従来版 HR における組織内の HR プロファイル

  • リリースバージョン: Washingtondc
  • 更新日 2024年02月01日
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    • HR のスコープ外バージョンで、HR プロファイルレコードには、名前、個人の連絡先情報、メールアドレス、雇用履歴、連絡先などといった従業員の機密データが保存されています。

    HR プロファイルレコードを使用すると、雇用期間およびその後の期間をとおして、従業員の情報にアクセスして追跡できるようになります。HR プロファイルレコードは、ユーザーレコードに関連付けられていますが、ユーザーレコードとは異なります。HR プロファイルレコードは、機密情報として保存され、公開されません。

    HR プロファイルレコードは、オンボーディングプロセスなどの HR プロセスの一部として作成されます。デフォルトのオンボーディングプロセスでは、新しい従業員の HR プロファイルレコードが作成され、オンボーディングケースが承認されると、従業員ユーザーレコードにプロファイルレコードが自動的に関連付けられます。

    組織では統合メソッドを使用して、従業員データベースから HR プロファイルレコードを取り込むことが可能です。さらに、[従業員データ管理ケース] に対して HR プロファイルが自動作成されます。
    注:
    HR ケースカテゴリが [新規雇用オンボーディング]、[従業員情報変更]、[従業員の退職]、または [雇用証明書] の場合は、HR プロファイルが自動的に作成または変更されます。

    ユーザーレコードにも含まれる基本的なユーザー情報に加えて、HR プロファイルには次のセクションと関連リストが含まれています。

    表 : 1. HR プロファイルのセクションと関連リスト
    セクションまたは関連リスト 説明
    メモ コメントと作業メモ
    雇用情報 雇用ステータスと雇用タイプ、従業員番号、雇用開始日と終了日などの情報です。
    連絡先 住所、電話番号、個人メールアドレスなどの情報。一部のフィールド値は新入社員研修フォームからコピーされます。
    緊急連絡先 従業員の緊急連絡先のリスト。第一連絡先をリストで 1 つ指定し、他の連絡先は代替として入力可能です。
    雇用履歴 以前の雇用主と雇用期間のリスト。
    次の関連リストが自動入力されます。リスト内のレコードは表示できますが、関連リストから新しいレコードを入力することはできません。
    直属の部下 ユーザーの直属の従業員のリスト。
    同僚 ユーザーと同じマネージャーを持つ従業員のリスト。
    ケース ユーザーのオープン HR ケース

    従来版 HR における HR プロファイルと HR ケースのセキュリティ

    HR プロファイル情報は機密のため、システム管理者が閲覧できないように保護されています。HR ケースおよび HR タスク内の情報の一部も同様です。

    システムにおいて、admin ロールを持つシステム管理者は、すべてのタスクを実行し、すべてのデータを表示することができます。ただし、HR プロファイルは機密情報のため、hr_basic などの hr_profile_reader または hr_profile_writer を含むロールがアサインされ、権限が与えられた HR 担当者以外は閲覧できないようにしなければなりません。

    同様に HR ケースおよび HR タスクでは、添付ファイル、作業メモとコメント、説明、カレンダー、およびペイロード (自分の会社が [ペイロード] フィールドを表示するようにフォームを設定している場合) を表示できるのは権限が与えられたHR 担当者のみとする必要があります。権限が付与された HR 担当者には、hr_basic など、hr_case_reader と hr_task_reader を持つロールがアサインされたユーザーが含まれます。

    したがって、特定の HR プロファイル、ケース、およびタスクデータへのアクセス権は、admin ロールを持つユーザーによって制限されます。

    システム管理者がアクセスできる HR プロファイル情報

    システム管理者は、新しい HR プロファイルを作成できません。HR プロファイルのリストを表示して HR プロファイルレコードを開くことはできますが、アクセス権があるのは次の情報に限られます。
    • HR プロファイル番号と従業員のプリフィックス。
    • ユーザーレコード [sys_user] と同期されている雇用情報。これには、名前、従業員番号、部門、マネージャー、および場所が含まれます。
    • 仕事用のメールアドレスや勤務先の電話番号などの連絡先情報。個人情報は表示されません。
    • コメント。作業メモは表示されません。
    • 次の関連リストに表示される情報。
      • 緊急連絡先
      • 雇用履歴
      • 直属の部下
      • 同僚
      • ケース

    システム管理者がアクセスできる HR ケースと HR タスクの情報

    システム管理者は、場所、部門、および簡単な説明など、従業員のユーザー情報を表示できます。ステータス変更などのアクティビティは Activity Stream に表示されますが、コメントと作業メモは非表示になります。

    システム管理者が HR ケースまたは HR タスクを開くと、表示されていない情報がメッセージに記載されます。

    ユーザーの代理操作

    システム管理者がユーザーの代理操作を行う場合、代理操作されるユーザーが HR プロファイルへのアクセスを許可する HR ロールを持っていても、システム管理者による HR プロファイル情報の表示は制限されます。ユーザーが代理操作するとき、次の制約が適用されます。
    • 代理操作されているユーザーが HR プロファイルのアクセス権を持っている場合、HR プロファイルリストに、セキュリティ上の制約によりレコードが削除されたという内容のメッセージが表示されます。HR プロファイルレコードは表示されません。
    • 代理操作されているユーザーについては、HR Service Portal から表示した [プロファイル] リンクにはプロファイル情報が表示されません。このリンクには、前述した関連リスト内の情報のみが表示されます。

    従来版 HR におけるカスタマイズされたプロファイル情報

    HR プロセスを設計の一部として、HR プロファイル情報の処理方法をカスタマイズできます。表示されるフィールドの一部が、ユーザー [sys_user] テーブルから参照されることに留意してください。

    hr_admin ロールを持っていると、HR プロファイルの情報をカスタマイズできます。

    プロファイル情報の拡張

    別のテーブルに追加のプロファイル情報を収集することができます。たとえば、HR プロファイル [hr_profile] テーブルを拡張する依存テーブルを作成できます。

    プロファイルは機密情報です。システム管理者は表示できません。詳細については、「従来版 HR における HR プロファイルと HR ケースのセキュリティ」を参照してください。

    プロファイルとユーザーレコードの関連付け

    HR プロファイルレコードをユーザー [sys_user] テーブルの従業員レコードに関連付けて、両方の従業員レコードに簡単にアクセスできるようにする必要があります。HR プロファイルレコードの作成時に、プロファイルに関連付けるユーザーレコードを選択できます。

    デフォルトの従業員オンボーディングプロセスにより、オンボーディングレコードが作成されて承認されると、この関連性が自動的に発生します。一般的には、設計するオンボーディングプロセスの自動関連付けを保持します。

    特定のフィールドは、ユーザーレコードと HR プロファイルレコードの両方に表示されますが、そのフィールドは、ユーザー [sys_user] またはHR プロファイル [hr_profile] のいずれかのテーブルにのみ存在します。次のフィールドはユーザー [sys_user] テーブルにあります。

    • プリフィックス [introduction]
    • 名 [first_name]
    • ミドルネーム [middle_name]
    • 姓 [last_name]
    • マネージャー [manager]
    • 部門 [department]
    • 場所 [location]
    注:
    ボット電話番号の同期はサポートされていません。

    次の表では、Synchronize fields to hr_profile ビジネスルールで同期される、その他のフィールドを説明します。

    表 : 2. ビジネスルールを使用して同期されるフィールド
    HR プロファイル [hr_profile] フィールド ユーザー [sys_user] フィールド メモ
    ポジション [position] タイトル [title] HR プロファイル内のポジションは、参照フィールドです。次の場合に、HR プロファイルを更新できなかったことを示すメッセージが表示されます。
    • ユーザーフォームでタイトルが更新された場合
    • 同じ値を持つポジションレコードが存在しない場合
    自宅住所 [address] 番地 [street]
    国 [country] 国コード [country] フィールド名は同じですが、これらのフィールドはタイプが異なります。HR プロファイルでは、[country] は参照フィールドです。ユーザーレコードでは、[country] は選択リストです。国コードは、HR プロファイルで選択された国が選択リストにない場合に、国名の代わりにユーザーフォームに表示されます。
    仕事用メール [work_email] メール [email] HR プロファイルには個人用と仕事用のメールフィールドがありますが、ユーザーレコードには、仕事用のメールのみが含まれます。
    注:
    ユーザーフォームは、住所、国、およびメールのフィールドを表示するように構成する必要があります。

    従来版 HR における HR プロファイルの作成または変更

    従業員は、緊急の連絡先情報など、HR プロファイル情報の一部を直接編集できますが、特定のフィールドの編集は制限されています。従業員が編集を制限されている情報を変更する場合は、HR に変更要求を送信する必要があります。

    始める前に

    必要なロール：hr_profile_writer、hr_basic、または hr_manager

    このタスクについて

    HR 管理者 [hr_admin] は、従業員が更新できる HR プロファイルのフィールドを設定可能です。従業員は、更新できない情報に対して、HR 従業員情報変更要求を送信します。従業員情報変更要求が自分にアサインされた場合、HR プロファイルを更新するには、次の手順に従ってください。

    手順

    1. 移動先 すべて > HR • アドミニストレーション > 組織 > HR プロファイル.
      HR プロファイルのリストが開きます。
    2. HR プロファイルリストのドロップダウンメニューから [ユーザー] を選択して、更新する既存の HR プロファイルを探します。
      ユーザー名を入力し、Enter を押します。プロファイル番号をクリックしてユーザープロファイルを開くこともできます。HR プロファイルを作成するには、[HR プロファイル] から [新規] をクリックします。HR プロファイル新規レコードの [ユーザー] フィールドにユーザー名を入力して、プロファイルを作成します。HR プロファイルの保存後は、ユーザー名を変更できません。
    3. プロファイル番号をクリックして、ユーザープロファイルを開きます。
      開いたプロファイルには、ユーザーレコードから取り込まれた名前、マネージャー、部門、場所、および連絡先のフィールドが表示されます。
    4. 他に補足情報があればフォームに入力して更新します。
      表 : 3. HR プロファイルのセクションと関連リスト
      セクションまたは関連リスト 説明
      メモ コメントと作業メモ
      雇用情報 雇用ステータスと雇用タイプ、従業員番号、雇用開始日と終了日などの情報です。
      連絡先 住所、電話番号、個人メールアドレスなどの情報。一部のフィールド値は新入社員研修フォームからコピーされます。
      緊急連絡先 従業員の緊急連絡先のリスト。第一連絡先をリストで 1 つ指定し、他の連絡先は代替として入力可能です。
      雇用履歴 以前の雇用主と雇用期間のリスト。
      次の関連リストが自動入力されます。リスト内のレコードは表示できますが、関連リストから新しいレコードを入力することはできません。
      直属の部下 ユーザーの直属の従業員のリスト。
      同僚 ユーザーと同じマネージャーを持つ従業員のリスト。
      ケース ユーザーのオープン HR ケース
    5. [送信] または [更新] をクリックします。
      注:
      部門などの一部の HR プロファイル情報は、ユーザー [sys_user] と HR プロファイル [hr_profile] のレコード間で同期されます。1 つのレコードで情報を更新すると、他のレコードにその更新が自動的に適用されます。

    従来版 HR におけるユーザーディレクトリの表示

    HR ユーザーディレクトリは、関連リスト内の HR ケース情報を持つ企業ユーザーディレクトリのビューです。

    始める前に

    必要なロール：admin、hr_admin、hr_basic、または hr_manager

    このタスクについて

    企業ユーザーのディレクトリは、ユーザー [sys_user] テーブル内のレコードを参照します。

    手順

    1. 移動先 すべて > HR • アドミニストレーション > 組織 > ユーザーディレクトリ.
    2. ユーザーレコードをクリックして、ユーザーレコードの人事ビューを表示または編集します。
      このビューは、ジョブ情報および連絡先の詳細を含む、ユーザー情報のサブセットです。さらに、2 つの関連リストがあります。
      • HR ケース：ユーザーのすべての HR ケースを一覧表示します。
      • ユーザー：そのユーザーが管理するユーザーを一覧表示します。