従業員ドキュメントの管理

  • リリースバージョン: Washingtondc
  • 更新日 2024年02月01日
  • 読む14読むのに数分

    • Employee Document Management を使用して、従業員ドキュメントの検索、作成、移動、または訴訟ホールドの管理を行います。

    Employee Document Management は、組織の従業員ドキュメントがすべて入っている仮想のファイルキャビネットです。Employee Document Management では、次のことができます。
    • 従業員ドキュメントの検索：従業員ドキュメントの検索を絞り込むために使用できる方法は、多数あります。
    • 従業員ドキュメントの作成：
      • 従業員ドキュメントは、ドキュメントリポジトリに直接追加することができます。
      • HR サービスデリバリ (HRSD)と組み合わせると、HR エージェントは、ドキュメントを HR ケースから移動、またはドキュメントリポジトリに直接追加できます。
    • HR プロファイルまたはドキュメントタイプの訴訟ホールドへの実行：HR プロファイルまたはドキュメントタイプを訴訟ホールドにすると、関連付けられている従業員ドキュメントが保存期間に到達した後も削除されません。
    • 従業員ドキュメントの移動：従業員ドキュメントが HR ケースに関連付けられている場合、手動でドキュメントリポジトリに移動することができます。または、ケースが完了またはクローズされた場合に、従業員ドキュメントを自動的に移動するように HR サービスを設定できます。
    • 従業員ドキュメントの表示：従業員は、サービスポータルまたは 従業員センター で自分の従業員ドキュメントを表示できます。ドキュメントタイプごとにアクセス権を付与する方法については、「ドキュメントタイプのポリシーの定義」で説明しています。ベースシステムでは、ドキュメントタイプの例を提供します。

    従業員ドキュメントの検索

    従業員ドキュメントリポジトリからさまざまなフィルターを使用して、従業員ドキュメントを検索し、表示します。監査を目的として、ドキュメントをダウンロードすることもできます。

    始める前に

    必要なロール：sn_hr_ef.document_reader

    このタスクについて

    従業員ドキュメントは、従業員ドキュメントのリポジトリです。従業員ドキュメントのリポジトリの規模にかかわらず、必要なドキュメントを臨機応変に検索したり、事前設定された検索フィルターを設定して迅速に探したりことができます。

    手順

    1. 移動先 すべて > HR プロファイル > 従業員ドキュメント > ドキュメントの検索.
    2. 列のフィルターは、探しているドキュメントの特定に使用します。
      たとえば、[社員] 列でソートすると、従業員別にすべてのドキュメントを表示します。
    3. ドキュメントをダウンロードするには、ドキュメントの隣にあるチェックボックスをオンにし、[アクション] 選択リストから [ダウンロード] を選択します。
      同じ名前の複数のドキュメントをダウンロードすると、従業員名が各ドキュメントに追加されます。それでもドキュメントが重複している場合は、番号が追加されます。
    4. ドキュメントに関する詳細情報を表示するには、ドキュメントの名前をクリックします。
      sn_hr_ef.enable_document_viewer 従業員ドキュメントプロパティで [はい] をオンにしていると、従業員ドキュメントが表示されます。

    従業員ドキュメントの作成または変更

    従業員ドキュメントライター [sn_hr_ef.document_writer] ロールでは、従業員ドキュメントを作成、または Employee Document Management リポジトリに直接アップロードすることができます。

    始める前に

    必要なロール：sn_hr_ef.document_writer

    このタスクについて

    ドキュメントは、HR ケースフォームからアップロードした後、ドキュメントリポジトリに移動することもできます。
    注:
    従業員ドキュメントは、HR サービスを設定することで、ケースがクローズされたときに HR ケースフォームから自動的に移動させることもできます。この機能の設定については、「HR サービスの構成」を参照してください。

    手順

    1. 移動先 すべて > HR プロファイル > 従業員ドキュメント > 新規ドキュメント作成.
    2. フォームのフィールドに入力します。
      表 : 1. 従業員ドキュメントフォーム
      フィールド 説明
      ドキュメント アップロードする従業員ドキュメントです。
      [ファイルを選択] をクリックして、従業員ドキュメントをアップロードします。
      注:
      デフォルトでは、許可されているドキュメントの最大サイズは 30 MB です。このデフォルトは、従業員ドキュメントプロパティの [アップロードファイルの最大サイズ (MB)] フィールドで変更できます。詳細については、「Employee Document Management アプリケーションのプロパティ」を参照してください。

      ドキュメントを選択した後、読み取り専用フィールドにファイルサイズ、ファイル形式、作成日時、作成者が表示されます。

      この UI 内のビューアーは .pdf ドキュメントの表示のみをサポートしています。その他の種類のドキュメントは、ダウンロードした後で表示できます。

      最適な検索結果を得るには、ドキュメントの名前にダッシュ (-) を使用しないでください。全文をスペースまたはアンダーバーで区切って使用すると、より良い検索結果が得られます。

      .pdf ドキュメントを表示するには、従業員ドキュメントプロパティの [[ドキュメントビューアー] を有効にして PDF ドキュメントをプレビューする] の [はい] をオンにする必要があります。
      注:
      FedRAMP、オンプレミスの顧客、モバイルデバイス、Edge Encryption、または暗号化サポートを利用している顧客には、ドキュメントの表示はサポートされていません。
      説明 従業員ドキュメントの説明です。
      従業員 関連付けられている従業員ドキュメントの名前です。
      給与国 ドキュメント作成時の従業員の給与国。
      注:
      ドキュメントをアップロードするか、ケースの添付ファイルを従業員ファイルに移動すると、[給与国] フィールドの値はデフォルトで従業員のユーザープロファイルになります。
      ドキュメントタイプ 従業員ドキュメントに関連付けられているドキュメントタイプです。
      ドキュメントタイプは、カテゴリ化と保持ポリシーを提供します。
      注:
      • ドキュメントタイプに関連付けられている少なくとも 1 つのセキュリティポリシーの読み込みまたは書き込み設定要件を満たす場合にのみ、ドキュメントの読み取りおよび書き込みを行うことができます。
      • ドキュメントタイプに関連付けられている少なくとも 1 つのセキュリティポリシーの消去承認設定要件を満たす場合にのみ、ドキュメントの消去を行うことができます。
      • ドキュメントタイプに関連付けられている少なくとも 1 つのセキュリティポリシーの消去承認または通知設定要件を満たす場合にのみ、消去通知を受け取ることができます。
      有効日 従業員ドキュメントが有効になった日付と時刻。一般的に、契約上の合意の場合を除き、有効日はドキュメントの作成日になります。たとえば、昇給や昇進が、勤務評価の日付とは異なる日付に有効になる場合があります。
      HR ケース 従業員ドキュメントが HR ケースから移動されたときに関連付けられた HR ケースの番号です。
      消去保留 ドキュメントの消去保留ステータスです。
      • 消去承認待ち：消去通知が送信されましたが、承認が受領されていません。
      • 消去承認：消去除許可が受領され、ドキュメントの消去がスケジュールされました。
      • 消去却下：消去許可が却下され、ドキュメントの消去はスケジュールされません。
        ドキュメントタイプに関連付けられているセキュリティポリシーにより、消去許可が設定されます。次のロールには、消去許可を変更する権限があります。
        • EF 管理者 [sn_hr_ef.admin]
        • 従業員ファイル管理マネージャー [sn_hr_ef.manager]
      有効期限 ドキュメントの有効期限を設定するオプション。ドキュメントの有効期限が切れたとき、または有効期限が近づいたときに、(有効期限ポリシーに従って) ドキュメントの所有者、マネージャー、または HR 担当者にメール通知が送信されます。
      注:
      このオプションは、管理者が [有効期限] チェックボックスを有効にした場合にのみ有効になります。
    3. [送信] をクリックして従業員ドキュメントレコードを作成します。
      [従業員ドキュメント監査記録] 関連リストのタブが表示されます。

      従業員ドキュメントが作成またはアップロードされてから消去されるまでの、すべてのアクションを表示します。

      次のアクションがキャプチャされます。
      • レコードが作成されました
      • フィールドが更新されました
      • 添付ファイルが削除されました
      • 添付ファイルが更新されました
      • 添付ファイルの名前が変更されました
      • プラットフォームタグが追加されました
      • プラットフォームタグが削除されました
      • ドキュメントが表示されました
      • ドキュメントがダウンロードされました
      • 従業員センター で従業員がダウンロードしたドキュメント

    従業員ドキュメントをドキュメントリポジトリへ移動する

    従業員ドキュメントは、HR ケースから従業員ドキュメントリポジトリに移動できます。従業員ドキュメントは、HR ケースのクローズが完了したときに、HR サービスによって自動的に移動するように設定することもできます。

    始める前に

    必要なロール：sn_hr_ef.document_writer または sn_hr_core.case_reader

    このタスクについて

    従業員ドキュメントは、従業員ドキュメントリポジトリに直接追加することもできます。従業員ドキュメントリポジトリは、さまざまなソート機能を使用した迅速かつ簡単な識別を集中管理リポジトリに提供します。「従業員ドキュメントの作成または変更」を参照してください。

    手順

    1. 移動先 すべて > HR ケースマネジメント > すべての HR ケース.
    2. 従業員ドキュメントが添付されているケースを選択します。
      リストビューから従業員ドキュメントが関連付けられている HR ケースを識別する方法はありません。HR ケースを検索するには、HR ケース番号またはオープン対象者が必要です。
    3. フォームヘッダーから、[添付ファイルを移動] をクリックします。
      [添付ファイルを従業員ファイルに移動] メニューが表示されます。
    4. 移動するドキュメントの隣にあるチェックボックスをオンにします。
      [移動する添付ファイルの COE を選択してください] フィールドと [トピック詳細] フィールドは変更できますが、ドキュメントが間違ったタイプの HR ケースの下に追加されていた場合にのみ可能です。
    5. 各ドキュメントの [ドキュメントタイプ] を選択します。
      ドキュメントタイプは、カテゴリ化、アクセス可能なユーザー、保持ポリシーを決定します。関連するトピックの詳細のドキュメントタイプが表示されない場合は、正しくカテゴリ化するためにドキュメントタイプを作成する必要があります。「ドキュメントタイプのポリシーの定義」を参照してください。
    6. [選択項目を移動] をクリックします。

    タスクの結果

    従業員ドキュメントが、HR ケースから従業員ドキュメントリポジトリに移動します。従業員ドキュメントが移動した後、ファイル名、形式、サイズがドキュメントの添付ファイルからコピーされます。
    注:
    HR サービスの [添付ファイルを自動的に移動] ボックスをオンにして、このプロセスを自動化することもできます。「HR サービスの構成」を参照してください。

    次のタスク

    添付ファイルを移動すると、添付ファイルがケースの [従業員ドキュメント] セクションに表示されます。

    複数の HR プロファイルへの訴訟ホールドの追加

    一度に複数の HR プロファイルに訴訟ホールドを追加します。訴訟ホールドは、HR プロファイルの従業員ドキュメントを削除できないようにするものです。

    始める前に

    必要なロール：sn_hr_ef.admin、sn_hr_ef.manager、sn_hr_core.profile_writer、sn_hr_ef.legal_hold_writer

    手順

    1. 移動先 すべて > HR プロファイル > HR プロファイル.
    2. リストビューで、訴訟ホールドを適用するすべての HR プロファイルを選択します。
    3. [選択した行のアクション] で [訴訟ホールド追加] を選択します。
    4. [訴訟ホールド追加] ダイアログボックスで、次の操作を行います。
      1. [理由] フィールドで、値を選択します。
      2. [コメント] フィールドに詳細を追加します。
      3. [OK] をクリックします。
      選択した HR プロファイルの従業員ドキュメントは、訴訟ホールドになり、保持ポリシーに基づいて削除されることはなくなります。

    複数のドキュメントタイプへの訴訟ホールドの追加

    一度に複数のドキュメントタイプに訴訟ホールドを追加します。訴訟ホールドは、ドキュメントタイプに関連するドキュメントを削除できないようにするものです。

    始める前に

    必要なロール：sn_hr_ef.admin、sn_hr_ef.manager、sn_hr_core.profile_writer、sn_hr_ef.legal_hold_writer

    手順

    1. 移動先 すべて > HR 管理 > ドキュメントタイプ.
    2. リストビューで、訴訟ホールドを適用するすべてのドキュメントを選択します。
    3. [選択した行のアクション] で [訴訟ホールド追加] を選択します。
    4. [訴訟ホールド追加] ダイアログボックスで、次の操作を行います。
      1. [理由] フィールドで、値を選択します。
      2. [コメント] フィールドに詳細を追加します。
      3. [OK] をクリックします。
      選択したドキュメントタイプに関連付けられているドキュメントは、訴訟ホールドになり、保持ポリシーに基づいて削除されることはなくなります。

    従業員ドキュメントの消去ログを表示する

    最適なシステムパフォーマンスを得るため、また内部プロセスに応じて、会社が決定したセキュリティポリシーに基づいて従業員ドキュメントが消去されます。

    始める前に

    必要なロール：sn_hr_ef.manager

    このタスクについて

    削除すると、インスタンスから従業員ドキュメントが永久に削除されます。消去することによって、全体のストレージが解放されます。
    • どのドキュメントが削除されたかが消去ログに示されます。
    • 削除されたドキュメントの属性は保持されます。
    • 削除されたドキュメントを識別するデフォルトの属性は、社員番号と HR ケース番号です。Employee Document Management のプロパティでデフォルトを変更できます。

    「Employee Document Management アプリケーションのプロパティ」を参照してください。

    手順

    移動先 すべて > HR 管理 > 従業員ドキュメント > 削除ログ.
    消去されたドキュメントのリストが、Employee Document Management アプリケーションのプロパティの [有効にすると以下のフィールドがドキュメント削除ログに含まれます] で指定したフィールドとともに表示されます。