TPC レビュー要求の処理

  • リリースバージョン: Washingtondc
  • 更新日 2024年02月01日
  • 読む5読むのに数分

    • 法的契約サポートチームのメンバーは、サードパーティ契約書をレビューして修正します。修正されたドキュメントをステークホルダーにメールで送信してリビジョンを確認し、法的要求内から電子署名の準備ができたドキュメントを送信できます。

    始める前に

    必要なロール：sn_lg_contracts.contracts_fulfiller

    このタスクについて

    要求に追加された協力者は、アサイニーと同じように要求にアクセスして作業できます。ただし、[アサイン先]、[アサイン先グループ]、および [アサイン先グループ権限] フィールドは変更できません。

    注:
    自分が担当できない時間帯に、他のユーザーに法務義務を委任することができます。

    手順

    1. 移動先 すべて > 法的要求 > Legal Counsel Center.
    2. リストアイコン (リストアイコン) をクリックします。
    3. [リスト] タブの [法的要求] にあるオプションを選択して、法的要求を開きます。
      オプションステップ
      アサイニーの場合
      1. [自分にアサイン] オプションを選択します。
      2. 処理する要求を選択します。
      3. 新しくアサインされた要求の場合は、[作業を開始 (Start Work)] を選択して要求の処理を開始します。

        法的要求のステータスは [対応中] で、ドキュメントは [ドキュメント準備完了] です。
      協力者の場合
      1. [コラボレーション] オプションを選択します。
      2. 処理する要求を選択します。
    4. オプション: 法的要求の処理で他の履行者の支援が必要な場合は、[協力者] フィールドにそれらの履行者を追加します。
      注:
      request_fulfiller ロールを持つユーザーが [協力者] フィールドに一覧表示されます。
      協力者に対し、法的要求に協力者として追加されたことがメールで通知されます。
    5. [ドキュメントリビジョン] タブで、契約書のすべてのリビジョンを管理します。
      オプションステップ
      既存のドキュメントリビジョンをレビューする場合
      • ドキュメントの名前を選択して、ドキュメントリビジョンレコードを開きます。
      • ファイルをプレビューするには、[ドキュメント] フィールドでファイル名をクリックします。
      • ファイルをダウンロードするには、[ダウンロード] アイコン (ダウンロードアイコン) をクリックします。
      • ドキュメントリビジョンを準備完了としてマークするには、[準備完了] を選択します。
      別のドキュメントリビジョンを作成する場合 ドキュメントの最新バージョンでさらに変更が必要な場合は、別のドキュメントリビジョンを作成します。
      1. [リビジョンを作成] をクリックします。

        [リビジョンを作成] ダイアログボックスが表示されます。

      2. [次からリビジョンを作成] リストで、ドキュメントの場所を選択します。
        • コンピューター：ローカルシステムからファイルを選択します。[ファイルを添付] をクリックしてファイルをアップロードします。
        • アクティビティ：アクティビティストリームから添付ファイルを選択します。受信メールに添付されているすべてのファイルが [ドキュメント] フィールドに一覧表示されます。
        • オンライン：構成されている外部ストレージシステムに保存されているファイルを選択します。
      3. [作業メモ] フィールドにドキュメントに関する情報を追加します。この情報は、添付ファイルとともにアクティビティストリームに追加されます。
      4. ドキュメントをレビューまたは電子署名用に送信できるようにするには、[準備完了] を選択します。
      5. [作成] をクリックします。

      ドキュメントが要求に追加されます。最新のドキュメントのリビジョン番号は、前のドキュメントのリビジョン番号よりも 1 つ大きくなっています。ドキュメントリビジョンが [ドキュメントリビジョン] タブに一覧表示されます。
      注:
      現在のドキュメントリビジョンを [準備完了] としてマークすると、[準備完了] としてマークされた以前のドキュメントバージョンはクリアされます。
    6. オプション: 他のステークホルダーからの承認が必要な場合は、アドホック承認のためにドキュメントを送信します。
    7. 完了した契約書をレビューして変更を確認するように、ステークホルダーにメールを送信します。
      1. [メールの作成] をクリックします。
      2. [新規メールドラフト] タブで、必要に応じて [宛先]、[CC]、および [BCC] フィールドに受信者のメールアドレスを追加します。
        [宛先] フィールドには、要求に入力されたサードパーティの連絡先メールが事前に入力され、[CC] フィールドには要求者のメール ID が入力されています。
      3. [件名] にメールの件名を入力します。
        デフォルトでは、要求の簡単な説明が入力されます。
      4. [添付ファイル] フィールドで、[+ファイルを追加] リンクをクリックしてドキュメントを追加し、ファイルのソースを選択します。
        契約書のリビジョンを [準備完了] とマークすると、デフォルトでメールに添付されます。
      5. メール本文にメッセージを入力します。
      6. [メールを送信] をクリックしてメールをすぐに送信するか、[ドラフトとして保存] をクリックして後で送信します。
    8. [署名者] タブで、電子署名のために契約を送信する署名者を追加します。
    9. すべてのステークホルダーが契約書のリビジョンに同意したら、[署名の準備] をクリックして、電子署名のためにドキュメントを準備し、署名者に送信します。
      ドキュメントのステータスが [内部法務レビュー] から [署名の準備] に更新されます。
    10. 構成された電子署名システムでドキュメントを完成し、署名のために送信します。
      1. 必要に応じて、電子署名ポータルにログインします。
      2. ドキュメントをプレビューして、コンテンツが正しいことを確認します。
      3. [署名] フィールドを含む必須フィールドを追加します。
      4. [送信] をクリックします。
      電子署名エンベロープが作成され、すべての署名者に送信されます。システムが電子署名プロバイダーから成功通知を受信すると、契約書のステータスが [署名の準備] から [署名処理待ち] に更新されます。

    次のタスク

    1. 署名者は、契約書を確認して署名または拒否することができます。
    2. ドキュメントのステータスは要求で確認できます。
      • すべての署名者が契約書に署名すると、そのドキュメントのステータスが [契約署名済み] に更新されます。署名済み文書が添付またはリンクされている法的契約リポジトリレコードが作成されます。[法的契約] タブから法的契約リポジトリレコードにアクセスすることもできます。
      • [署名者] タブで、すべての署名者のステータスが [署名済み] に更新されます。
      • いずれかの署名者が契約書への署名を拒否すると、そのドキュメントのステータスが [契約拒否] に更新されます。契約書にさらに変更が必要な場合は、更新して署名者に再送信します。
    3. 契約がすべての関係者によって署名されている場合は、[完了してクローズ] をクリックして要求をクローズできます。