HR のスコープ外バージョンで、領収書、法律関係書類などのドキュメントを送信するよう依頼する要求を HR エージェントから受け取ることがあります。
このタスクについて
たとえば、奨学制度を要求している場合、HR エージェントでは、返還要求を送信するために授業料の領収書のコピーを必要とします。ドキュメントが必要な場合は、ドキュメントの添付を依頼するタスクが生成され、メール通知が送られてきます。
メール通知を受信したときに、要求されたドキュメントのデジタルコピーがある場合は、通知に返信して返信メールにファイルを添付できます。システムによってタスクにドキュメントが添付され、タスクがクローズされます。次の手順では、システム内の HR ケースにドキュメントを添付する方法について説明します。
手順
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必要なドキュメントの通知を受信したときは、ドキュメントをスキャンするかコンピューターにアップロードしてください。
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次のいずれかの操作を実行します。
| オプション | 説明 |
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| メール通知から応答する |
通知メールあるタスクへのリンクをクリックします。[HR タスク] フォームが開きます。[説明] に必要なドキュメントが一覧表示されます。添付ファイルアイコンをクリックし、文書を添付して [更新] をクリックします。 |
| HR Service Portal 内のタスクに移動する |
[自分のタスク] を選択し、以下のステップを完了します。
- ドキュメントが必要な要求を開きます。アクションが必要であるというメッセージが最上部に表示されます。
- メッセージ内のリンクをクリックします。ダイアログウィンドウが開きます。
- 添付する必要がある文書がわかっている場合は、添付ファイルアイコンをクリックし、それらを添付します。
- 何を添付しなければならないのかわからない場合は、HR ケースに要求されたドキュメントの横の矢印をクリックして HR エージェントから依頼されているドキュメントを確認します。
- 添付ファイルアイコンをクリックし、文書を添付して [更新] をクリックします。
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ファイルブラウザーから HR タスクまたは HR ケースのフォームにドラッグアンドドロップしてファイルを添付することもできます。
タスクが青から灰色に変更され、[自分のタスク] の下のタスクボックスにタスクが完了してクローズされたことを示すチェックマークが表示されます。ドキュメントが提供されたという通知が HR エージェントに送信されます。