HR のスコープ外バージョンで、新しい従業員のオンボーディングなどの HR プロセスを自動化することができます。自動化されたワークフローを起動するプロセスが事前定義されています。事前定義されたプロセスのカスタマイズ、および別プロセスの作成が可能です。

事前定義されたプロセスは、次の要求または HR カタログアイテムの実施に使用できます。

• 従業員オンボーディング：HR マネージャーが新規従業員の HR オンボーディング要求を送信できます。
• 従業員情報の変更：従業員の名前、ポジション、場所が変わったときなどに、HR マネージャーが、従業員の HR プロファイル情報の更新要求を送信します。従業員は、自宅住所または個人メールなど、いくつかのプロファイルフィールドの変更要求を送信できます。HR プロファイルのフィールドは、要求が送信されると自動的に変更されます。
• 従業員の退職：HR マネージャーが従業員の HR 退職要求を送信できます。

HR カタログアイテムをカスタマイズして、より広い組織と統合できます。たとえば、新しい従業員用のラップトップを構成するために IT チームに協力してもらう場合などです。HR プロセスのタスクの標準セットを定義して、適時にタスクを自動作成してアサインするように設構成できます。

プロセスを開始するため、従業員情報を別の部門に自動的に渡すことができます。HR チームは、こうした別プロセスの詳細を知っておく必要はありません。プロセスの管理は IT などの部門や施設などの部門が引き続き行い、プロセスが完了すると、HR 部門に通知します。

ここでは、アレンという名前の新しい従業員に事前定義されたオンボーディングプロセスがどのように使用されるかを説明します。

1. アレンの HR マネージャーが [従業員オンボーディング] 要求を HR カタログまたは HR サービスポータルから送信します。次のアクションが発生します。
   • 新しい HR ケースが [オンボーディング] のカテゴリで作成されます。
   • オンボーディングフォームからアレンの個人情報を保有する新しい HR プロファイルレコードが作成されます。HR チームは、HR プロファイルに情報を追加して、アレンが提供したすべてのデータを保管して追跡します。
2. 承認要求が生成され、オンボーディング要求を確認して承認できるユーザーに自動アサインされます。
3. 承認を取得すると、アレンのユーザーレコードが自動的に作成され、HR プロファイルにリンクされます。給与および福利厚生の設定、経歴チェックの実行などの標準的な HR タスクが、実施する HR チームに自動作成されます。
4. ワークフローでは、部門、場所、およびポジションに基づいて、適切な IT ハードウェア、ソフトウェア、およびシステムのアクセス権をアランに提供する要求が自動生成されます。
5. すべてのタスクが完了したら、HR 部門が勤務初日の準備がすべて整っていることを確認し、ケースレコードを閉じます。

HR チームは、オンボーディングプロセス全体の進捗状況を追跡できます。

イベントを使用して HR プロセスを開始

通常は新しい HR ケースが作成された場合に、ワークフロープロセスを開始するイベントを使用できます。このプロセスは次のように動作します。

1. HR ケースを作成または変更すると、HR 実行イベントが発生します。たとえば、新規 HR ケースが作成されると、hr_case.inserted イベントが発生します。
2. イベントにより、必要に応じてスクリプトを実行し、ワークフローを開始するスクリプトアクションがトリガーされます。たとえば、[IT 従業員のオンボーディングアクション] スクリプトアクションでは [従業員オンボーディング IT ワークフロー] が開始されます。