従来版 HR での HR ケースの作業

  • リリースバージョン: Washingtondc
  • 更新日 2024年02月01日
  • 読む15読むのに数分
  • HR のスコープ外バージョンで、HR ケースに取り組んで、質問に回答するか、問題を解決します。HR ケースダッシュボードを使用して、優先度をレビューし、アサインされたケースを処理することができます。

    始める前に

    必要なロール:hr_basic または hr_case_writer

    このタスクについて

    HR ケースダッシュボードには、自分にアサインされているケースの数、高優先度のケースの数、および違反ケースの数が一目でわかるように表示されます。アサインされた HR ケースは、リストに表示されます。

    HR ケースを解決する方法はいくつかあります。
    • [追加コメント] フィールドに回答を入力します。
    • 該当する福利厚生またはポリシーを説明するナレッジ記事を添付します。
    • 該当する場合は、要求アイテムを追加します。たとえば、部門との職位を変更するケースは、新規ロールで必要となるソフトウェアを取得するタスクを必要とすることがあります。
    • タスクを追加して、実行グループにアサインします。
    注:
    説明してある状態変更は、デフォルトの HR 構成の場合です。組織で、ワークフローを構成してある場合があります。その場合は、このプロセスフローとは異なる可能性があります。

    手順

    1. HR ケースダッシュボードまたは別のオープン HR ケースのリストから、作業する HR ケースを開きます。
      [オープン対象者] フィールドで名前が赤くなっている場合は、VIP ユーザーの HR ケースであり、他のケースより優先されます。サービスレベルアグリーメント (SLA) は、短い期間に設定されます。

      簡単な説明に基づいて、この HR ケースの解決に役立ちそうな類似ケースがシステムによって検索されます。HR ケースの詳細を見るときに、[類似ケース] 関連リストをレビューしてください。[ユーザーが参照した KB 記事 (#)] 関連リストをレビューすることで、ユーザーがどのナレッジベース記事を表示したのかも確認できます。

    2. オプション: 他のユーザーにアサインされた HR ケースを引き継ぐ場合は、フォームの上部にある [自分にアサイン] をクリックします。
      フォームが更新され、[担当者] フィールドに名前が表示されます。
    3. ステータスが [ドラフト] または [準備完了] の場合は、フォームヘッダーの [作業を開始] をクリックします。
      それ以降は [対応中] 状態に変わります。
    4. 次のいずれかのアクションを実行します。
      オプション説明
      従業員の HR プロファイル情報の更新 次の任意のセクションまたは関連リストに情報を入力してください。
      • 雇用情報
      • 社員について
      • 連絡先
      • 緊急連絡先
      • 雇用履歴
      注:
      ケースカテゴリによっては、一部のセクションと関連リストは表示されない場合があります。
      ナレッジ記事の添付 従来版 HR における HR ケースへのナレッジ記事の添付」の手順に従ってください。
      追加情報の要求 従来版 HR での HR ケースの一時停止と再開」の手順に従ってください。
      要求アイテムの注文 [要求アイテム] 関連リストで [新規] をクリックします。フォームに記入し、[送信] をクリックします。
      タスクの追加 [関連リンク] の下の [タスクを追加] をクリックします。作成するタスクのタイプを選択します。フォームに記入し、[作業準備完了] をクリックして、[送信] をクリックします。

      タスクが自分にアサインされており、作業する準備ができている場合は、[作業を開始] をクリックしてタスクを再オープンすることができます。

    5. オプション: [オープン対象者] フィールドでユーザーのマネージャーを表示するには、[関連リンク] までスクロールし、[従業員の組織図を表示] をクリックします。
      組織図を表示し終わったら、左上の戻る矢印をクリックします。
    6. オプション: ケースをキャンセルできると判断した場合は、フォームの上部にある [キャンセル] をクリックします。

      ポップアップウィンドウが表示されます。

      ケースをキャンセルする理由を [作業メモ] フィールドに書き込み、[OK] をクリックします。

    7. オプション: チェックリストを追加するには、[チェックリスト] の横にある矢印をクリックし、追加するチェックリストを選択します。
      表示するフォームを管理者が構成している場合は [チェックリスト] が表示されます。新しいチェックリストを作成するには、次の手順を実行します。
      1. [チェックリスト] の横の矢印をクリックし、[新規作成] を選択します。
      2. 表示されるテキストボックスに最初のアイテムを入力し、Enter キーを押します。
      3. 後続のアイテムを入力してチェックリストを完了します。
      4. オプション: 再利用するためにチェックリストを保存するには、[チェックリスト] の横の矢印をクリックして [テンプレートとして保存] を選択します。
      5. オプション: 名前を入力し、[保存] をクリックします。
      チェックリストアイテムの右にあるマイナスアイコンをクリックしてアイテムを削除することができます。チェックリストアイテムをクリックしてリスト内の別の位置までドラッグできます。
    8. 終了したら、次のいずれかのアクションを実行します。
      オプション説明
      ケースのクローズ 解決情報を入力し、問い合わせユーザーの [コメント] をクリックして、メモまたは [作業メモ] で内部情報を確認します。フォームの一番上にある [完了してクローズ] をクリックします。
      注:
      親 HR ケースをクローズする前に、すべての HR タスクをクローズする必要があります。
      作業を続けるにはケースを保存します。 進捗状況を説明する作業メモを入力し、[更新] をクリックします。
      ケースをクローズすると、ステータスが [受け入れ待ち] に変わり、レビューして解決策を承認または却下するかケースを再オープンするよう問い合わせがユーザーに通知されます。承認されると、ステータスが [クローズ済み] に変わります。2 営業日以内に回答がない場合は、ケースが自動的にクローズされます。

      解決策が却下された場合、ケースは [対応中] 状態で再オープンされます。

    従来版 HR での HR タスクの表示と更新

    HR のスコープ外バージョンで、HR ケースにアサインされた HR タスクに対する作業を行うことができます。

    始める前に

    必要なロール:hr_basic または hr_task_writer

    このタスクについて

    [タスク] 関連リストまでスクロールすることにより、親 HR ケースから HR タスクを表示できます。HR タスクを直接操作するには、次の手順を実行します。

    手順

    1. 移動先 すべて > HR • ケースマネジメント > HR タスクをクリックし、[ 開く ] や [自分にアサイン済み] などのモジュールを選択します。
    2. タスクをクリックして表示します。
    3. 次のいずれかのアクションを実行します。
      オプション説明
      新しいタスクの作業の開始 [作業を開始] をクリックします。
      注:
      タスクの作業を開始するには、親 HR ケースが実行されている必要があります。
      タスクのクローズ [作業メモ] フィールドと、必要に応じてその他のフィールドに情報を入力し、[ステータス][完了してクローズ] に変更します。
      注:
      親 HR ケースをクローズする前に、すべての HR タスクをクローズする必要があります。
      タスクをクローンして新規タスクを作成する [クローンタスク] 関連リンクをクリックします。タスクフォームに新しいタスク情報を入力し、[更新] をクリックします。
      タスクをキャンセル フォームヘッダーで [タスクをキャンセル] をクリックします。
      兄弟タスクの進行状況のレビュー [兄弟タスク] 関連リストまでスクロールします。兄弟タスクの一覧が表示されている場合は、タスク番号をクリックして詳細を表示します。
      HR ケースのすべてのタスクがクローズされると、ケースにアサインされている HR エージェントにメール通知が送信されます。
    4. オプション: さらに情報が必要であるため親 HR ケースのサービスレベルアグリーメント (SLA) を一時停止するには、[関連リンク] の下で次のいずれかのオプションを探します。
      • 要求文書:ドキュメントが必要なため、タスクを一時停止します。
      • 追加ユーザー情報の要求:その他の情報が必要なため、タスクを一時停止します。
      • ケースを停止:他の理由でタスクを一時停止します。
      いずれかが存在する場合、これを選択し、必要な情報の説明を入力します。選択肢が表示されないときにケースを一時停止するは、親 HR ケースを開きこれを一時停止します。必要に応じて複数のタスクから、HR ケースを一時停止することができます。
      HR ケースが一時停止されます。従業員は、メール通知を受信し、情報を提供することで応答します。このアクションが完了すると通知されます。
    5. オプション: チェックリストを追加するには、[チェックリスト] の横にある矢印をクリックし、追加するチェックリストを選択します。
      新しいチェックリストを作成するには、次の手順を実行します。表示するフォームを管理者が構成している場合は [チェックリスト] が表示されます。
      1. [チェックリスト] の横の矢印をクリックし、[新規作成] を選択します。
      2. 表示されるテキストボックスに最初のアイテムを入力し、Enter キーを押します。
      3. 後続のアイテムを入力してチェックリストを完了します。
      4. オプション: 再利用するためにチェックリストを保存するには、[チェックリスト] の横の矢印をクリックして [テンプレートとして保存] を選択します。
      5. 名前を入力し、[保存] をクリックします。
      チェックリストアイテムの右にあるマイナスアイコンをクリックしてアイテムを削除することができます。チェックリストアイテムをクリックしてリスト内の別の位置までドラッグできます。
    6. [更新] をクリックします。

    従来版 HR での HR ケースの一時停止と再開

    サービスレベルアグリーメント (SLA) に指定した期間内に HR ケースをクローズすることができない場合、ケースを一時停止することができます。

    始める前に

    必要なロール:hr_basic または hr_case_writer

    このタスクについて

    たとえば、ケースのクローズに必要な情報を入手するために保険管理者や給与処理会社などのベンダーに連絡する必要がある場合があります。ケースで作業を開始した後で、情報を受け取るまでケースを一時停止できます。このようにすると、その HR ケースは SLA 違反として表示されません。情報を入手したらケースに入力し、SLA の追跡を再開します。

    手順

    1. 一時停止する HR ケースを開きます。
      一時停止する前に、ケースの作業を開始する必要があります。
    2. [一時停止] をクリックします。
      [一時停止の理由] ポップアップウィンドウが開きます。
    3. 次のいずれかの一時停止理由を選択し、待機している情報を入力します。
      • ユーザー:続行する前に従業員からの詳細情報が必要な場合
      • 会社:ベンダーまたは外部の会社からの応答を待っている場合
      • ドキュメント:従業員が HR ケースをドキュメントに添付する必要がある場合
      • グループ:内部のグループからの応答を待っている場合
      • その他:その他の理由でケースを一時停止する場合
      たとえば、従業員請求を健康保険管理者が調査した結果を待機している場合は、理由に [会社] を選択して、「調査の結果」などと入力します。
    4. [一時停止] をクリックします。
      SLA の進行が停止し、一時停止メモが作業メモとして Activity Stream に表示されます。一時停止したケースに、引き続き作業メモを追加できます。
    5. 一時停止した HR ケースを再開するには、ケースを開いて [再開] をクリックします。
      SLA の進行が再開されます。

    従来版 HR でのユーザードキュメントの要求

    HR ケースに必要なドキュメントを添付するよう従業員に要求することができます。

    始める前に

    必要なロール:hr_basic または hr_case_writer

    このタスクについて

    ドキュメントを要求するには、一時停止の理由を [ドキュメント] としてケースを一時停止してください。ケースの SLA が停止され、タスクが作成されて [オープン対象者] の従業員にアサインされます。必要なドキュメントの例を以下にあげてあります。
    • 授業料返還用の領収書
    • 福利厚生を拡張する同棲関係の宣誓供述書
    • 就労ビザ

    手順

    1. ドキュメントが必要な HR ケースを開きます。
    2. [一時停止] をクリックします。
    3. [理由] 選択リストから [ドキュメント] を選択します。
    4. ケースを解決するために必要なドキュメントを説明する [作業メモ] を入力します。
      従業員には、受信するメール通知でこの説明が表示されます。
    5. [一時停止] をクリックします。
      ケースが停止され、ドキュメントを送信する必要があるユーザーにタスクがアサインされます。タスクのリンクを含むメール通知が従業員に送信されます。

    タスクの結果

    従業員は、メールのリンクをクリックしてタスクを開きます。ドキュメントが添付されると、自動的に [完了してクローズ] に設定されます。添付ドキュメントは HR ケースに移動され、HR ケースが再開されてタスクがクローズされたことを示す通知が送られてきます。

    次のタスク

    メール通知内のリンクをクリックすることで HR ケースを開くことができます。添付ファイルをレビューし、HR ケースを完了してクローズします。

    従来版 HR での HR ケースのエスカレーション

    問題を解決できない場合に HR タスクをエスカレートすることができます。このアクションでは、HR グループのマネージャーに HR タスクを再アサインします。

    始める前に

    必要なロール:hr_basic または hr_case_writer

    このタスクについて

    HR ケースは、次の条件のいずれかが発生した場合にエスカレーションしなければならないことがあります。
    • 作業負荷が大きすぎるためタスクを完了できない
    • 必要なスキルがない
    • HR ケースの一部でサポートが必要
    エスカレートされた HR ケースは、ケースにアサインされた HR グループのマネージャーに再アサインされます。マネージャーは、ケースを解決するか、必要なスキルや時間のあるユーザーに再アサインすることができます。
    注:
    マネージャーは、アサイン先グループのメンバーである必要があります。マネージャーがグループのメンバーでない場合は、エスカレーションを送信するとエラーメッセージが表示され、アクションは何も実行されません。

    手順

    1. エスカレートする HR ケースを開きます。
    2. [関連リンク] で、[ケースをエスカレーション] をクリックします。
    3. 表示されるダイアログウィンドウに、エスカレーションの理由を入力します。
    4. [OK] をクリックします。
      ケースがマネージャーに再アサインされます。エスカレーションの理由を含むメール通知が送信されるため、マネージャーは続行方法を特定できます。

    従来版 HR での VIP HR ケース

    組織では、HR のスコープ外バージョンで、CEO や副社長などのユーザーに VIP スターテスをアサインして、そうしたユーザーのタスク解決に高い優先度が指定されるように設定することができます。

    組織で VIP 機能を使用する場合、VIP HR ケースを適切に処理するために、次のように設定してください。
    • 移動先 スキル > グループ.
    • メンバーまたはグループを [HR VIP ウォッチリスト] に追加します。HR ケースが送信されると、このグループのメンバーは、ケースの進行に応じて通知を受信します。
    • VIP ケースを処理するための HR サービスレベルアグリーメント (SLA) を確認します。期間は 2 時間です。その時間が経過すると、SLA 違反となり、ウォッチリストのメンバーに通知が送信されます。
    • 移動先 HR 管理 > プロパティ.
    • [VIP 要求者のデフォルトのケース優先度] にケース優先度の数値を入力します。
    • VIP 従業員の場合は、HR プロファイルで VIP ボックスをオンにします。
      注:
      フォームデザイナーで、[VIP] チェックボックスを表示するように HR プロファイルフォームをカスタマイズします。
    VIP HR ケースは、次の方法で特定できます。
    • [HR ケース] リスト:[オープン対象者] フィールドに VIP アイコンが表示されます。[オープン対象者] フィールドを表示するには、リストをカスタマイズしなければならない場合があります。
    • [HR ケース] フォーム:[オープン対象者] フィールドで従業員の名前が赤く表示されます。
    • HR カタログアイテム:フォームを送信すると、メッセージが最上部に表示され、送信者が VIP であることが特定されます。

    従来版 HR での HR ケースのチェックリストおよびタスク

    HR のスコープ外バージョンでのタスクの機能は、チェックリストを追加する機能です。HR ケースまたはタスクでは、チェックリストは、手順に従っていることを HR エージェントが確認するためのリマインダーとして使用できます。

    チェックリストは現在のケースだけのリマインダーとして追加することも、または HR エージェントが再利用のためにチェックリストを保存することもできます。チェックリストを HR タスクと混同しないでください。従業員の HR プロファイル情報を変更する要求でこの両者を使用する方法の例を以下に示します。
    1. マネージャーは、従業員が昇進するときに、HR Service Portal を通じて、従業員の変更の要求を送信します。肩書と職位を変更する要求を付随して HR ケースが作成されます。この HR ケースには、HR プロファイルに対する変更だけでなく、従業員の給与およびパフォーマンス管理システムのレコードに対する変更も含まれます。
    2. 給与とパフォーマンス管理システムを更新するように HR タスクが HR ケースに追加されます。各 HR タスクは、給与担当者、HR ジェネラリストなど、適切な HR チームのエージェントに割り当てられます。
    3. 給与担当者は、正しい給与支払い周期に合わせて給与レコードを更新する時期を選ぶ方法のリマインダーとして HR タスクにチェックリストを追加します。
    4. HR エージェントは、組織内で昇格を通知するためのリマインダーとしてチェックリストを HR ケースに追加します。たとえば、次のようなチェックリストアイテムがあります。
      • 次回の社内ニュースレターに昇格を記載
      • 変更をシステムに反映する時期をマネージャーに通知
      • 該当する場合は、新しい名刺を注文するよう従業員に通知

    チェックリストの有効化および再利用

    チェックリストは HR ケースおよび HR タスクのフォームに自動的に表示されません。チェックリスト機能を使用する場合は、管理者がフォームデザイナーでフォームを構成してチェックリストフォーマッターを追加する必要があります。

    特定の種類のタスクでチェックリストを再利用する場合は、チェックリストを容易に見つけることができる名前付け規則を決めてください。すべてのチェックリストは、同じリストに保存され、すべての種類のタスクで選択肢になります。たとえば、HR で開始し、ケース用なのかタスク用なのかとその目的を指定するようにチェックリスト名を構築することができます。シナリオに基づく例は、次のとおりです。
    • HR ケースの昇格リマインダー
    • HR タスク給与計算タイミング