Traiter une demande de retour dans le playbook

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 2 minutes de lecture

    • Utilisez le playbook Procurement pour approuver ou rejeter des demandes de retour.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_spend_psd.admin, agents, prestataires

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    En tant qu'agent, vous pouvez afficher les demandes, effectuer des tâches sur plusieurs activités de workflow et gérer des opérations complexes à partir d'un playbook unifié. Le playbook fournit aux agents un moyen automatisé de visualiser le processus global dans un format axé sur les tâches.

    Traiter une demande de retour dans le playbook

    Procédure

    1. Accédez à la Tout > Procurement Case Management > Espace de travail Procurement.
    2. Sélectionnez l’icône Liste (Icône Liste.), puis tout le travail d’équipe > les tickets.
    3. Sélectionnez le numéro de demande dans la liste pour son traitement.
      L’onglet Playbook s’ouvre avec la section Retourner un achat .
    4. Affichez toutes les informations associées dans les onglets Détails et SLA de tâche , ainsi que les informations sur les enregistrements d’interaction et l’achat d’origine dans les onglets Enregistrements connexes d’interaction, Achat d’origine .
      Vous pouvez composer un e-mail à partir de l’enregistrement pour communiquer avec le demandeur ou d’autres personnes concernées. Pour plus d'informations, consultez Compositeur d’e-mails avec messages rapides et modèles de réponses dans Espace de travail de Source-to-Pay. Vous pouvez même rechercher et afficher des ressources pertinentes à partir de l’Assistant d’agent. Pour plus d'informations, consultez Assistant d'agent dans Espace de travail de Source-to-Pay.
    5. Sélectionnez cette option pour vérifier et traiter les informations relatives à la demande.
      1. Dans la section Coordonner avec le fournisseur , contactez le fournisseur, confirmez le retour et collectez les informations nécessaires.
      2. Dans la section Confirmer le retour et collecter les informations , examinez la demande et effectuez l’une des actions suivantes.
        • Confirmer : après avoir vérifié que le retour est faisable, confirmez la demande. Une fois confirmée, la demande passe à l’état Travail en cours. Vous pouvez maintenant envoyer un e-mail au propriétaire d'entreprise confirmant que la demande de retour a été lancée.
        • Rejeter : lorsque vous refusez la demande de retour, la demande passe à l’état Fermé rejeté. Vous pouvez maintenant fermer le ticket en envoyant un e-mail au propriétaire d'entreprise confirmant que la demande de retour a été rejetée.
      3. Dans la section Réception de marchandises inversée , créez un type de réception pour les marchandises qui doivent être renvoyées au fournisseur. Ce reçu est enregistré dans l'enregistrement du bon de commande. Si vous ignorez cette étape, la demande passe à l'état Fermé rejeté. Vous pouvez ensuite fermer le ticket en envoyant un e-mail au propriétaire d'entreprise confirmant que la demande de retour a été rejetée.
      4. Dans la section Créer une note de débit , créez une facture de note de débit pour cette déclaration. Cette note de débit est enregistrée dans l'enregistrement du bon de commande. Si la facture de ces marchandises retournées n’a pas encore été payée, une note de débit n’est pas nécessaire. Vous pouvez choisir d’ignorer cette étape, si nécessaire.
      5. Dans la section Fermer, envoyez un e-mail au propriétaire d'entreprise confirmant que la demande de retour a été traitée avec succès. Cela ferme automatiquement la demande de retour et fait passer le ticket à l'état Fermé terminé.
      Remarque :
      Tous les actifs associés ou immobilisations créés lors de la création du bon de commande sont révisés en fonction de la quantité des produits retournés. Les états de ces actifs et immobilisations sont mis à jour sur Mis hors service et En attente de suppression respectivement.