従来版 HR のワークフローベースプロセスの設計

リリースバージョン: Washingtondc

更新日 2024年02月01日

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HR のスコープ外バージョンで、事前定義されたプロセスでは不十分な場合、新しいワークフローベースの HR プロセスを設計できます。まったく新しいワークフローを作成することも、HR プロセスで既存のコンポーネントを使用することも可能です。

新しいワークフローの設計または事前定義されたワークフローのカスタマイズを行うには、通常、ワークフローを設計およびカスタマイズした経験のある、組織内の誰かと協力します。

次のコンポーネントを HR プロセスに使用またはカスタマイズできます。

オンボーディング、退職、および情報変更のための事前定義されたプロセス
IT 従業員オンボーディングアクションおよび IT 従業員退職アクションのスクリプトアクション
HR および IT タスクを作成するワークフロー
カタログアイテムの要求を作成する注文ガイド
HR の自動化プロセスを開始する、レコードプロデューサー、つまりカタログアイテム

次のアイテムは、デフォルトで HR プロセスと一緒に動作します。必要に応じて変更可能です。たとえば、他の情報を取得する HR プロファイルテーブルを拡張できます。

HR プロファイル [hr_profile] テーブル
HR ケース [hr_case] テーブル
スクリプトインクルード

次のリストでは、自動 HR プロセスを新しく設計するタスクの概要を説明します。

高いレベルでプロセスフローの概要を示しながら、プロセスのステージを設計します。例を表で説明します。
HR ケースを作成するカタログアイテムを作成またはカスタマイズします。
次の関連する構成のいずれかを含む、要求を処理するためのワークフローを作成します。

承認ルール

要求をレビューし、承認または却下します。たとえば、休暇要求の承認などです。

アサインルール

要求を特定の個人またはグループにアサインします。たとえば、福利厚生変更レコードを特定の福利厚生管理者にアサインします。HR グループ、スキル、および場所はすべて、自動アサインで考慮することができます。

メール通知

要求について、HR チームのメンバーまたはグループにアラートを送ります。たとえば、ケースがアサインされている HR エージェントに通知を送信します。

実行タスク

他の部門が実行するアイテムの HR タスクと要求を作成します。たとえば、休暇の終了時に、ユーザーのメールアカウントを再度アクティブ化する HR タスクなどです。
新しいプロセスに必要な場合は、プロファイル情報をカスタマイズします。たとえば、HR プロファイルテーブルを拡張して、従業員の保険請求処理に必要な場合がある依存テーブルを作成します。
HR ケースの作成時にワークフローを開始するイベントを選択します。

表 : 1. オンボーディングプロセスの一般的なステージの例
ステージ	説明
情報の取り込み	雇用オファーが認められると、新しい従業員についての基本情報を取り込みます。取り込んだ情報で、その従業員の HR ケースおよび HR プロファイルを作成します。オンボーディングの承認を要求します。
承認	オンボーディング要求を承認し、この作業に次のようなタスクを生成します。身元保証人チェックなどの HR タスク。非 HR 要求 (たとえば、サービスカタログの要求アイテムを生成する関連ハードウェアとソフトウェア)。非 HR 部門がこうした要求を実行します。
達成	オンボーディングに必要な生成済みタスクを実行します。
開始日時	従業員の入社時に、次のようなアクションを実行します。従業員の Active Directory アカウントのパスワードリセットまたはロック解除従業員へのロール追加チームへのようこそメール送信

従来版 HR における従業員オンボーディングワークフロー

従業員のオンボーディングに事前定義された HR の自動化プロセス概要を調査して、自分の組織のニーズを満たすことを確認します。必要に応じて、オンボーディングワークフローをカスタマイズするか、新しいワークフローを設計します。

オンボーディングプロセスは、HR マネージャーが HR カタログまたは HR サービスポータルからオンボーディングの要求を送信して、その要求が従業員のデータ管理ケースに入ったときに開始されます。

HR 従業員がケースにアサインされ、承認を取得しないと、すべての作業が実施可能になりません。承認後は、HR 従業員が新規雇用のオンボーディングタスクを定義します。

新規雇用では、オンボーディングタスクの完了に HR Service Portal を使用します。

最初に、雇用される人の名、姓、および個人メールアドレスに基づいて、既存の HR プロファイルがチェックされます。たとえば、その人が以前に従業員だった場合は、既存の HR プロファイルが存在します。一致する HR プロファイルが見つかった場合、プロファイルに関連する情報が追加され、雇用ステータスが更新されます。既存の HR プロファイルが存在しない場合は、新しい従業員に HR プロファイルレコードが作成されます。レコードには、カタログフォームに入力された個人情報が使用されます。

HR プロファイルは承認フローがトリガーされる前に作成され、セキュリティ保護された HR プロファイルレコードに機密のコメントと作業メモを記録できるようになります。機密情報は早い段階でキャプチャされます。

注:

オンボーディング要求が新規レコードフォームから作成された場合、ユーザーは [HR - 従業員データ管理] カテゴリの選択から始める必要があります。ユーザーは [新規] をクリックして、情報を入力し、HR ケースを送信できます。

要求の送信後：

新しいユーザーレコード [sys_user] が従業員に作成され、HR プロファイルに入力された情報が設定されます。
ユーザーレコードは HR ケースにリンクされ、[従業員データ管理ケース] ページの [オープン対象者] フィールドに名前が表示されます。
HR ケースの状態が [準備完了] に設定されます。
従業員のオンボーディング HR ワークフローによって、新しい従業員のオンボーディングに対する承認要求が承認者にメールで送信されます。

注:

注意を必要とする承認であることを通知して、承認者にメールを送信するように、インスタンスを構成する必要があります。

hr_case.approved 実行イベントが発生します。次のサブフローおよび注文ガイドが開始されます。
HR チームが実行するタスクを生成するための HR タスクワークフローです。
- 従業員情報変更
- 社員退職
- 雇用証明書
- 新規雇用オンボーディング
- 新規従業員の給与設定
- 新規従業員の経歴チェック
- 新規従業員の腐敗防止ポリシー受け入れ
- 新規従業員の福利厚生設定
- 新規従業員のトレーニング要件
IT タスクのワークフローでは、IT チームのサービスカタログ要求が生成されます。IT 従業員オンボーディングアクションスクリプトアクションによって、スクリプト可能オーダーガイドアクティビティを使用して注文ガイドがトリガーされ実行されます。
- 注文ガイドはルールを使用して、オンボーディング要求に回答された質問に基づき、どのアイテムが要求されたかを指定します。回答が変数の値に読み込まれ、どの要求アイテムを注文ガイドが生成するかを決定します。たとえば、すべての従業員がメールアカウントを受け取りますが、ラップトップは一部の従業員のみが受け取ります。質問は [雇用タイプ]、[部門]、および [場所タイプ] です。
- [要求元] フィールドが新しい従業員に設定されます。
- サービスカタログアイテムの承認要求が生成され、IT の承認者に通知が送信されます。
- 承認の取得後、サービスカタログ要求は [承認済み] に設定され、要求されたアイテムの状態は [オープン] に設定されます。
注:
オンボーディングケースがキャンセルされた場合、要求アイテムもキャンセルされます。
雇用開始日の前日に、新しい従業員のマネージャーにようこそメールが送信されます。新しい従業員をチームに紹介するために、マネージャーはこのメールを変更して送信できます。
オンボーディング要求が承認されると、次のアクションが発生します。
すべての生成された HR タスクおよび要求されたアイテムが完了すると、次のアクションが実行されます。
- HR プロファイルおよびHR ケースが更新され、雇用ステータスが [雇用] に設定されます。
- HR ケースがクローズされます。
  注:
  まだ完了していない HR タスクまたは要求がある場合は、HR ケースをクローズできません。

オンボーディング要求が却下された場合、次のアクションが発生します。

HR ケースがクローズされ、HR プロファイルが [非アクティブ] に設定されます。
作業メモが HR プロファイルに追加され、却下についてのメモが残ります。
適切な通知がオンボーディングレコードの作成者に送信されます。
要求アイテムがキャンセルされます。
オンボーディングプロセスが終了します。

従来版 HR における従業員退職ワークフロー

事前定義された HR の退職ワークフロープロセスについての詳細をレビューして、自分の組織のニーズを満たすことを確認します。退職ワークフローをカスタマイズしたり、新しいワークフローを設計したりする必要があるかもしれません。

退職要求が送信されると、デフォルトの退職プロセスを開始します。このプロセスでは、契約解除する従業員の HR ケースを作成し、従業員の退職 HR ワークフローをトリガーします。従業員に HR プロファイルレコードがない場合は、HR ケースはワークフローがトリガーされたときに作成されます。

従業員退職の承認が要求され、[HR リーダーシップ] グループのメンバーに承認要求が送信されます。退職要求が承認されると、次のアクションが発生します。

HR ケースと従業員の HR プロファイル両方の [雇用ステータス] が [退職] に設定されます。
HR ケースの状態が [対応中] になります。
hr_case.approved 実行イベントが発生します。これにより、次がトリガーされます。
- HR タスクを HR ケースに追加する従業員退職 HR タスクワークフロー。退職ワークフローにより、オンボーディングと同様にテンプレートからタスクを動的に生成します。
- 従業員にアサインされた各資産のタスクを生成することで従業員の資産を検索する [IT 従業員の退職アクション] スクリプトアクション。
雇用終了日になり、従業員退職 HR タスクワークフローが完了すると、次のアクションが発生します。
- HR ケースの状態が [完了してクローズ] に設定されます。
  注:
  まだ完了していない HR タスクまたは要求がある場合は、HR ケースをクローズできません。
- HR ケースと HR プロファイル両方の雇用ステータスが [前の社員] に設定されます。
- HR ケースと HR プロファイルの両方が、非アクティブに設定されます。

退職要求が却下された場合、次のアクションが発生します。

HR ケースと HR プロファイルの両方で、雇用ステータスが [雇用] に設定されます。
HR ケースの状態が [未完了でクローズ] に設定されます。
HR ケースにアサインされたユーザーに通知されます。

従来版 HR における従業員変更ワークフロー

事前定義された従業員変更 HR ワークフローについての詳細をレビューして、自分の組織のニーズを満たすことを確認します。従業員変更 HR ワークフローを使用して、従業員およびそのマネージャーに編集権限のない HR プロファイル情報の更新を要求します。

通常、組織では従業員が特定の個人情報を更新できますが、HR エージェントまたは従業員のマネージャーが変更する雇用情報を従業員が更新することは許可されません。たとえば、従業員が新しいポジションに昇格するときは、マネージャーがプロファイルを更新します。

人事構成で、編集できる HR プロファイルフィールドを選択できます。個人情報や雇用情報、およびその他の機密情報のフィールドを選択可能です。従業員は、自分の HR プロファイルで、編集可能な個人情報のフィールドを直接更新できます。

編集できるようにした雇用情報フィールドは、従業員のマネージャーがフィールドを更新できます。ただし、マネージャーは、従業員の HR プロファイルを開くことはできません。マネージャーは、更新された情報を含めた従業員情報変更要求を送信する必要があります。編集可能なフィールドに対する変更要求が送信された場合は、HR 従業員変更ワークフローで次のアクションを実行します。

HR ケースを開きます。
従業員の HR プロファイルを更新します。
HR ケースをクローズします。

編集可能ではない HR プロファイルの任意のフィールドを更新するには、従業員またはマネージャーが従業員情報変更要求を送信する必要があります。指定されたユーザーの HR プロファイルがある場合は、レコードプロデューサーが対応するフィールドに利用可能なデータを配置します。要求者が変更対象のフィールドを更新し、次の従業員変更 HR ワークフローを開始する要求を送信します。

HR ケースを開きます。
HR グループのメンバーに承認要求を送信します。通知には、要求されている変更の一覧に加え、変更を承認または却下するリンクが記載されます。
承認されたら、HR プロファイルが更新され、HR ケースがクローズされます。これは簡単な HR プロファイルの更新のため、この他の通知は送信されません。
要求された変更が却下された場合、要求を却下した人を特定するコメントが HR プロファイルに追加され、HR ケースが [未完了でクローズ] に設定され、ケースにアサインされた HR エージェントに通知されます。

たとえば従業員やマネージャーが HR エージェントを呼び出す場合などに、HR エージェントが HR 従業員変更要求を送信すると、HR プロファイルが更新され、ケースがクローズされます。通知は送信されません。