Vorgefertigte Themen zur Verwaltung von Microsoft Exchange Server-Besprechungen für ITSM Virtual Agent

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  • Aktualisiert 30. Januar 2025
  • 2 Minuten Lesedauer

    • ITSM Virtual Agent unterstützt Sie bei der Verwaltung von Besprechungen in Microsoft Exchange Server. Mit dem Thema „Besprechungen verwalten EXS“ können Sie Besprechungen planen, neu planen und absagen.

    Besprechungen verwalten EXS

    Mithilfe von Natural Language Understanding (NLU) wird die Besprechungsaktion erkannt und ausgelöst, die ein Benutzer ausführen möchte. Benutzer können eine Besprechung planen, neu planen oder absagen.

    Anforderungen:
    • Microsoft Exchange Server-Spoke (sn_exchange_spoke)
    • Damit E-Mail-Adressen von Teilnehmern Besprechungseinladungen hinzugefügt werden können, müssen sie im sys_user-Datensatz konfiguriert sein.
    • Bei einigen Themen kann zum Hinzufügen von Besprechungslinks die Zoom-Spoke verwendet werden.
    Hinweis:
    Wenn diese Themen in einem anderen Bereich als „ITSM Virtual Agent Conversations“ dupliziert werden, kann die Skriptlogik beeinträchtigt werden und Fehler verursachen. Dieses Thema muss im Bereich „ITSM Virtual Agent Conversations“ dupliziert werden.

    Besprechungen verwalten EXS: Besprechung absagen

    Benutzer können eine Nachricht an Virtual Agent senden, um die Absage einer Besprechung anzufordern, oder die gewünschte Vorlage auswählen und Besprechung absagen wählen.

    Basis-Flow:
    1. Der Anwender gibt das Start- und Enddatum und die Uhrzeit der ursprünglichen Besprechung ein.
    2. Virtual Agent gibt eine Liste potenzieller Besprechungen für die Absage zurück.
    3. Der Benutzer wählt die gewünschte Besprechung aus oder entscheidet, alle Besprechungen in dem angegebenen Zeitraum abzusagen.
    4. Virtual Agent sagt die Besprechungen ab, sendet eine E-Mail an alle Teilnehmer und aktualisiert den Kalender.

    Thema „Besprechungen verwalten EXS“ – Besprechung absagen.

    Besprechungen verwalten EXS: Besprechung neu planen

    Benutzer können eine Nachricht an Virtual Agent senden, um die Neuplanung einer Besprechung anzufordern, oder die gewünschte Vorlage auswählen und Besprechung neu planen wählen.

    Basis-Flow:
    1. Der Benutzer gibt das ursprüngliche Besprechungsdatum ein.
    2. Virtual Agent gibt eine Liste potenzieller Besprechungen für die Neuplanung zurück.
    3. Der Benutzer wählt die gewünschte Besprechung aus.
    4. Der Benutzer gibt eine neue Uhrzeit für die Besprechung ein.
    5. Virtual Agent plant die Besprechung neu, sendet eine E-Mail an die Teilnehmer und aktualisiert den Kalender.

    Virtual Agent plant die Besprechung neu, sendet eine E-Mail an die Teilnehmer und aktualisiert den Kalender.

    Thema „Besprechungen verwalten EXS“ – Besprechung neu planen.

    Besprechungen verwalten EXS: Besprechung planen

    Benutzer können eine Nachricht an Virtual Agent senden, um die Planung einer Besprechung anzufordern, oder die gewünschte Vorlage auswählen und Besprechung einrichten wählen.

    Basis-Flow:
    1. Der Benutzer gibt die E-Mail-Adressen für alle Teilnehmer, die Besprechungszeit und die Besprechungsdauer ein.
    2. Virtual Agent bietet eine Liste der verfügbaren Besprechungszeiten basierend auf den Kalendern der eingeladenen Personen.
    3. Der Benutzer gibt Betreff und Beschreibung der Besprechung ein.
    4. Virtual Agent gibt die Besprechungsdetails zurück.
    5. Der Benutzer bestätigt, dass Virtual Agent die Besprechung planen soll.
    6. Sobald der Benutzer bestätigt hat, versendet Virtual Agent E-Mail-Einladungen und plant die Besprechung.

    Thema „Besprechungen verwalten EXS“ – Besprechung planen.