サードパーティの契約レビュー要求の処理

  • リリースバージョン: Washingtondc
  • 更新日 2024年02月01日
  • 読む8読むのに数分

    • 法的契約サポートチームのメンバーは、サードパーティ契約ドキュメントをレビューして修正します。修正されたドキュメントをステークホルダーにメールで送信してリビジョンを確認し、法的要求内から電子署名の準備ができたドキュメントを送信できます。

    始める前に

    必要なロール：sn_lg_cnt.contract_fulfiller

    このタスクについて

    要求に追加された協力者は、アサイニーと同じように要求にアクセスして作業できます。ただし、[アサイン先]、[アサイン先グループ]、および [アサイン先グループ権限] フィールドは変更できません。

    注:
    自分が担当できない時間帯に、他のユーザーに法務義務を委任することができます。

    手順

    1. 移動先 すべて > 法的要求 > Legal Counsel Center.
    2. [リスト] アイコン ([リスト] アイコン) を選択します。
    3. [リスト] タブの [法的要求] にあるオプションを選択して、法的要求を開きます。
      オプションステップ
      アサイニーの場合
      1. [自分にアサイン] オプションを選択します。
      2. 処理する要求を選択します。
      3. 新しくアサインされた要求の場合は、[作業を開始 (Start Work)] を選択して要求の処理を開始します。

        法的要求のステータスは [対応中] で、ドキュメントは [ドキュメント準備完了] です。
      協力者の場合
      1. [コラボレーション] オプションを選択します。
      2. 処理する要求を選択します。
    4. オプション: 法的要求の処理で他の履行者の支援が必要な場合は、[協力者] フィールドにそれらの履行者を追加します。
      注:
      request_fulfiller ロールを持つユーザーが [協力者] フィールドに一覧表示されます。
      協力者に対し、法的要求に協力者として追加されたことがメールで通知されます。
    5. オプション: レビューのために送信された契約書と補足ドキュメントを再分類します。
      詳細については、「サードパーティの契約レビュー要求での契約ドキュメントの再分類」と「サードパーティの契約レビュー要求でのサポートドキュメントの再分類」を参照してください。
    6. 契約ドキュメントの既存のリビジョンを開きます。
      • 内部ストレージの場合：[契約ドキュメント (Contract Documents)] タブで、ドキュメントの名前を選択して、ドキュメントリビジョンレコードを開きます。
      • 外部ストレージの場合：[契約ドキュメント (Contract Documents)] タブで [URL] タブのリンクをクリックして、ドキュメントをオンラインで表示します。
    7. 契約ドキュメントをレビューします。
    8. リビジョンが準備完了であるか、さらに変更が必要かどうかを示します。
      準備完了ステータスアクション
      ドキュメントリビジョンは準備完了
      1. リビジョンを選択します。
      2. [準備完了としてマーク] を選択します。

      以前に [準備完了] ステータスだったドキュメントのステータスがクリアされます。
      ドキュメントを変更する必要があります。
      1. ドキュメントを変更します。
      2. [リビジョンを作成] を選択します。
      3. [契約タイプの選択 (Select contract type)] フィールドで、契約タイプを選択します。
      4. [次からリビジョンを作成] フィールドで、リビジョンを添付するストレージタイプを選択します。

        • ローカルシステムからファイルを選択するには、[コンピューター] を選択してファイルをアップロードします。

        • メールから添付ファイルを選択するには、[受信メール] を選択します。

          受信メールに添付されているファイルが [ドキュメント] フィールドに一覧表示されます。

        • 構成されている外部ストレージシステムに保存されているファイルを選択するには、[外部ストレージ] を選択します。

          このオプションは、外部ストレージが構成されている場合にのみ表示されます。

      5. (オプション) [メモ] フィールドにドキュメントに関する情報を追加します。

        この情報は、添付ファイルとともにアクティビティストリームに追加されます。

      6. [準備完了としてマーク] を選択して、ドキュメントのレビューの準備または電子署名用の送信準備ができたことをマークします。

      7. [作成] を選択します。

      ドキュメントが要求に追加されます。最新のドキュメントのリビジョン番号は、前のドキュメントのリビジョン番号よりも 1 つ大きくなっています。[契約ドキュメント (Contract Documents)] タブのリストにドキュメントのリビジョンが表示されます。

    9. 他のステークホルダーからの承認が必要な場合は、アドホック承認用にドキュメントを送信します。
      詳細については、「法的要求またはその添付ファイルのアドホック承認を開始」を参照してください。
    10. 完成した契約ドキュメントをレビューして変更を確認してもらうために、ステークホルダーへのメールを設定します。
      1. [メールの作成] を選択します。
      2. [メールの作成] ポップアップで、メールに添付するドキュメントを選択します。
      3. [追加] を選択して、ドキュメントをメールに添付します。
        メールエディターが表示されます。
      4. [新規メールドラフト] タブで、必要に応じて [宛先]、[CC]、および [BCC] フィールドに受信者のメールアドレスを追加します。
        [宛先] フィールドには、要求に入力されたサードパーティの連絡先メールアドレスが設定され、[CC] フィールドには要求者のメールアドレスが入力されています。
      5. [件名] フィールドにメールの件名を入力します。
        デフォルトでは、要求の簡単な説明が入力されます。
      6. [添付ファイル] フィールドで、[+ファイルを追加] リンクを選択してドキュメントを追加し、ファイルのソースを選択します。
        契約書のリビジョンを [準備完了] とマークすると、ドキュメントがデフォルトでメールに添付されます。
      7. メール本文に独自のメッセージを入力するか、メール応答テンプレートからコンテンツをコピーしてメール本文に貼り付けます。
        応答テンプレートを使用すると、事前定義されたコンテンツをメール本文に挿入できます。[応答テンプレート] アイコン (応答テンプレートアイコン) を選択し、メールの件名に基づいて適切な応答テンプレートを見つけます。テンプレートのコンテンツをコピーしてメール本文に貼り付けます。
        注:
        メールチャネル用に構成された応答テンプレートのみを使用できます。詳細については、「メールチャネル用に構成された応答テンプレート」を参照してください。

        詳細については、「メール経由のコミュニケーション」を参照してください。

      8. メールをすぐに送信するか、または後で送信する必要があることを示します。
        • メールをすぐに送信するには、[メールを送信] を選択します。
        • メールを後で送信する必要があることを示すには、[ドラフトとして保存] を選択します。
    11. [署名者] タブで、[追加] を選択して、電子署名するための契約の送信先の署名者を追加します。
      オプションステップ
      内部
      1. [内部署名者] フィールドに、署名者の名前を入力します。[認定署名者名]、[署名者]、および [署名者のメール] のフィールドが自動的に入力されます。
      2. [順序] フィールドに、署名者にメールを送信する順序を入力します。順序値は一意である必要があります。
      外部
      1. [認定署名者名] フィールドに、内部署名者の名前を入力します。
      2. [署名者] フィールドに、内部署名者の役職を入力します。
      3. [署名者のメール] フィールドに、内部署名者のメールアドレスを入力します。
      4. [順序]フィールドに、電子署名用に署名者に契約を送信する順序を入力します。順序値は一意である必要があります。
    12. すべてのステークホルダーが契約ドキュメントのリビジョンに同意したら、[署名の準備] を選択して、電子署名に備えてドキュメントを準備し、署名者に送信します。
      1. [ドキュメントの並べ替え] ポップアップで、ドキュメントをドラッグして配置し、順序を定義します。
      2. [署名の準備] を選択します。
      ドキュメントのステータスが [内部法務レビュー] から [署名の準備] に更新されます。サードパーティの契約レビュー要求で送信される契約ドキュメントは 1 つのドキュメントに結合され、署名の準備のために送信されます。
    13. 構成された電子署名システムでドキュメントを完成し、署名のために送信します。
      1. 電子署名ポータルにログインします。
      2. ドキュメントをプレビューして、コンテンツが正しいことを確認します。
      3. [署名] フィールドを含む必須フィールドを追加します。
      4. [送信] を選択します。
      電子署名エンベロープが作成され、すべての署名者に送信されます。システムが電子署名プロバイダーから成功通知を受信すると、契約書のステータスが [署名の準備] から [保留中の署名] に更新されます。
    14. オプション: すべての署名者がドキュメントへの署名を完了する前に署名要求をキャンセルする必要がある場合は、[署名をキャンセル] を選択します。
      [ドキュメントステータス] は [法務レビュー] に更新され、変更もできます。

    次のタスク

    • 署名者は、契約をレビューして署名するか、契約の署名を拒否することができます。

      詳細については、「法的要求の署名ワークフロー」を参照してください。

    • ドキュメントのステータスは要求で確認できます。
      • すべての署名者が契約ドキュメントに署名すると、そのドキュメントのステータスが [契約署名済み] に更新されます。[署名者] タブで、すべての署名者のステータスが [署名済み] に更新されます。[契約法務管理リポジトリ] タブから法的契約リポジトリレコードにアクセスできます。
      • いずれかの署名者が契約ドキュメントへの署名を拒否すると、そのドキュメントのステータスが [契約拒否] に更新されます。契約ドキュメントにさらに変更が必要な場合は、更新して署名用に署名者に再送信します。
      • すべての署名者がドキュメントに署名すると、確定した契約ドキュメントが添付されたメールが法定署名者に送信されます。
    • 契約がすべての署名者によって署名されている場合は、[完了してクローズ] を選択して要求をクローズできます。詳細については、「法的要求のクローズ」を参照してください。