従業員出張時安全管理 の構成

  • リリースバージョン: Washingtondc
  • 更新日 2024年02月01日
  • 読む12読むのに数分

    • すべての構成タスクを完了し、会社の出張通知と承認が正しく設定されるようにします。

    出張承認者の設定

    マネージャーまたは指定された出張承認者が従業員の出張を承認できるように、ユーザーグループとロールを設定します。

    マネージャーの承認または指定された承認者の設定は、従業員出張時安全管理 アプリケーションに必要な構成手順です。

    マネージャー承認
    マネージャーによる出張承認を設定するには、すべてのマネージャーに approver_user ロールを割り当てます。このロールを使用すると、マネージャーは直接監督する従業員の出張要求を表示して承認することができます。
    指定された承認者
    指定された出張承認者を設定するには、ユーザーを出張承認者グループに追加します。このグループのメンバーは、すべての従業員の出張要求を表示して承認することができます。そのマネージャーがすべての従業員の出張要求を表示して承認することが適当でない場合には、そのマネージャーを出張承認者グループに追加しないでください。

    デフォルトでは、出張要求は、従業員のマネージャーと出張承認者グループのメンバーの両方によって承認される必要があります。従業員のマネージャーが ServiceNow インスタンスにリストされていない場合、 または出張承認者グループにユーザーがいない場合は、1 つの承認で出張要求を承認することができます。従業員のマネージャーが ServiceNow インスタンスにリストされておらず、そして出張承認者グループにユーザーがいない場合は、従業員の出張要求は自動的に却下されます。デフォルトの承認設定を変更する方法については、「出張承認フローの変更」を参照してください。

    従業員出張時安全管理 プロパティの設定

    従業員出張時安全管理 プロパティを設定し、サイトの安全性検証メール、従業員連絡ログ、および従業員の健康検証が会社の要件に従って管理されるようにします。

    始める前に

    必要なロール：sn_imt_travel.admin

    このタスクについて

    従業員出張時安全管理 プロパティの設定は、従業員出張時安全管理 アプリケーションに必要な構成手順です。

    手順

    1. 移動先 すべて > Employee Travel Safety > プロパティ.
    2. 以下のプロパティ値を設定します。
      表 : 1. Employee Travel Safety プロパティ
      プロパティ 説明
      会社の出張管理システムの名前。

      [sn_imt_travel.travel.management.system.name]

      		 会社の出張管理システムの名前。このプロパティは、出張が承認された従業員に出張管理システムへのリンクを提供するために使用されます。
      会社の出張管理システムの URL。

      [sn_imt_travel.travel.management.system.url]

      		 会社の出張管理システムの URL。このプロパティは、出張が承認された従業員に出張管理システムへのリンクを提供するために使用されます。
      サイトの安全性とポリシーのコンプライアンスを確認するように依頼するメールを出張連絡先に送信します。

      [sn_imt_travel email_site_verification]

      		 有効にすると、従業員が出張要求で入力した主要連絡先にメールが送信され、サイトの安全性とポリシーのコンプライアンスが確認されます。連絡先がメールに応答するまでは、マネージャーまたは出張承認者は出張要求を承認できません。
      肯定的な応答のカンマ区切りリスト。

      [sn_imt_travel.affirmative_email_responses]

      		 サイト検証メールに対して [はい] の応答として受け入れられる応答を定義します。
      承認待ちの要求について、出張要求承認者にメールのリマインダーを送信できるようになります。

      [sn_imt_travel.enable_approval_email_reminders]

      		 有効にすると、承認または却下されていない出張要求について、出張承認者とマネージャーにメールのリマインダーが送信されます。
      出張要求承認者にリマインダーを送信するまでに待機する時間 (時間)。デフォルトは 48 です。

      [sn_imt_travel.approval_email_reminder_period]

      		 出張承認者とマネージャーに送信されるメールのリマインダーの頻度を設定します。たとえば、このプロパティが 48 に設定されている場合、出張承認者とマネージャーは、出張要求が送信されてから承認または却下されるまで、48 時間ごとにリマインダーを受信します。このプロパティは、sn_imt_travel.enable_approval_email_reminders プロパティを有効化する必要があります。
      出張関連の健康検証について、該当する従業員へのアウトリーチを可能にします

      [sn_imt_travel.daily.health.verification.outreach.flag]

      		 有効にすると、出張が承認された従業員は、健康検証を完了するための通知を受信します。通知の頻度を設定するには、sn_imt_travel.health.verification.run.type プロパティの値を選択します。従業員の健康検証の詳細については、「従業員健康診断」を参照してください。
      要求者へ健康の検証が送信されるのは 1 回のみか毎日かを選択してください。

      [sn_imt_travel.health.verification.run.type]

      出張が承認された従業員に送信される健康検証通知の頻度を設定します。出張前および出張中に毎日通知を送信するには、[毎日送信 (Send Daily)] を選択します。出張要求が承認された後に 1 回通知を送信するには、[1 回送信 (Send Once)] を選択します。

      健康検証通知は、sn_imt_travel.daily.health.verification.outreach.flag プロパティが有効になっている場合にのみ送信されます。

      注:
      出張要求前に毎日の健康検証に既に登録されている従業員には、変更はありません。これらのユーザーは、追加の通知を受信せず、出張の完了後も登録されたままです。
      数時間後に健康検証が完了しない場合は出張要求をキャンセルします。

      [sn_imt_travel.allow.cancellation]

      		 有効にすると、従業員が期限までに健康検証を完了していない場合、出張要求はキャンセルされます。このプロパティを有効にするには、sn_imt_travel.daily.health.verification.outreach.flag プロパティも有効化する必要があります。
      要求を自動的にキャンセルする時間数を入力してください。

      [sn_imt_travel cancellation_duration]

      		 従業員が健康検証を完了するための期限を設定します。このプロパティは、sn_imt_travel.allow.cancellation プロパティを有効化する必要があります。
      日々の出張連絡先について、出張中の従業員へのアウトリーチを可能にします。

      [sn_imt_travel.daily.contact.log.outreach.flag]

      		 有効にすると、従業員は内部出張中に日次連絡ログを完了するための通知を受信します。連絡ログ通知は、外部出張には送信されません。連絡ログ通知を受信するには、従業員に sn_imt_tracing dailylog_user ロールが割り当てられている必要があります。このプロパティには、 Contact Tracing および Emergency Outreachアプリケーションが必要です。連絡ログの詳細については、「Contact Tracing」を参照してください。
      注:
      出張前に日次連絡ログに既に登録されている従業員には、変更はありません。これらのユーザーは、追加の通知を受信せず、出張の完了後も登録されたままです。
    3. [保存] をクリックします。

    出張承認フローの変更

    出張承認フローを変更して、デフォルトの出張承認設定を変更します。

    始める前に

    必要なロール：flow_designer

    このタスクについて

    出張承認フローの変更は、従業員出張時安全管理 アプリケーションのオプションの構成手順です。出張承認フローの使用準備が整いましたが、会社の要件を満たすように変更することも可能です。

    フローを変更する場合は、元のフローを非アクティブにして、コピーを作成してください。新しいフローに必要な変更を加えて、有効にします。コピーを変更すると、ServiceNow インスタンスをアップグレードする必要がある場合に簡単です。

    手順

    1. 移動先 すべて > フローデザイナー > デザイナー.
    2. [フロー] セクションで、[出張承認フロー (Travel Approval Flow)] をクリックします。
    3. [非アクティブ化 (Deactivate)] をクリックし、[OK] をクリックして確定します。
    4. 右上隅にある [その他のアクション (More actions)] アイコン ([その他のアクション (More actions)] アイコン) をクリックして、[フローのコピー (Copy flow)] をクリックします。
    5. 新しいフローの名前を入力します。
    6. [アプリケーション] フィールドで、[Employee Travel Safety] を選択します。
    7. [コピー] をクリックします。
    8. 新しいフローに必要に応じて変更を加えます。
      たとえば、従業員のマネージャーが ServiceNow インスタンスにリストされていて、出張承認者グループにもユーザーがいる場合、デフォルトでは、マネージャーと出張承認者の両方が要求を承認する必要があります。この設定は、フローのアクション 8.1 で定義されています。このアクションを変更して、マネージャーまたは出張承認者のいずれかからのみ承認を必要とするように設定できます。この変更を行うには、承認する AND 条件を OR 条件に置き換える必要があります。
    9. フローの変更が完了したら、[有効化] をクリックし、[OK] をクリックして確認します。

    通知メールのカスタマイズ

    従業員、マネージャー、出張承認者、および従業員の出張連絡先に送信される通知メールを変更し、会社の通知をカスタマイズします。

    始める前に

    必要なロール：admin

    このタスクについて

    通知メールを変更することは、従業員出張時安全管理 アプリケーションに必要な構成手順です。デフォルトでは、通知は ServiceNow® バナーとプレースホルダ署名、Workplace, Co を使用します。会社名とロゴを使用するように通知を更新します。
    従業員出張時安全管理 アプリケーションは、次の通知を使用します。
    通知 説明
    サイト検証要求 従業員が出張要求で入力した主要連絡先にこのメールが送信され、サイトの安全性とポリシーのコンプライアンスが確認されます。デフォルトでは、このメールは連絡先に次のポリシーの確認を要求します。
    • サイトですべての従業員と訪問者の症状を検査します。
    • すべての従業員および訪問者には、マスクなどの個人用保護具の着用が義務付けられています。
    • すべての従業員と訪問者は、ソーシャルディスタンス確保のためのルールに従う必要があります。

    このメールは、 sn_imt_travel.email_site_verification プロパティが有効になっている場合にのみ送信されます。
    Employee Travel Safety 承認者要求 このメールは、従業員のマネージャーと出張承認者グループのすべてのメンバーに送信され、出張要求を承認または却下するように求めます。
    Employee Travel Safety 要求リマインダー このメールは、処理待ちの出張要求を承認または却下するためのリマインダーとして、マネージャーおよび旅行承認者に送信されます。

    このメールは、 sn_imt_travel.enable_approval_email_reminders プロパティが有効になっている場合にのみ送信されます。
    出張要求の承認 このメールは、出張要求が承認された場合に、従業員に送信されます。このメールには、会社の出張管理システムへのリンクが含まれています。
    出張要求の却下 このメールは、出張要求が却下された場合に、従業員に送信されます。
    出張関連の連絡先 このメールは、従業員に日次連絡ログの記入を要求します。このメールは、出張中に毎日従業員に送信されます。

    このメールは、 sn_imt_travel.daily.contact.log.outreach.flag プロパティが有効になっている場合にのみ送信されます。
    出張関連の健康検証 このメールは、従業員に日次健康検証の記入を要求します。このメールは、出張要求が承認されると、出張中に毎日従業員に送信されます。

    このメールは、 sn_imt_travel.daily.health.verification.outreach.flag プロパティが有効になっている場合にのみ送信されます。
    出張要求の取り消し このメールは、期限までに健康検証を完了していない場合に、従業員に送信されます。

    このメールは、 sn_imt_travel.allow.cancellation プロパティが有効になっている場合にのみ送信されます。
    注:
    従業員出張時安全管理承認者要求以外のすべての通知は、従業員のユーザープロファイルで選択されている言語に翻訳されます。従業員出張時安全管理承認者要求は、マネージャーまたは出張承認者のユーザープロファイルで選択されている言語に翻訳されます。ユーザーの言語が選択されていない場合、通知はインスタンスのデフォルト言語に翻訳されます。

    手順

    1. 移動先 すべて > システム通知 > メール > 通知.
    2. 更新する通知をクリックします。
    3. デフォルト通知を表示するには、[通知のプレビュー (Preview Notification)] をクリックします。
    4. [内容 (What it will contain)] フォームセクションに移動します。
    5. [メッセージ HTML] フィールドで、[画像を挿入/編集 (Insert/edit image)] をクリックし、バナー画像を選択します。
      ヒント:
      メールの上部に表示されるように、画像をメールスクリプトの前に追加する必要があります。

      ServiceNow インスタンスにメールバナー画像がまだ存在しない場合は、使用する画像をアップロードできます。手順については、「1 つ以上の画像をアップロード」を参照してください。

    6. [通知スクリプトを表示 (Show Notification Scripts)] 関連リンクをクリックします。
    7. [スクリプト] フィールドで、template.print(util.getEmailCompanyLogo()); のコードで、デフォルトの ServiceNow® バナーがメールに追加されます。
      このコード行をコメントアウトまたは削除して、ServiceNow® バナーを削除します。
    8. [スクリプト] フィールドで、 Workplace, Co のすべての参照を貴社の会社名と置き換えます。
    9. オプション: メール通知に他の変更を加えたい場合は、必要に応じて [スクリプト] フィールドを更新してください。
      gs.getMessage または gs.getMessageLang へのコールで使用されるテキストを変更する場合には、メッセージテーブル [sys_ui_message] にカスタムテキストの翻訳を指定する必要があります。詳細については、「メッセージテーブル」を参照してください。
    10. [更新] をクリックします。
    11. 通知レコードに戻り、[通知のプレビュー (Preview Notification)] をクリックして変更を確認してください。