Anleitung für die Konfiguration der erweiterten Terminplanung für ein Impfzentrum

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  • Aktualisiert 30. Januar 2025
  • 5 Minuten Lesedauer

    • Die Konfiguration der erweiterten Terminplanung ermöglicht Administratoren die Konfiguration von Terminzeiträumen, Tageszeitplänen, Urlaubsplänen usw. Die Konfiguration wird verwendet, um die verfügbaren Zeitfenster sowie die Kapazität eines Standorts für einen bestimmten Tag zu identifizieren. Die -Konfiguration ermöglicht Benutzern die Auswahl von Terminfenstern basierend auf den von Ihnen konfigurierten Parametern.

    Es ist zu berücksichtigen, dass das Ändern einiger Konfigurationswerte in einer abgeschlossenen Impfzentrumskonfiguration unerwünschte Auswirkungen auf die vorhandenen und zukünftigen Termine haben kann.

    Die folgenden Formulare und Tabellen enthalten hilfreiche Anleitungen für den Umgang mit erweiterten Konfigurationen für die Terminplanung für ein Impfzentrum. Sie zeigen auch einige der Auswirkungen bestimmter Changes an. Diese Anleitung behandelt jedoch keine vollständige Liste aller möglichen Nebenwirkungen.

    Abbildung : 1. Formular „Impfterminkonfiguration“
    Formular zur Konfiguration des Impftermins mit verschiedenen auszufüllenden Feldern. Informationen zu den verfügbaren Feldern im Formular finden Sie im folgenden Abschnitt mit dem Formular „Impfterminkonfiguration“.
    Tabelle : 1. Formular „Impfterminkonfiguration“

    Feld

    Empfehlung und Auswirkung

    Name

    Sie können das Namensfeld ändern, ohne unerwünschte Folgen zu verursachen.

    Beschreibung

    Sie können das Beschreibungsfeld ändern, ohne unerwünschte Folgen zu verursachen.

    Feiertagskalender

    Fügen Sie keinen neuen Feiertagskalender hinzu, wenn am aktuellen Standort Termine vorhanden sind. Dies macht vorhandene Termine ungültig. Fügen Sie dem vorhandenen Feiertagskalender keine weiteren Feiertage hinzu. Neue Feiertage können bereits gebuchte Termine enthalten.

    Termindauer
    • Ändern Sie die Termindauer nicht, wenn am aktuellen Standort bereits Termine erstellt wurden.
    • Auswirkung: Das Ändern der Gesamtkapazität eines Standorts verursacht überlappende Zeitfenster, die zu überbuchten Terminen führen.
    • Beispiel:
      1. Wenn in Ihrer alten Konfiguration das Terminfenster fünf Minuten betrug, hätte der tägliche Zeitplan wie folgt ausgesehen: 9:00 bis 9:05, 9:05 bis 9:10, 9:10 bis 9:15 und 9:15 bis 9:20 Uhr. In dieser Konfiguration haben Sie Termine, die von 9:00 bis 9:05 Uhr und von 9:05 bis 9:10 Uhr gebucht wurden, und Termine, die von 9:10 bis 9:15 Uhr und von 9:15 bis 9:20 Uhr verfügbar sind.
      2. Wenn Sie eine neue Konfiguration mit einem Terminfenster von zehn Minuten erstellen, sieht Ihr täglicher Zeitplan wie folgt aus: 9 bis 9:10, 9:10 bis 9:20 mit verfügbaren Zeitfenstern von 9:10 bis 9:20; tatsächliche Zeitfenster werden in denselben 10-Minuten-Schritten angezeigt.
      3. Die Konfigurationsänderung verursacht eine Überbuchung im Zeitfenster 9:00 bis 9:10, da es in der vorherigen Konfiguration für zwei Termine gebucht wurde.

    Vorlaufzeit

    Sie können den Vorlaufzeitwert ändern, ohne dass sich dies auf vorhandene Termine auswirkt.

    Max. zukünftig buchbare Tage
    • Verringern Sie den Wert nicht, da möglicherweise am letzten Tag am aktuellen Standort Termine gebucht wurden. Wenn Sie den Wert verringern, werden am letzten Tag gebuchte Termine ungültig.
    • Sie können den Wert erhöhen, ohne dass sich dies auf vorhandene Termine auswirkt.

    Termin, bis zu dem Terminverschiebungen oder -stornierungen möglich sind
    • Sie können den Wert bedingt ändern.
    • Wenn ein Workflow vorhanden ist, der sich auf vorhandene Termine oder Benutzer auswirkt, kann der Wert nicht sicher geändert werden.

    Aktiv
    • Deaktivieren Sie die Konfiguration nicht, wenn Termine vorhanden sind. Dies macht vorhandene Termine ungültig.
    • Sie können die zuvor inaktive Konfiguration aktivieren, ohne dass sich dies auf Termine auswirkt.
    Abbildung : 2. Formular „Impfzeitplan“
    Formular „Impfplan“ mit verschiedenen auszufüllenden Feldern. Informationen zu den hier verfügbaren Feldern finden Sie im folgenden Abschnitt über das Formular „Impfterminkonfiguration“.
    Tabelle : 2. Formular „Impfzeitplan“

    Feld

    Empfehlung und Auswirkung

    Name

    Sie können das Namensfeld ändern, ohne unerwünschte Folgen zu verursachen.

    Startdatum
    • Erhöhen Sie den Wert nicht, da Termine möglicherweise zwischen dem alten Startdatum und dem neuen Startdatum gebucht werden. Wenn Sie den Wert erhöhen, werden Termine, die zwischen dem alten Startdatum und dem neuen Startdatum gebucht sind, ungültig.
    • Sie können den Wert nur verringern, wenn im anderen Zeitplan unter derselben Terminkonfiguration keine überlappenden Zeitfenster konfiguriert sind.
    • Beispiel:
      1. Angenommen, Ihr alter Zeitplan hat das Startdatum 8. April 2021 und buchbare Tage von Montag bis Freitag von 09:00 bis 18:00 Uhr.
      2. Angenommen, Sie haben einen weiteren Zeitplan mit derselben Terminkonfiguration erstellt, der das Start- und Enddatum 1. März 2021 bis 31. März 2021 hat.
      3. Wenn Sie nun das Startdatum des Zeitplans zum 31. März 2021 ändern, wird ein überlappendes buchbares Zeitfenster mit dem vorhandenen Zeitplan am 31. März 2021 erstellt, und das System produziert einen Fehler.

    Enddatum
    • Verringern Sie den Wert nicht, da Termine zwischen dem neuen Enddatum und dem alten Enddatum gebucht werden können. Wenn Sie den Wert erhöhen, werden Termine, die zwischen dem neuen Enddatum und dem alten Enddatum gebucht sind, ungültig.
    • Sie können den Wert nur erhöhen, wenn im anderen Zeitplan unter derselben Terminkonfiguration keine überlappenden Zeitfenster konfiguriert sind.

    Termine pro Fenster
    • Legen Sie die Anzahl der Termine pro Fenster nicht auf 0 fest.
    • Erhöhen Sie die Anzahl der Termine pro Fenster.
    • Verringern Sie nicht die Anzahl der Termine pro Fenster für eine Servicekonfiguration, wenn bereits Termine erstellt wurden.
    • Beachten Sie die Auswirkungen: Die Reduzierung der Gesamtzahl der Termine pro Fenster führt zu einer Überbuchung der Termine pro Zeitfenster für die Termine, die vor dem Change erstellt wurden.
    • Zum Beispiel:
      1. Alte Konfiguration: Sie hatten vier Termine pro Fenster. Wenn die Gesamtzahl der Fenster = 2 ist, beträgt die Gesamtkapazität 2 * 4 oder 8. Wenn Sie vier Termine pro Zeitfenster erstellt haben, beträgt die verwendete Gesamtkapazität 4 * 2 oder 8.
      2. Neue Konfiguration: Sie haben zwei Termine pro Fenster. Wenn Sie insgesamt zwei Fenster haben, beträgt Ihre neue Gesamtkapazität 2 * 2 oder 4. Wenn Sie jedoch bereits vier Termine pro Zeitfenster erstellt haben (basierend auf einer früheren Konfiguration), beträgt Ihre Gesamtkapazität 4 * 2 oder 8.
      3. Mit dieser Konfiguration überschreitet die Gesamtkapazität von 8 die neue Gesamtkapazität von 4, was zu überbuchten Terminen führt.

    Tägliche Startzeit

    Ändern Sie die tägliche Startzeit nicht, wenn bereits Termine vorhanden sind. Durch die Änderung werden überbuchte Zeitfenster erstellt und vorherige Termine werden ungültig.

    Tägliche Endzeit
    • Sie können die tägliche Endzeit erhöhen. Die Erhöhung ist nur gültig, wenn die Werte für die Termindauer und die täglichen Startwerte nicht geändert werden.
    • Legen Sie die tägliche Endzeit nicht vor, wenn bereits Termine vorhanden sind. Dadurch werden überbuchte Zeitfenster erstellt und vorherige Termine werden ungültig.

    Buchbare Tage
    • Tage hinzufügen, ohne dass sich dies auf vorhandene Termine auswirkt.
    • Durch das Entfernen der buchbaren Tage, an denen bereits Termine erstellt wurden, werden vergangene Termine ungültig.
    • Beispiel:
      1. Gehen Sie in Ihrer alten Konfiguration davon aus, dass der Samstag buchbar ist und Termine am Samstag gebucht sind.
      2. Wenn Sie eine neue Konfiguration erstellen, in der der Samstag nicht buchbar ist, sind alle zuvor für den Samstag gebuchten Termine nicht mehr gültig.

    Tägliche Pause einbeziehen
    • Ändern Sie den Wert des Kontrollkästchens Tägliche Pause einbeziehen nicht.
    • Fügen Sie die tägliche Pausenzeit nicht hinzu, wenn dieses Kontrollkästchen deaktiviert ist.
    • Ändern Sie die Dauer der Pause nicht.
    • Legen Sie die Start- und Endzeit der Pause nicht auf den gleichen Wert wie die tägliche Startzeit und die tägliche Endzeit fest, da dadurch keine buchbaren Zeitfenster generiert werden.