Répondre à la demande de copie du contrat dans le playbook

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 1 minute de lecture

    • Joignez une copie du contrat à partir d’un playbook et envoyez-la par e-mail à l’employé qui l’a demandée.

    Avant de commencer

    Rôle requis : Spécialiste de l’approvisionnement

    Répondre à la demande de copie du contrat dans le playbook

    Procédure

    1. Accédez à la Tout > Procurement Case Management > Espace de travail Procurement.
    2. Sélectionnez l’icône Liste (Icône Liste.), puis tout le travail d’équipe > les tickets.
    3. Sélectionnez le ticket Demander une copie du contrat applicable dans la liste pour un traitement ultérieur.
      L’onglet Playbook s’ouvre avec la section Vérifier et affecter un ticket .
    4. Dans le champ Affecté à , sélectionnez un spécialiste de l’approvisionnement pour travailler sur ce ticket.
    5. Sélectionnez Démarrer le travail.
      Le ticket Approvisonnement passe à l’état Travail en cours et la page Envoyer une copie du contrat par e-mail s’affiche.
      Remarque :
      Si un contrat est déjà joint à ce ticket, il s’affiche ici. Le spécialiste de l’approvisionnement peut ouvrir et consulter le contrat, et en vérifier les détails, si nécessaire.
    6. Sélectionnez Composer un e-mail pour rédiger l’e-mail pour l’employé.
    7. Facultatif : Modifiez les champs renseignés automatiquement selon vos besoins.
    8. Sélectionnez Ajouter un fichier pour parcourir et joindre le fichier de contrat à l’e-mail.
      Remarque :
      Cette pièce jointe n’est pas ajoutée ici par défaut et doit être jointe manuellement par le spécialiste de l’approvisionnement. Examinons les scénarios suivants :
      • Si un numéro de contrat est spécifié dans la demande et qu’une pièce jointe existe pour ce contrat dans l’enregistrement du contrat, joignez le numéro de contrat demandé à l’e-mail.
      • Si un numéro de contrat est spécifié dans la demande, mais qu’il n’existe pas de pièce jointe pour ce contrat dans l’enregistrement du contrat, recherchez le fichier du numéro de contrat et joignez-le à l’e-mail.
      • Si aucun numéro de contrat n’est spécifié dans la demande et que seuls les détails sont mentionnés, recherchez le contrat tel que décrit par le demandeur et joignez-le à l’e-mail.
    9. Sélectionnez Envoyer un e-mail pour envoyer l’e-mail au nom de l’employé.
    10. Sélectionnez Terminé.
      La demande est maintenant satisfaite et le ticket d’approvisionnement passe à l’état Fermé terminé.