Utilisation du playbook d’intégration de fournisseur pour intégrer des fournisseurs

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 8 minutes de lecture

    • Les propriétaires et gestionnaires des fournisseurs peuvent utiliser le playbook d’intégration des fournisseurs pour effectuer les tâches et les activités nécessaires à l’intégration de nouveaux fournisseurs.

    Vue d’ensemble des playbooks

    Les Playbooks fournissent des conseils étape par étape pour les fournisseurs d’intégration. Un playbook visualise un workflow dans une vue simple et axée sur les tâches. Le workflow d’un playbook est généralement créé à l’aide de Concepteur d’automatisation de processus.

    Un playbook prend un workflow et le décompose en plusieurs phases. Chaque étape d’un playbook comprend une ou plusieurs activités ou étapes qu’un propriétaire ou un gestionnaire de fournisseur doit accomplir. Les étapes peuvent également inclure des activités automatisées, telles que l’envoi d’un e-mail à un contact de fournisseur lorsqu’une étape ou une activité est terminée. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Interagir avec Playbook.

    Lors de l’utilisation d’un playbook, un propriétaire de fournisseur ou un gestionnaire de fournisseur peut :

    • Affichez les étapes et les activités du playbook.
    • Affichez les indicateurs d’état qui affichent l’état actuel de chaque activité ou étape.
    • Affichez les cases à cocher qui indiquent l’étape à laquelle vous vous trouvez actuellement dans le workflow.
    • Sélectionnez une activité et faites le nécessaire pour effectuer cette activité.
    • Marquez une activité comme terminée et passez à l'activité ou à l'étape suivante.
    • Terminez les étapes et les activités nécessaires pour terminer le ticket.

    Playbook d’intégration de fournisseur

    Vous pouvez utiliser le playbook d’intégration du fournisseur pour intégrer un nouveau fournisseur. Le playbook d’intégration du fournisseur fournit les activités et les tâches qu’un propriétaire ou gestionnaire de fournisseur peut effectuer pendant le processus d’intégration.

    Vous pouvez utiliser le playbook d’intégration du fournisseur avec les tickets créés à l’aide du type de ticket Embaucher un fournisseur.

    Le playbook d’intégration du fournisseur apparaît dans l’onglet Playbook de la page Détails du ticket dans le Espace de travail de Source-to-Pay.

    Après avoir soumis une demande d’intégration de fournisseur, l’application crée un nouveau ticket de type Embaucher un fournisseur et ouvre la page Détails du ticket. Vous pouvez sélectionner l’onglet Playbook et démarrer le processus d’intégration du fournisseur à l’aide du playbook. Pour plus d’informations sur la création d’un fournisseur, reportez-vous à la section Ajouter un fournisseur.
    Important :
    Opérations de cycle de vie du fournisseur crée un enregistrement d’approbation si l’action « Demander l’approbation » fait partie d’un flux SLO. Cet enregistrement d’approbation peut être approuvé par l’utilisateur qui appartient au groupe Administrateurs des fournisseurs (table sys_user_group). Pour plus d'informations, consultez Add a user to a group.
    Figure 1. Onglet Playbook sur la page Détails du ticket
    Onglet Playbook sur la page Détails du ticket.
    Le playbook d’intégration du fournisseur comprend les étapes suivantes :
    • Inscription : comprend les activités d’inscription du fournisseur.
    • Qualification : Comprend les activités visant à vérifier l’admissibilité du fournisseur.
    • Activation : inclut les activités permettant d’activer le fournisseur.
    • Rejet : Inclut les activités visant à rejeter le fournisseur.

    Étape d’inscription

    La table suivante répertorie les activités de l’étape Inscription du playbook d’intégration du fournisseur.

    Activité Détails de l'activité
    Collecte des détails de l'intégration Traite les détails du fournisseur collectés dans le formulaire de demande d’intégration.

    Cette activité se termine automatiquement.
    Traiter les variables d'intégration Utilise les informations fournies pour démarrer les activités d’intégration.

    Cette activité se termine automatiquement.
    Mettre à jour un enregistrement de ticket de fournisseur Définit l’enregistrement du ticket du fournisseur sur Travail en cours.

    Cette activité se termine automatiquement.
    Afficher les possibles doublons de fournisseurs Affiche les enregistrements de fournisseur en double pour s’assurer que vous n’intégrez pas un fournisseur existant.

    S’il n’y a pas d’enregistrements de fournisseur en double, cette activité se termine automatiquement.

    S’il existe des enregistrements de fournisseur en double, sélectionnez Ouvrir la liste pour afficher l’enregistrement en double et résoudre le problème.
    Afficher les possibles doublons de demandes d'intégration Affiche les tickets de demande d’intégration de fournisseur en double pour garantir que vous ne dupliquez pas un ticket existant.

    S’il n’y a pas de tickets de demande d’intégration de fournisseur en double, cette activité se termine automatiquement.

    S’il existe des tickets de fournisseur en double, sélectionnez Ouvrir la liste pour afficher les tickets en double et résoudre le problème.
    Vérifier les sources d'intelligence sur les fournisseurs Vérifie si une plateforme d’intelligence sur les fournisseurs est installée pour importer les données des fournisseurs.
    Importer les détails du fournisseur à partir d’une source intelligente/externe Importe les détails du fournisseur à partir de la plateforme d’intelligence des fournisseurs.
    Actions disponibles :
    • Importer les données
    • Ignorer
    Créer un enregistrement de société Crée un nouvel enregistrement pour le fournisseur dans la table Société [core_company].

    Cette activité se termine automatiquement.
    Créer un enregistrement de fournisseur Crée un enregistrement de fournisseur dans la table Fournisseur [sn_fin_supplier].

    Cette activité se termine automatiquement.
    Associez le ticket d’intégration au fournisseur nouvellement créé. Associe le ticket d’intégration au fournisseur. Le champ Fournisseur affiche le fournisseur nouvellement créé dans l’onglet Détails du ticket.

    Cette activité se termine automatiquement.
    Synchroniser le profil du fournisseur avec la source tierce Synchronise les enregistrements du fournisseur et de l’entreprise avec les données provenant d’une intelligence sur les fournisseurs tiers.

    Cette activité se termine automatiquement.
    Inviter le contact du fournisseur Envoie un e-mail au contact principal pour qu’il s’inscrive au Portail de collaboration des fournisseurs.
    Vérifier que les informations sur le fournisseur sont correctes S’assurer que les informations sur le fournisseur sont exactes et à jour.
    Actions disponibles :
    • Marquer comme terminé
    • Ignorer
    • Mettre à jour
    En attente de l'envoi de l'invitation de contact du fournisseur Attend que le contact principal ait accès au Portail de collaboration des fournisseurs.
    Définissez l’état du ticket sur En suspens. Définit l’état du ticket sur En suspens.

    Une fois cette activité terminée, le playbook passe à l’étape de qualification.

    Phase de qualification

    La table suivante répertorie les activités de l’étape Qualification du playbook d’intégration du fournisseur.

    Activité Détails de l'activité
    Vérifiez si l'évaluation des risques pour le module d'extension du fournisseur est installée Vérifie si l’évaluation des risques pour le module d’extension du fournisseur est installée.
    Décision relative à l'évaluation des risques Vous permet de choisir si vous devez effectuer une évaluation des risques pour le fournisseur en cours d’intégration.
    Actions disponibles :
    • Continuer sans évaluation
    • Effectuer une évaluation des risques
    Effectuer une évaluation des risques Le playbook lance le processus d’évaluation des risques.
    En attente de l'achèvement de l'évaluation des risques Le playbook attend que l’évaluation des risques soit terminée. Un nouveau ticket de diligence raisonnable est créé. Vous pouvez voir ce ticket dans l’onglet Tickets connexes du ticket Embaucher un fournisseur. Sélectionnez le lien du ticket de diligence raisonnable, qui ouvre le playbook Effectuer une évaluation des risques.

    L’une des situations suivantes se produit :

    • Si vous avez uniquement installé le module d’extension Risk Assessments Integration for Supplier Lifecycle Operations [com.snc.sn_supplier_tprm], le playbook Perform risk assessment déclenche le flux qui inclut des activités permettant de vérifier l’éligibilité du fournisseur en créant des évaluations des risques. Pour plus d'informations, consultezÉtapes et activités du Playbook lorsque seul Gestion des risques du fournisseur est installé.
    • Si vous avez installé les modules d’extension Risk Assessments Integration for Supplier Lifecycle Operations [com.snc.sn_supplier_tprm] et GRC : Third-party Risk Due Diligence [com.sn_tprm_onboarding], le playbook Effectuer une évaluation des risques déclenche le flux qui inclut des activités pour créer une demande de diligence raisonnable, remplir des évaluations du questionnaire de risque inhérent (IRQ) et effectuer des évaluations des risques pour un tiers et un engagement. Pour plus d'informations, consultez Étapes et activités du Playbook lorsque la diligence raisonnable liée aux risques des tiers est installée.
    Mettre à jour un enregistrement de ticket de fournisseur Met à jour l’état du ticket sur Travail en cours.
    Confirmer l'absence de restriction du fournisseur Vérifiez que ce fournisseur ne figure sur aucune liste de restriction gouvernementale ou d’entreprise. Si c’est le cas, vous devez rejeter ce ticket.
    Actions disponibles :
    • Confirmer l'absence de restriction
    • Refuser

      Si vous sélectionnez Rejeter, le playbook ouvre le Étape de rejetfichier .
    Confirmer l'état de qualification Confirmez si vous souhaitez continuer l’intégration ou rejeter le fournisseur.
    Actions disponibles :
    • Continuer l'intégration
    • Refuser

      Si vous sélectionnez Rejeter, le playbook ouvre le Étape de rejetfichier .

    Une fois cette activité terminée, le playbook passe à l’étape d’activation.

    Étape d’activation

    La table suivante répertorie les activités de l’étape Activation du playbook d’intégration du fournisseur.

    Activité Détails de l'activité
    Créer une tâche pour collecter des détails bancaires Crée et affecte une tâche au contact principal du fournisseur pour mettre à jour les coordonnées bancaires du fournisseur.
    Créer une tâche d'examen des détails du profil du fournisseur Crée et affecte une tâche au contact principal du fournisseur pour examiner les détails du profil du fournisseur.
    En attente de la confirmation des détails bancaires par le fournisseur Cette activité est terminée une fois que le contact principal du fournisseur a terminé la tâche de mise à jour des détails bancaires à partir de Supplier Collaboration Portal.
    En attente de validation des détails de son profil par le fournisseur Cette activité est terminée après que le contact du fournisseur principal a validé la tâche Mettre à jour le profil du fournisseur à partir de Supplier Collaboration Portal.
    Confirmer l'activation du fournisseur Confirmez si vous souhaitez continuer l’intégration ou rejeter le fournisseur.
    Actions disponibles :
    • Continuer l'intégration
    • Refuser

      Si vous sélectionnez Rejeter, le playbook ouvre le Étape de rejetfichier .
    Activer l'enregistrement du fournisseur Définit l’enregistrement du fournisseur sur intégré = vrai.
    Mettre à jour le statut de la société du fournisseur Définit l’état de l’enregistrement de la société sur actif.
    Envoyer un e-mail de bienvenue au fournisseur Envoie un e-mail au fournisseur avec un message de bienvenue.
    Notifier l'achèvement de l'intégration au demandeur Envoie un e-mail au demandeur pour l’informer de l’état d’achèvement de l’intégration du fournisseur.
    Définissez le ticket d’intégration sur terminé. Met à jour le ticket d’intégration sur Fermé terminé.

    Étape de rejet

    La table suivante répertorie les activités à l’étape Rejet du playbook d’intégration du fournisseur.

    Activité Détails de l'activité
    Fournir un motif de rejet Fournissez un motif de rejet de la demande d'intégration du fournisseur.

    Dans le champ Notes de fermeture , saisissez le motif du rejet et sélectionnez Rejeter le fournisseur.

    Actions disponibles :
    • Rejeter le fournisseur
    • Ignorer
    Envoyer un e-mail de rejet au fournisseur Envoie un e-mail au fournisseur l’informant que sa demande d’intégration a été rejetée.
    Notifier le rejet de l'intégration au demandeur Envoie un e-mail au demandeur l’informant du rejet de l’intégration du fournisseur.
    Définir le ticket d’intégration sur rejeté Met à jour le ticket d’intégration sur Fermé rejeté.