Compositeur d’e-mails avec messages rapides et modèles de réponses dans Espace de travail de Source-to-Pay
Insérez du contenu prédéfini dans le corps des e-mails que vous envoyez à partir du client de messagerie dans Espace de travail de Source-to-Pay.
Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour envoyer des e-mails pour tous les objets Approvisionnement, notamment les demandes d’achat, les demandes d’approvisionnement, les négociations, les événements de négociation, les tickets Approvisionnement et les tâches. Pour ouvrir le client de messagerie, sélectionnez Composer un e-mail à partir de l’icône Actions supplémentaires sur l’objet Approvisionnement. Un brouillon d’e-mail apparaît avec des données pré-remplies dans les champs À, Objet et Corps de l’e-mail.
Utilisation des messages rapides
Dans le client de messagerie, vous pouvez sélectionner un message rapide pour remplir le corps de l’e-mail avec le contenu spécifié dans le message rapide. Après avoir défini un ou plusieurs messages rapides, le volet contextuel Messages rapides apparaît dans le client de messagerie afin que vous puissiez rédiger un e-mail avec un message rapide de votre choix. Pour Opérations de sourçage et d'approvisionnement, la clause de non-responsabilité est le seul message rapide fourni par défaut.
Lors de la sélection d’Insérer, le contenu du message rapide est inséré à l’emplacement du curseur. Il ne remplace pas le contenu que vous avez créé avant de sélectionner le message rapide. Pour remplacer un contenu existant par un message rapide, mettez en surbrillance le texte à remplacer, puis sélectionnez un message rapide.
Création d’un contenu de message rapide
Définissez des messages rapides en créant des enregistrements dans la table Messages prédéfinis de Client de messagerie [sys_email_canned_message].
- Icônes
- Logos
- Images
- HTML texte enrichi
- Hyperliens
- Variables
- Toutes les autres constructions HTML
Affectez le rôle email_client_quick_message_author aux gestionnaires commerciaux afin qu’ils puissent créer des messages rapides pour les utilisateurs de leur groupe.
Pour plus d’informations sur la création d’un message rapide, voir Définir un message rapide.
Utilisation de modèles de réponses
Résolvez les tickets plus rapidement et plus efficacement avec les modèles de réponse. Les modèles de réponse sont des messages réutilisables qui peuvent être copiés dans des brouillons d’e-mails pour fournir des messages rapides et cohérents aux utilisateurs. Chaque modèle est associé à une table qui est une extension de la table Tâche [task] ou Interaction [interaction]. Les modèles de réponse incluent un nom court pour spécifier un raccourci qui peut être utilisé pour identifier le message.
Ouvrez le modèle de réponse que vous souhaitez utiliser pour votre e-mail et sélectionnez Copier dans le presse-papiers. Vous pouvez maintenant coller le contenu de ce modèle à l’emplacement du curseur. Il ne remplace pas le contenu que vous avez créé avant de sélectionner le modèle de réponse. Pour remplacer le contenu existant par un contenu de modèle de réponse, mettez en surbrillance le texte à remplacer, puis sélectionnez un modèle de réponse.
- Ticket Procurement : réponse de fermeture standard, contacts Procurement, instructions de politique et informations supplémentaires.
- Demande d’achat : le passation du bon de commande est en cours, les contacts d’approvisionnement et les instructions de politique.
- Demande d’approvisionnement : le bon de commande est en cours de traitement, les contacts d’approvisionnement et les instructions de politique.
- Négociation : contacts d’approvisionnement et instructions de stratégie.
- Événement de négociation : contacts d’approvisionnement et instructions de stratégie.
- Tâche : contacts d’approvisionnement et instructions de stratégie.
Alors que les utilisateurs disposant du rôle de lecteur de modèle de réponse [sn_templated_snip.template_snippet_reader] peuvent uniquement lire le contenu du modèle de réponse, ceux disposant du rôle d’auteur de modèle de réponse [sn_templated_snip.template_snippet_writer] peuvent lire, créer, mettre à jour et supprimer le contenu du modèle de réponse.
Pour plus d’informations sur l’utilisation des modèles de réponse, consultez Créer ou modifier un modèle de réponse.
Message envoyé par e-mail dans le journal d’activité
Une fois votre e-mail rédigé, envoyé et, surtout, reçu par le destinataire prévu, vous pouvez voir l’e-mail dans la section Activité de l’enregistrement de l’objet d’approvisionnement. Vous pouvez continuer à utiliser cet e-mail du journal d’activité en répondant à cet e-mail ou en le transférant selon vos besoins.
Configurations de configuration d’Email Composer
- L’e-mail envoyé doit être à l’état Reçu pour que le journal d’e-mail s’affiche dans le flux d’activité de l’objet d’approvisionnement.
- La mise à jour du formateur du flux d’activité des objets d’Approvisionnement doit appliquer les formats E-mails générés automatiquement et E-mails de correspondance .
- L’attribut Client de messagerie doit être mis à jour vers le type d’objet Approvisionnement pour que la fonctionnalité de composeur d’e-mail soit activée pour cet objet.
- Le rôle email_composer doit être ajouté en tant que rôle contenu pour le rôle de prestataire de base ou d’agent [sn_spend_sdc.agent] pour que l’utilisateur puisse afficher la fonctionnalité de compositeur d’e-mail.
- Le rôle de lecteur de modèle de réponse [sn_templated_snip.template_snippet_reader] doit être ajouté pour que l’utilisateur puisse afficher la fonctionnalité du modèle de réponse.