenheit beantragen“).

        Startdatum und -uhrzeit sowie Enddatum und -uhrzeit werden automatisch eingetragen.

      2. Geben Sie in das Feld Titel einen Namen für die Arbeitsschicht ein.
      3. Geben Sie im Feld „Beschreibung“ einen Grund für den Abwesenheitsantrag ein.
      4. Klicken Sie auf Speichern.
      Hinweis:
      • Um eine Arbeitsschicht zu bearbeiten, wählen Sie die Schichtspanne aus, für die Sie die Pausenzeit bearbeiten möchten, wählen Sie das Bearbeitungssymbol ( Bearbeitungssymbol) in der Arbeitsschicht aus, bearbeiten Sie die gewünschten Pausenzeiten, und klicken Sie auf Speichern.
      • Wenn Sie Ihren Urlaubsantrag nach dem Senden bearbeiten, wird der Antrag in den Status Angefordert versetzt.
      Abwesenheit für eine Bereitschaftsschicht beantragen Erstellen Sie eine neue Anforderung für arbeitsfreie Zeit bei der Rufbereitschaft oder wählen Sie eine Arbeitsschicht aus, für die Sie arbeitsfreie Zeit beantragen möchten.
      Hinweis:
      Die Voreinstellungen für die Genehmigung von bezahltem Urlaub werden für jede Bereitschaftsgruppe vom Administrator festgelegt. Weitere Informationen finden Sie unter Einstellungen für eine Benutzergruppe konfigurieren. Die Eigenschaft com.snc.on_call_rotation.pto.approval.required muss auf true festgelegt sein. Weitere Informationen finden Sie unter Systemeigenschaften für Bereitschaftsplanung.
      So erstellen Sie einen neuen Antrag:
      1. Klicken Sie auf Neu und wählen Sie die Option On Call Time Off (Abwesenheit von Rufbereitschaft) aus.
      2. Klicken Sie im Feld Startdatum auf das Kalendersymbol, und wählen Sie das Datum aus, an dem Sie Ihre Abwesenheit beginnen möchten.
      3. Klicken Sie im Feld Enddatum auf das Kalendersymbol, und wählen Sie das Datum aus, an dem Sie die Abwesenheit beenden möchten.
      4. Wählen Sie im Feld Gruppe die Gruppe des Service Desk-Mitarbeiters aus, den Sie als Ersatz vorschlagen.
      5. Wählen Sie im Feld Vorgeschlagene Abdeckung den Namen des Service Desk-Mitarbeiters aus, der die Schicht übernehmen kann.
      6. Klicken Sie auf Speichern.

      So erstellen Sie einen Antrag von einer Rufbereitschaftsschicht aus:

      1. Wählen Sie im Kalender eine Bereitschaftsschicht aus, für die Sie Urlaub beantragen möchten.
      2. Klicken Sie auf das Symbol „Abwesenheit beantragen“ ( Symbol „Abwesenheit beantragen“).

        Startdatum und -uhrzeit sowie Enddatum und -uhrzeit sowie die Gruppe werden automatisch eingetragen.

      3. Wählen Sie im Feld Vorgeschlagene Abdeckung den Namen des Service Desk-Mitarbeiters aus, der die Schicht übernehmen kann.
      4. Beantragen Sie die Abwesenheiten.
      5. Klicken Sie auf Speichern.

      Die Anfrage für den Schichttausch wird in die Genehmigungswarteschlange des Service Desk-Mitarbeiters verschoben, bei dem Sie den Schichttausch angefragt haben. Weitere Informationen finden Sie unter Schichttausch genehmigen oder ablehnen

      Der Antrag auf Auszeit wird in die Genehmigungswarteschlange Ihres Vorgesetzten verschoben. Weitere Informationen zu Genehmigungen finden Sie unter Zeitplan Ihrer Teams nachverfolgen und verwalten.