法的要求および法務に関する事項のための外部ストレージシステムの構成

  • リリースバージョン: Washingtondc
  • 更新日 2024年02月01日
  • 読む7読むのに数分

    • 法的要求および法務に関する事項に添付されたドキュメントを保存するように、外部ストレージシステムを構成します。

    始める前に

    法務アプリに対して構成する外部ストレージシステムのスポークを、管理者がインストールしてセットアップしていることを確認します。
    Box スポーク v3.1.0 以降のバージョン
    Box アカウントのセットアップと作成の詳細については、「Box スポークのセットアップ」を参照してください。
    Google ドライブ スポーク v1.3.0 以降のバージョン
    アカウントのセットアップと作成 Google ドライブ の詳細については、以下を参照してください。 設定 Google ドライブ スポーク.
    Microsoft OneDrive スポーク v2.1.0 以降のバージョン
    アカウントのセットアップと作成 Microsoft OneDrive の詳細については、以下を参照してください。 設定 Microsoft OneDrive スポーク.
    Microsoft SharePoint スポーク v2.2.0 以降のバージョン
    のセットアップ Microsoft SharePointの詳細については、「」を参照してください 。
    iManage Spoke スポーク v1.0.0
    iManage アカウントのセットアップと作成の詳細については、「Set up iManage spoke (iManage スポークのセットアップ)」を参照してください。

    必要なロール：sn_lg_ops.request_config

    手順

    1. 移動先 すべて > 法的管理 > 法務統合 > 統合.
    2. 外部アプリ構成を作成または変更します。
      オプションステップ
      外部アプリ構成を作成する
      1. [新規] を選択します。
      2. [統合タイプ] ページで、[外部ストレージ] リンクを選択します。
      既存の外部アプリ構成を変更する リストから外部アプリ構成を開きます。
    3. フォームのフィールドに入力します。
      表 : 1. 外部ストレージフォーム
      フィールド 説明
      名前 外部アプリ構成の名前。
      説明 外部アプリ構成の説明。
      アクティブ 外部ストレージの構成をアクティブとしてマークするオプション。
      テーブル 法的要求 または法務に関する事項の情報が保存されているテーブル。例を次に示します。
      • 法的要求のドキュメントを保存するには、法的要求 [sn_lg_ops_request] テーブルを選択します。
      • 法務に関する事項のドキュメントを保存するには、法務に関する事項 [sn_lg_matter_matter] テーブルを選択します。
      • 契約要求のドキュメントを保存するには、契約要求 [sn_lg_contracts_repository] テーブルを選択します。

      選択したテーブルの [変数を選択 (Select variables)] フィールドで利用可能な変数が決まります。
      条件 特定の要求カテゴリのドキュメントの保存を決定するフィルター条件。

      たとえば、Box 外部ストレージ統合を既に構成しており、そこに NDA 契約書のみを保存する場合は、条件を [カテゴリ] [次の値に等しい (=)] [NDA] と指定できます。

      次に、[アプリ] フィールドで外部ストレージ名を選択します。
      実行順序 ドキュメントの保存に使用される外部ストレージシステムの順序。

      複数の外部ストレージシステムが条件に一致する場合、順序値が小さいシステムがドキュメントの保存先として選択されます。
      アプリケーション ドキュメントが保存される外部ストレージシステム。
      注:
      リストには、スポークがインストールおよび構成されている外部ストレージシステムのみが表示されます。
      フォルダー構造 (Folder structure) 法的要求または法務に関する事項に添付されたドキュメントを外部ストレージシステムに保存するためのファイルパス。

      静的テキストと、[変数を選択] リストで選択したフィールド変数から動的に生成されるテキストを組み合わせて、フォルダ構造を定義します。

      たとえば、Legal/${company}/Contracts/${number} というフォルダ構造の場合は、次のとおりです。
      • Legal と Contracts は静的テキストです。
      • ${company} と ${number} は、[変数を選択] リストから選択されたフィールドです。

        これらのフィールド変数は、外部ストレージにドキュメントを保存する際に、各フィールドの値に動的に置き換えられます。
      変数を選択 フォルダ構造で使用できる変数のリスト。変数により、選択されたテーブルから情報が取得され、フォルダ構造がカスタマイズされます。
      属性 Microsoft SharePoint および iManage 構成に基づく追加の構成アイテム。以下の詳細を追加します。

      Microsoft SharePoint

      • テナント:のsys_idを追加します Microsoft SharePoint テナントレコード.
      • Site_Name：テナントにサイトの名前を追加します。
      • ドキュメントライブラリ (Document Library)：法的要求および法務に関する事項に関連するすべてのドキュメントが保存される、サイトに設定されたドキュメントライブラリを追加します。

      Microsoft SharePoint テナント、サイト、およびドキュメントライブラリの管理の詳細については、Microsoft のドキュメントを参照してください。

      これらのフィールドは、[アプリ] フィールドから [SharePoint] が選択されている場合にのみ表示されます。

      iManage

      • ライブラリ：値が指定されている場合、指定されたライブラリを使用してドキュメントがアップロードされます。これには、ワークスペース、フォルダーなどの作成または使用が含まれる場合もあります。この属性はオプションであるため、ライブラリが指定されていない場合は、 iManage サービスアカウントユーザーの優先ライブラリが使用されます。
      • Workspace_type：さまざまなユースケースをサポートするワークスペースのタイプをキャプチャします。例：
        • 共有済み：既存のワークスペースを使用してドキュメントをアップロードします。
        • 独立 (Independent)：すべての要求と事項に対して個別のワークスペースを作成します。これは、ドキュメントを効果的に整理して追跡するのに役立ちます。独立したワークスペースでは、テンプレートを使用する場合と使用しない場合があります。
      • Template_ID：iManage のテンプレートフォームの一意の識別子。アプリケーションは識別子を使用して、ドキュメントのアップロード時にテンプレート構成を使用してワークスペース、フォルダー、サブフォルダーなどの iManage オブジェクトを作成します。この属性は、Workspace_type が [独立 (Independent)] の場合に使用されます。テンプレートを使用すると、iManage で作成されたワークスペースの一貫した名前とフォルダー構造を維持できます。
      • Folder_path：ドキュメントがアップロードされるフォルダーまたはサブフォルダーを識別するために使用されます。この属性は、Workspace_type が [独立 (Independent)] の場合に使用されます。
      • Shared_workspace_ID：共有ワークスペースの一意の識別子。ワークスペースタイプが [共有済み] の場合に、ドキュメントをアップロードするワークスペースを識別するために使用されます。
      iManage の詳細については、iManage のドキュメントを参照してください。
      注:
      ドキュメントにアクセスするには、iManage ログイン資格情報が必要です。
    4. 外部アプリ構成を保存します。
      • [送信] を選択して、新しい外部アプリ構成を保存します。
      • [更新] を選択して、既存の外部アプリ構成に対する変更を保存します。
      外部ストレージ構成が保存されます。
    5. [公開] を選択します。

    タスクの結果

    外部ストレージシステム統合が公開され、法的要求に添付されたドキュメントを保存できるようになりました。

    次のタスク

    問診票フォームに [添付ファイルの外部ストレージを有効にする (Enable External Storage for attachment)] オプションを追加します。これにより、こうした法的要求または法務に関する事項に添付されたドキュメントが、構成されている外部ストレージに保存されるようになります。詳細については、「実務エリアに問診票を追加する」を参照してください。

    外部ストレージプロバイダーとの統合を管理するために、法務サービスデリバリ アプリのシステムプロパティを構成します。詳細については、「法務サービスデリバリ のプロパティ」を参照してください。